使用word样式和格式提高word使用效率

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1、使用Word样式和格式提高Word使用效率在Word2003中，将文本或段落的各项格式设置保存起来就是样式。例如用户把合同标题的格式“宋体二号加粗字，段落居中，1.5倍行距”等保存为样式“合同标题”。然后对文本和段落应用这个样式来加速排版。　　Word样式可以存储到模板，可以供以后编辑其他文件时使用。使用Word样式的步骤如下所述：　　第1步，打开Word2003窗口，在菜单栏依次单击“格式”→“样式和格式”菜单命令，或者单击格式工具栏最左侧的“格式窗格”按钮即可打开“样式和格式”任务窗格，如图200807

2、1404所示。　　图2008071404　单击“格式窗格”按钮　　第2步，以创建名称为“合同标题”的样式为例，首先设定好标题的段落和文本格式，在“样式和格式”任务窗格单击“新样式”按钮，如图2008071405所示。　　图2008071405　单击“新样式”按钮　　第3步，打开“新建样式”对话框，在“名称”编辑框中输入样式名称（如“合同标题”）；然后在“样式类型”下拉列表中选择样式的作用范围（如“段落”）；“样式基于”指在什么样式基础上设定新样式，可以保持默认设置；在格式栏中可以修改字体和段落格式，预览区会

3、显示效果，预览区下方是当前样式格式设置的详细说明，单击右下角的“格式”按钮可以进行更详细的设定。　　选中“添加到模板”复选框，并单击“确定”按钮，如图2008071406所示。　　图2008071406　“新建样式”对话框　　第4步，新建的样式将出现在“样式和格式”任务窗格的列表中，创建好Word样式后，只需首先选择要使用样式的文本，然后在样式列表中单击样式名称即可应用新Word样式，如图2008071407所示。　　图2008071407　应用新样式Word2003样式和模板教学过程：一、样式的应用　　我

4、们日常运用Word工作时，除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上，样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。使用样式可以帮助用户确保格式编排的一致性，从而减少许多重复的操作，并且不需要重新设置文本格式，就可快速更新一个文档的设计，在短时间内排出高质量的文档。(一)样式的概念　　所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说，样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的

5、集合。例：我们在某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋予它一个形象的名称——“说明样式”。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说明样式”就可以了。(二)使用现有的样式格式化文档例1：为案例文档的标题指定相应的标题样式。步骤：1、打开“样式和格式”任务窗格：　　方法1、单击工具栏上的“格式窗格”按钮　　方法2、单击“格式”菜单下的“样式和格式”命令　　方法3、单击任意任务窗格其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中

6、选择“样式和格式”命令“样式和格式”任务窗格打开之后，我们可以看到它的列表中列出了现有的几种样式，如“标题1”、“标题2”等。2、把插入点定位于“执行概要(标题1)”段落，然后用鼠标点一下“样式和格式”任务窗格中的“标题1”，这时可以看到插入点所在的段落被应用了“标题1”样式。3、用同样的方法为案例文档其它的标题指定相应的标题样式，全部完成后请保存一下文件。(三)让样式符合个性的需求　　我们可通过修改或创建样式，使之符合个性需求。1、使用“修改法”定制现有样式例2：把“标题1”样式修改为“黑体、三号、蓝色”

7、，以满足自己文档的独特要求。方法一：（1）将鼠标指针移到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令。（2）在“修改样式”对话框中把格式设置为“黑体、三号、蓝色”。（3）设置好之后单击两次“确定”按钮，返回Word主界面，我们可以看到所有使用“标题1”样式的段落外观，都根据上面的设置进行了更改。方法二：（1）选中一个使用“标题1”样式的段落，比如“执行概要(标题1)”，用常规的方法通过格式工具栏或菜单“格式→字体”命令，将该段落格式设置为“黑体、三号、蓝

8、色”。（2）这时可以看到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式的下方显示出更新后的样式名。（3）先选中修改好的“执行概要(标题1)”段落，然后单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“更新以匹配选择”命令。（4）执行该命令后，所有原来使用“标题1”样式的段落便都应用了新的设置。新增的样式名也随即消失，新增的格式参数被添加到了“标题1”样式中。练习：将“正文”样式修改为“楷体、三号、