各院系档案管理条例

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1、各院系档案管理条例为加强各院系档案管理的系统性、完整性和科学性，也为了优秀学生分会.评比的公平性、公正性和公开性，使学生会的工作形成一定的历史资料，故建立本制度。一、日常档案工作办法1、各院系指定档案的负责人（如各院系学生会的秘书长），负责日常档案的收集、整理以及保管工作。2、各院系档案的负责人应与校学生会秘书处加强联系，以利于档案制度的顺利推行。二、档案提交办法1、档案内容要求（1）活动企划书；经费预算；活动筹备情况；活动人员安排；活动及进程结果；经费报表；活动结束后的整体经验、教训；（2）活动新闻稿。（对于比赛类活动，必注明各轮次的战况及获胜方），

2、档案提示及要求；（3）对于各院系工作档案，应以电子档为主，纸质文档只进行定期检查，不长期保存在校学生会秘书处；（4）对于磁盘、磁带等介质，向办公室索取档案袋，待总结完后一并上交；（5）档案上交日期在每月1-3号，档案上交时由校学生会指定副秘书长签收，待秘书处审核无误后方可存档。若发现问题，再由校秘书处负责人反馈给各院系进行修改。（6）所有档案必须统一格式上交：A、上交档案采用A4纸制作B、所有文字均为黑色中文简体C、正标题采用三号黑体，正文采用小四号普通宋体D、醒目条款字体采用加粗倾斜形式E、1.5倍行间距，首行缩进两个字符如上交档案不符合上述规定的，

3、校学生会秘书处有权于十号前对各院系反馈结果，要求相应院系修改，在十二号前重新上交，15号进行资料的第二次反馈，18号（晚上12点）之前各院系必须把修改好的按时上交，以便校学生会秘书处存档。*（7）总结材料内容应当包括思想政治教育、自身建设、常规工作、系院文化活动、权益维护与服务、创新特色工作等6个方面。（具体活动可参考优秀学生分会评选办法）。三、档案查阅办法1、查阅前请对照校学生会秘书处档案清单，明确档案名称及档案名。2、认真填写索档单，并有各院系学生会部长以上干部签名。3、在指定时间办理查档手续，并同时告知校学生会秘书处归还日期。4、档案查阅后请及时

4、归还，一周内不还秘书处有权查询并作相应处理。5.使用者每次借阅档案的数量不能超过十份，每批档案借阅时间不能超过两周。有特殊情况者须向校学生会秘书处负责人汇报，说明原因后，方可多借或续借。四、奖惩办法1、每次主席团例会时，对各院系在此期间所举办的一些活动及得分进行公示，并对及时向校学生会秘书处交活动资料的院系给予表扬。2、各项活动的总结文件必须在活动结束后一月内整理完成，由指定人员主动交给校学生会秘书处，不交或迟交者均追究责任，造成损失严肃处理。本制度自颁布之日起执行。【理学系各位部长及秘书处工作人员请注意红色字体要求，按要求分门别类（6类方面中的一种）

5、上交个部门档案给秘书处】各部门档案本周六11.30前必须上交（如果有部门需要照片请找新闻部，各部门协调工作把9月份工作资料整理好，活动照片不求多，但求精）