差旅费借款及报销制度

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1、厦门ECOSUN有限公司财务制度F02：差旅费借款及报销程序本制度的目的，是建立统一的差旅费预支款项及报销程序。差旅费包括本地差旅费及外地差旅费。“本地”指泉州、厦门、漳州地区，出差至莆田、福州等地区并当天往返的视同市内出差办理。“外地”是指泉州、厦门、漳州地区以外的其他地区，包括香港、澳门及中国境外的地方。出差至莆田、福州、漳州、泉州等地区并且不能当天往返的也属于外地出差。一、本地差旅费1)报销市内交通车（船）费时，应在报销报告附件上注明每次行程的事由、起迄点及费用。2)严格控制市内的的士费报销。市内办事搭乘的士，应取得总经理/副总经理/部门经理

2、的批准，方予报销。对弄虚作假者，一经查出，将从严处理。如没有总经理或副总经理批准，凡搭乘“的士”的费用一律不予报销。3)现金报销实行周报制度，即上周发生的各项现金报销费用，应于本周规定的时间内办好报销手续。差旅费填于“现金报销报告”（F003，附表三），经审核签批后于每周规定的报帐时间交财务部报销。一般不允许跨月报销。4)出差至泉州、莆田、福州、漳州等地区并当天往返的视同市内出差办理，不能当天往返的作为异地出差。二、外地差旅费1、出差审批1)所有业务到外地出差，必须由员工本人填写“外地出差申请表”（附表二）经部门经理审核后，由总经理或副总经理批准，

3、方可出差外地。2)“外地出差申请表”一式二联：行政联及财务联。在出差前2天，必须把手续完备的申请表行政联交行政部考勤及订票，而保留财务联直到报销为止。2、出差补贴/费用报销标准（包括住宿、交通、伙食等）规定：E:file-serverfs_tmpdownload6c7369626786e010509b56e900b825c9.docPage4of4住宿费标准、伙食补贴标准：级别住宿标准（元/天）伙食补贴标准（元/天）一般城市京沪穗深省内京沪穗深其他总经理45050副总经理35040经理/业务部职员20022010元/餐4030职员13015

4、01)交通工具：机场至市区往返乘大巴，市区可以乘坐出租车。2)长途旅行一般乘坐火车或汽车，夜间乘车每夜补贴25元。3)补贴天数的计算办法：以机票/车票时间为准，出发当天，在12点之前出发的算1天，12点之后出发的算半天；返程到达当天，不计算补贴天数。4)出差人员趁出差方便，经上级主管批准就近回家探亲、办事，其间的交通费自理，并且该期间不享受出差补贴。5)除以上规定外，出差人员不享受任何其他出差补贴。4、差旅预支款项1)对需预支款项的，所需金额必须在“垫款申请表”（F001，见附表一）的预支款项栏列明金额，由上级主管（部门经理或以上）审核，总经理及财

5、务经理批准。批准时必须评估所需的款项与出差期及目的是否合理。2)每一次预支金额不高于人民币5,000元。3)所有借支款须在1个月内必须报销及清结，包括填报“现金报销报告”。确有特殊情况要延期，必须在到期前到财务部说明情况，并在原“垫款申请表”上注明，经总经理签批后，方可延期。员工报账时不退还“垫款申请表”，由财务部开给申请人收款收据。4)申请垫款时，须附审批手续完整的“外地出差申请表”复印件办理。5)财务部必须记录所有预支款项在“每日借支报表”E:file-serverfs_tmpdownload6c7369626786e010509b56

6、e900b825c9.docPage4of4及确保没有久未退还的预支款项。1)在旅途中尚未使用的预支款项应在报销时交还财务部，禁止把款项保留或转至其他员工。2)预支款项退还财务不应用委托他人传递的方式，若款项遗失，一切后果自负。5、交通1)选择最经济的交通工具是公司所需求的。2)限制乘坐飞机、火车软卧。普通员工需要乘坐飞机、火车软卧，应事先经总经理或副总经理特别批准。3)科长/主任以上及业务部职员出差可乘坐飞机、火车软卧。4)机票/车票/船票的订购必须向指定的代理订取。5)不使用的机票/车票必须退回代理公司领回退款，不应保留作将来之用。6、住宿1)

7、酒店订房尽可能向指定的代理订房或使用有优惠协议的酒店。2)住宿费在限额内据实报销。3)多人出差至同一地点，应尽量安排至少两人住同一房间。不同级别的员工合住房间，适用其中较高级别员工的住宿标准。4)到外地参加会议、培训等活动，统一安排住宿的，住宿费可以据实报销。5)不论是否合住房间，均应按人分别付款，分别开具住宿发票。7、差旅支出报销/结算1)报支差旅费者必须在出差回来后两星期内到财务部办理报销手续。2)报支外地差旅费者必须附相应的“外地出差申请表”的财务联及“出差工作报告”，详列每天行程及出差期间工作内容。3)财务部应确保“现金报销报告”上的预支款

8、项金额与“外地出差申请表”上所预支款项相符，否则不受理差旅费财务报销手续。4)差旅支出报销若不按公司的报销程序将均不受理，