采购管理流程手册上海

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1、采购管理流程手册一上海（草案）目录第一部分概述1前提说明1负责部门和职责2采购管理运作分类3第二部分业务流程51采购申请及授权51.1流程图.51.2管理方法.51.3流程描述.62供应商选择82.1流程图.82.2管理方法.92.3流程描述.103采购133.1流程图.133.2管理方法.143.3流程描述.154收货与记录174.1流程图一上海部分.174.2流程图一上海复核.181.1管理方法.191.2流程描述.20附件24采购中请单24采购审批权限表26供应商信息收集表27授权供应商清单28供应商选择比较表29订单汇总

2、表30供应商评估记录31供应商考核报告32采购订单33米购检验单34领用单35第一部分概述前提说明采购的范围■采购是指金业在H常经营活动屮因购买商品或接受劳务供应并支付价款的活动。■木公司的采购范围主要包括以下内容：■固定资产•低值易耗品（包括：办公用品）■专业服务（包括：咨询费）■公共事业服务（包括：电话费、邮电费、物业管理）■其他服务（包括：业务宣传费、汽车费用、租赁费）应付帐款应付帐款是指因购买商品或接受劳务供应等而发生的债务。这是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一•致而产生的负债。应付票据应付票据是出

3、出票人出票，委托付款人在指定口期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。预提费用■企业在市场经营活动中发生的费用不一定当吋就耍支付，但按照权责发生制原则，应该将属于当期的费用计入当期。■本公司的预提费用主要包括：■租赁费■水电费■咨询费■利息其他应付款英他应交款包括教育费附加、英他暂收及应付款等应交款项。2负责部门和职责部门负责人员职责共同职责全公司各部门全公司职员■规范采购程序，建立、健全采购的内部控制；■为公司节约采购成木，最大限度防止舞弊行为。特殊职责计财部费用会计■预算控制■从供应商处直接获得发票并对数量、金额进行

4、复核■编制与采购相关的会计分录■编制与采购相关的凭证■依合同及吋付款给供应商计财部会计经理■预算控制■复核并批准所有付款凭证行政部采购员■根拯采购中请要求联系供应商并询价，确定综合成本最低的供应商■向供应商发订单并进行订单管理■维护供应商资料库和采购业务资料行政部行政部总经理■审批采购中请单和订单使用部门部门总经理■控制部门采购预算■审核、批准部门采购中请单和付款中请单使用部门行政员■汇总部门采购中请■及时取得本部门财务信息，协助进行预算控制3采购管理运作分类采购管理的运作可分为:控制环境运作分类具体工作经营管理的观念、方法和风

5、格组织结构权限和责任分配监控方法内部审计人事政策和实务米购屮请及授权■采购申请与批准供应商选择■供应商授权■确认供应商■供应商再评估采购■编制米购订单■出具采购订单控制程序文件设计和记录独立复核授权预算管理文件设计和记录资料管理和接触控制独立复核授权资料管理和接触控制独立复核授权文件设计和记录资料管理和接触控制独立复核职责分工文件设计和记录资料管理和接触控制独立复核资料管理和接触控制独立复核授权控制环境运作分类具体工作控制程序■验收货物■文件设计和记录资料管理和接触控制收货并记录1■▼■■职责分工独立复核■确认采购•文件设计和记

6、录•资料管理和接触控制■独立复核•会计系统・付款•独立复核■职责分工■授权•会计系统第二部分业务流程采购申请及授权采购申请与批准流程图使用部门计财部管理层使用人部门秘书部门经理费用会计相应授权人1.2管理方法管理原则■釆购屮请必须根据预算得到部门经理的批准。■使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制。■计财部必须复核每一份采购申请以确保预算控制的冇效性。■公司应该设立审批的权限级别并严格遵守。管理部门使用部门秘书、计财部费用会计管理文件采购申请及授权流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号采购申请单填制

7、采购申请单使用部门员工使用部门总经理、管理层附件I采购审批权限表审批采购申请单行政部管理层附件21.3流程描述1.3.1釆购申请与批准描述负责部门主要步骤口头提出中请使用部门员工（申请人）根据日常经营活动需要产生购买意向，向部门经理征询口头意见。在得到部门经理的口头许可后，屮请人将采购信息告知部门秘书，由部门秘书统一进行采购中请单的填制。使用部门员工填制采购申请单为了保证采购中请单的信息完整性和准确性，采购申请单由部门秘书统一填写。部门秘书从申请人处获取采购需求后，填写正式的采购申请单。详细写明项目名称、项目编号、购货型号和数量

8、。采购屮请单一式两份，一份由使用部门留存，一份由行政部留存。中请人检查部门秘书填写的采购申请单,确认后在巾请人栏内签字确认。使用部门秘书汇总采购屮请部门秘书对采购中请进行预算控制，填写采购申请单上的预算情况信息,并在预算初检栏内签字。对于固定资产和其他超出人民币