采购管理流程手册－上海

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1、采购管理流程手册－上海（草案）目录第一部分概述11前提说明12负责部门和职责23采购管理运作分类3第二部分业务流程51采购申请及授权51.1流程图51.2管理方法51.3流程描述62供应商选择82.1流程图82.2管理方法92.3流程描述103采购133.1流程图133.2管理方法143.3流程描述154收货与记录174.1流程图－上海部分174.2流程图－上海复核184.3管理方法194.4流程描述20附件24采购申请单24采购审批权限表26供应商信息收集表27授权供应商清单28供应商选择比较表29订单汇总表30供应商评估记录31供应商考核报告32采购订单33采购

2、检验单34领用单35第一部分概述1前提说明采购的范围§采购是指企业在日常经营活动中因购买商品或接受劳务供应并支付价款的活动。§本公司的采购范围主要包括以下内容：§固定资产§低值易耗品(包括：办公用品)§专业服务(包括：咨询费)§公共事业服务(包括：电话费、邮电费、物业管理)§其他服务(包括：业务宣传费、汽车费用、租赁费)应付帐款应付帐款是指因购买商品或接受劳务供应等而发生的债务。这是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。应付票据应付票据是由出票人出票，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。预提费用§企业在市

3、场经营活动中发生的费用不一定当时就要支付，但按照权责发生制原则，应该将属于当期的费用计入当期。§本公司的预提费用主要包括：§租赁费§水电费§咨询费§利息其他应付款其他应交款包括教育费附加、其他暂收及应付款等应交款项。121负责部门和职责部门负责人员职责共同职责全公司各部门全公司职员§规范采购程序，建立、健全采购的内部控制；§为公司节约采购成本，最大限度防止舞弊行为。特殊职责计财部费用会计§预算控制§从供应商处直接获得发票并对数量、金额进行复核§编制与采购相关的会计分录§编制与采购相关的凭证§依合同及时付款给供应商计财部会计经理§预算控制§复核并批准所有付款凭证行政部

4、采购员§根据采购申请要求联系供应商并询价，确定综合成本最低的供应商§向供应商发订单并进行订单管理§维护供应商资料库和采购业务资料行政部行政部总经理§审批采购申请单和订单使用部门部门总经理§控制部门采购预算§审核、批准部门采购申请单和付款申请单使用部门行政员§汇总部门采购申请§及时取得本部门财务信息，协助进行预算控制12采购管理运作分类采购管理的运作可分为：控制环境运作分类具体工作控制程序§经营管理的观念、方法和风格§组织结构§权限和责任分配§监控方法§内部审计§人事政策和实务采购申请及授权§采购申请与批准§文件设计和记录§独立复核§授权§预算管理供应商选择§供应商授

5、权§文件设计和记录§资料管理和接触控制§独立复核§授权§确认供应商§资料管理和接触控制§独立复核§授权§供应商再评估§文件设计和记录§资料管理和接触控制§独立复核§职责分工采购§编制采购订单§文件设计和记录§资料管理和接触控制§独立复核§出具采购订单§资料管理和接触控制§独立复核§授权12控制环境运作分类具体工作控制程序收货并记录§验收货物§文件设计和记录§资料管理和接触控制§职责分工§独立复核§确认采购§文件设计和记录§资料管理和接触控制§独立复核§会计系统§付款§独立复核§职责分工§授权§会计系统12第一部分业务流程1采购申请及授权1.1流程图使用部门计财部管理

6、层采购申请与批准使用人部门秘书部门经理费用会计相应授权人口头提出申请1填制采购申请单2汇总采购申请3审批4预算复核5审批61.2管理方法管理原则§采购申请必须根据预算得到部门经理的批准。§使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制。§计财部必须复核每一份采购申请以确保预算控制的有效性。§公司应该设立审批的权限级别并严格遵守。管理部门使用部门秘书、计财部费用会计管理文件采购申请及授权流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号采购申请单填制采购申请单使用部门员工使用部门总经理、管理层附件1采购审批权限表审批采购申请单行政部管理层附件2121.1流程

7、描述1.1.1采购申请与批准主要步骤描述负责部门口头提出申请1§使用部门员工（申请人）根据日常经营活动需要产生购买意向，向部门经理征询口头意见。§在得到部门经理的口头许可后，申请人将采购信息告知部门秘书，由部门秘书统一进行采购申请单的填制。使用部门员工填制采购申请单2§为了保证采购申请单的信息完整性和准确性，采购申请单由部门秘书统一填写。§部门秘书从申请人处获取采购需求后，填写正式的采购申请单。详细写明项目名称、项目编号、购货型号和数量。采购申请单一式两份，一份由使用部门留存，一份由行政部留存。§申请人检查部门秘书填写的采购申请单，确认后在申请人栏内签字确认。采