《文件资料和资料控制程序》

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1、文件和资料管理控制程序编号:06B001B/11.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。3.定义3.1文件分类：3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。（

2、D）：检验标准、产品规范。3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。3.2文件分为受控文件及非受控文件：3.2.1受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的受控印章1

3、4/14文件和资料管理控制程序编号:06B001B/1外来文件、记录表单类文件等。3.2.2非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。4.工作职责4.1文件的审查、批准权限为：文件类型编写/识别审核批准A类：红头文件部门经理部门分管领导总经理A类：管理手册行政部经理部门分管领导总经理B类：程序文件部门主管部门经理部门分管领导C类：规章制度、操作规程、作业指导书、MSDS、岗位职责书技术人员主管/经理部门经理人力资源部经理部门分管领导D类：各类检验标准、产品规范部门主管部门经理部门分管领导E类：临时性文件部门主管部门经

4、理部门分管领导F类：外来文件文控中心对应部门主管对应部门经理/分管领导记录表单部门主管部门经理/分管领导4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。受控印章14/14文件和资料管理控制程序编号:06B001B/15.工作程序图：6.程序说明体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。6.1文件制定的要求：6.1.1A类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO

5、体系标准要求制定。受控印章14/14文件和资料管理控制程序编号:06B001B/16.1.2红头文件：⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；编号举例：银农科技（2017）001号流水顺序号年份⑵格式要求：（样式如附件1）①文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中；②文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中；③文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）；④文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方；6.1.3B类程序文件：⑴部门编号说明：序号部门编号1董事会012总经办023人力资源部034财务部045生产供应链部056行政部067研

6、发部078商务运营部089作物与产品支持部0910信息管理部10受控印章14/14文件和资料管理控制程序编号:06B001B/1⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成编号举例：06B001流水顺序号文件类别部门编号⑶格式要求：（样式参照本程序文件）①文件须含审批、会签及修订记录；②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单）；正文格式为：仿宋、四号字体；③序列号设置为：a一级：如1、2、3、……；b二级：如1.1、1.2、……2.1、2.2、……；c三

7、级：如1.1.1、1.1.2、……2.1.1、2.1.2……；d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……；e五级：如①、②、③、④……；f六级：如a、b、c、d……；6.1.4C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件，文件结构应为：⑴规章制度类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责，5、相关规定，6、记录表单，7、附件（若有）]；⑵设备操作规程：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、技术参数，4、操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养）；⑶作业指导书类：①SOP