文件和资料控制程序,流程和记录表格

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1、有限公司文件和资料控制程序受控印章受控副本章文件编号HJ-OP-001文件版次A0发布日期生效日期拟制审核批准批准日期文件名称文件和资料控制程序版次A0文件编号HJ-OP-001页次3/91.0目的确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制，所使用的文件和资料是最新有效版本。2.0范围指质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。3.0定义3.1文件3.1.1文件：由信息和承载媒体构成；3.1.2文件承载媒体具体表现形式是纸张、磁片、光盘、电子媒体、照片、样板等。3.2受控文件：分为正本和副本两种文件。正本

2、为手签本，盖“受控正本”印章，由文控中心统一管理，副本盖有“受控副本”印章，由使用部门管理。3.3非受控文件：3.3.1盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件；3.3.2分发时是最新版本，但修订后不再另行分发，废止后无须收回及销毁。3.4质量手册：是公司建立符合ISO9001：2000要求的质量管理体系的，是落实质量方针、目标的指导性纲领及最基本的文件。3.5程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件，是质量管理体系活动中跨部门运作流程的最主要文件，用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。3.6作业指导书：程序文件中作业

3、内容所延伸引用的下一阶文件，是质量管理体系的重要补充性运作文件。这一类的作业通常都针对单一部门性质或单一工作岗位较为复杂的作业而制订的。3.7表单：包括各类记录格式、表格、图表、或经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。3.8外来文件：来自公司外部的文件，如来自客户图表、资料、供应商的产品规格说明书、国家标准、国际标准、法令、法规等。3.9外发文件:发放给供应商、客户或第三方机构的公司内部资料文件。4.0职责4.1文件的编制、修订、审核和审批。4.1.1质量手册A)人事行政部组织编制修订；B)副管理者代表审核；C)总经理批准。编制审核批准日期

4、文件名称文件和资料控制程序版次A0文件编号HJ-OP-001页次4/94.1.2程序文件：A)责任部门主管/经理/总监编制修订；B)副管理者代表审核及相关责任部门经理/总监会签；C)管理者代表批准。4.1.3作业指导书：A)责任部门主管/经理组织编制修订；B)编制修订部门经理/总监审核；C)总经理批准。4.2文控中心负责：文件的登录、分发、回收及旧版/废止文件的销毁，确保使用有效版本；4.3各文件使用部门负责：建立文件一览表，本部门文件的有效管理，配合文控中心的文件管理工作。5.0流程图作业流程责任部门记录文件制、修订、废止各部门《文件制修订

5、申请表》《文件废止申请表》文件编号（版本号）《封面标准格式》文控中心《发放范围及修改记录标准格式》讨论、审核、会签N《正文标准格式》相关责任人批准NN总经理分发文控中心《受控文件最新一览表》检讨《文件收发记录表》《文件资料借阅记录表》回收记录、控制文控中心《文件收发记录表》回收失效文件文控中心销毁文控中心《文件销毁申请表》编制审核批准日期文件名称文件和资料控制程序版次A0文件编号HJ-OP-001页次5/96.0程序6.1文件编号及文件版次号6.1.1质量手册编号HJ-QM-□□□代表“质量手册”流水号代表质量手册，为英文字母缩写。公司编号，

6、按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。6.1.2程序文件编号HJ-OP-□□□程序文件流水号程序文件代号，为英文字母缩写。公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。6.1.3作业指导书编号HJ-WI-□□□指导书流水号作业指导书代号，为英文字母缩写。公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。6.1.4表单编号：□□-□□□-□□表单版次表单流水号部门编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。部门编号如下：总经理办公室人事行政部产品开发部生产部品质部营销中心财务部ZJRSCPSCPZYXCW编制审核批准日期文件名

7、称文件和资料控制程序版次A0文件编号HJ-OP-001页次6/96.1.5文件版次号（包括表单格式版次号以A、B、C……26个英文字母编列）A)首版一律为：文件版次号：A0或格式版次：A0B)每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订，版本号：A2；……C)所有文件修改5次后换版,（质量手册换版参照《质量手册》中的规定）6.2文件架构6.2.1质量手册架构：按ISO9001：2000条款，排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应的程序文件、作业指导书。6.2.2程序文件架构：A)目的；B)范围；C)

8、定义；D)职责；E)流程图；F)程序；G)支持性文件；H)记录；I)附录。6.2.3作业指导书架构：作业指导书的架构参照程序文件架构，其中C、D、E、G可根据实际情