xxxxxx关于成立档案工作领导小组的通知

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雅安市XXXXXXX局关于XXXX项目档案工作领导小组的通知本局各科室、各项目公司、监理公司：为进一步提高我局档案规范化管理水平，加强对档案管理工作的领导，强化档案整体建设。结合我局实际情况，经局办公会研究，决定成立雅安市XXXXXXXX局XXXX项目档案管理工作领导小组，建立档案管理网络。现将有关事宜通知如下：一、组成人员组长：副组长：组员：领导小组下设办公室（在局办公室），负责统一管理本单位各种档案及档案事务由办公室主任。二、工作职责1、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示、规定和办法等。2、制订本单位有关档案工作的规章制度和档案工作的发展规划，并监督、指导和检查执行情况。3、负责收集、整理、分类、鉴定、保管和统计本单位各类档案及有关资料。 4、督促、检查、指导档案立卷部门对项目档案材料进行完整、系统、正确的立卷归档。5、负责档案的利用工作，办理档案的借阅。6、参加信息工作的整体化建设，做好档案检索工具的编制，积极开发档案信息资源，为单位工作、管理提供服务。7、承办上级组织交办的其它工作。三、档案管理网络名单序号单位（部门）分管领导兼职档案员1办公室2345设计单位6施工单位7监理单位 附件一档案工作领导职责一、加强对档案工作的领导，对本局档案管理工作负领导责任。二、认真学习《中华人民共和国档案法》、人力资源社会保障部和国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》以及上级档案部门各项规定，并在本局组织执行。三、积极宣传档案法规和档案工作的重要性，确保档案工作在各项业务管理工作中的重要地位和作用得以发挥。四、制定档案管理制度，定期检查本局各项档案制度的落实情况。五、领导并监督本局各科室文件材料的收集、整理和归档工作。六、对在档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励，对违反档案管理法规的人员给予处罚。附件二档案管理人员岗位职责一、认真学习和贯彻执行《中华人民共和国档案法》、人力资源社会保障部和国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》以及上级有关档案工作的规章制度。二、热爱本职工作，明确职责，忠于职守，刻苦钻研业务，加强调查研究，提高工作能力和管理水平。三、负责本局文件材料的收集、整理、保管、复制、借阅工作，对档案资料进行分类、编目、登记。 四、熟悉和掌握档案的种类、数量、内容、重要程序和完整准确程度，对库存档案定期检查、清理、调整和统计，做到帐物相符。五、认真做好档案材料的交接、传递、查阅，收集归档，做到及时、准确、手续完备。六、协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料积累、立卷、归档、修改和补充工作。七、对到期的档案会同有关部门和技术人员进行鉴定、销毁。八、严格遵守党和国家的保密制度，不得擅自提供档案或向他人泄密“三密”档案内容，要协助领导搞好保密检查，做好保密宣传，不经负责人许可不得擅自转移、分散。认真做好档案室的安全保卫工作。附件三兼职档案管理人员工作职责一、认真学习《中华人民共和国档案法》、人力资源社会保障部和国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》以及上级有关档案工作的规章制度，了解、掌握有关档案管理工作的专业知识，增强贯彻执行法律法规及规章制度的自觉性。二、负责做好本科室业务档案的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档的各类材料完整、准确、系统。三、按各类业务档案管理办法的要求，对归档案卷做到组卷合理，编写页码准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；组卷过程中，如发现有圆珠笔或字迹严重不清的文字材料，应重新用钢笔或中性笔抄写，重要材料应将原件附后。四、整理组卷过程中，注意所管文件材料的安全和保密，防止丢失和泄密。五、主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室归档，做好交接手续。 附件四档案收集归档制度一、收集归档范围凡是反映医疗保险经办过程中具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。二、归档质量要求遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按年度-类别，区别不同保管期限，便于保管和利用。三、收集归档时间各科室按季度将各类业务档案收整理完善后（每季度第一个月15日前），经档案管理员检查符合要求后，交档案管理员，双方进行签字确认，由档案管理员统一编写目录归档。附件五档案整理制度一、档案整理原则档案整理工作应坚持尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，充分尊重和利用原有基础，便于保管和利用的原则。二、档案整理环节档案整理工作由各科室组织实施，档案人员负责对各种门类和载体的文件进行归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作。三、档案分类排列 业务档案按社会保险管理类（定点医疗机构协议、定点零售药店协议、医疗保险清算档案、异地安置异地工作表、医保关系转移接续资料）、医疗保险待遇类（住院报销资料、特殊疾病报销资料、癌症包干报销资料、精神病包干报销资料、离休干部报销资料、个人账户死亡退款资料、定点药店报销资料、拨付明细表、拨付汇总表、特殊疾病认定表）、社会保险业务统计报表类（医疗统计月报表、医疗统计季报表、医疗统计年报表）、社会保险稽核监管类（内控查检资料、“两定监管资料”、稽核资料）。四、档案整理标准档案按卷归档，每卷1.5公分厚，卷内每件编写页码，档案按A4纸大小粘贴，小于A4纸的进行托裱，大于A4纸的进行裁剪或折叠，每卷应内有卷内目录、备考表，备考表上立卷人、检查人应由手工签名。五、档案基本编目（一）案卷封面项目“全宗名称”、“类目名称”、“案卷题名”、“时间”、“保管期限”、“件、页数”、“档号”等填写齐全。（二）案卷脊背项目“全宗号”、“年度”、“目录号”、“案卷号”等填写齐全。（三）档案盒封面和盒脊“全宗名称”、“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“起止件号（室）”、“盒号”等填写齐全。（四）以卷为单位的纸质文书档案采用“全宗号—年度—目录号—案卷号”的结构编制档号。（五）卷内目录、案卷目录、归档文件目录填写齐全完整、规范；机读目录符合《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定。 附件六档案查阅制度一、局各科室借阅档案，须办理借阅手续。借阅不属于本科室业务范围内，但确因工作需要的，须经档案室负责人或有关领导批准同意后方可借阅。二、查阅档案机密卷须经分管领导审批，并限在档案阅览室查阅。三、非本局人员查阅档案，须持单位写明案卷内容的正式介绍信，经档案室负责人或有关领导批准后方可查阅。四、借阅档案，原则上不得带出档案室，如确因工作需要的，须经档案室负责人或有关领导批准同意后方可借出，归还时间不得超过3日。五、档案不得转借，不得携带档案出入公共场所，探亲访友。节假日前，借出的档案一律归还档案室。六、查档人员不得随意涂改、圈点、勾画、加注，更不得撕毁、抽页。七、未经同意，查档人员不得私自摘抄和复制。附件七档案利用制度根据国家《档案法》的有关规定，本着既方便工作，又利于保密，确保安全的原则，制定本制度。一、本局档案资料为本局服务，也为社会服务。二、本单位人员借阅其业务范围的档案资料，可直接由档案员提供，查阅非隶属业务范围的档案资料，须经档案室负责人批准后方可借阅。三、非本单位人员借阅档案资料，必须持借阅单位介绍信经档案室负责人或有关领导批准后方可借阅。 四、借阅者要爱护档案资料，不得打折、污损、拆散、私取或剪裁资料，不得在档案资料上划线、打圈点、涂改档案，切实维护档案的完整与安全。五、借阅者未经批准不得拍照、录像、摘录、翻印、复印档案资料。六、档案资料一般在阅档室查阅，严禁带出阅档室，特殊情况需借出的必须经过主管领导批准，借出时间不得超过3日。七、利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经主管档案工作领导批准，不准擅自公布档案内容。附件八档案统计移交制度一、建立档案、资料的各种统计台帐，及时准确记载和统计室藏档案、资料情况，做到统计数据准确、真实，帐实相符。二、档案统计台帐的类型：室藏档案总量统计、档案分类（门类、载体、保管期限）统计、基础设施统计、档案人员统计、室藏资料统计、提供利用档案统计、检索工具统计等。三、按照要求及时向主管部门和档案行政管理部门报送档案工作报表。四、根据《档案法》的规定，按照市档案局、馆的统一安排，向市档案馆移交规定范围并符合案卷质量标准的档案及其他相关资料。五、档案人员调离工作岗位，必须办理移交手续，交接双方应根据移交目录清点核对，并在交接清单上签字盖章。遇有“帐实不符”的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。 附件九档案安全保密制度一、档案工作人员要严格执行《中华人民共和国保守秘密法》和《中华人民共和国档案法》，自觉遵守保密纪律，积极采取措施，确保档案秘密。二、非档案工作人员不得随便进入档案库房。三、对外借阅档案必须严格履行借阅手续，提供档案资料时要严格执行党和国家有关保密规定，不发生差错，杜绝案卷遗失。四、档案工作人员不得擅自带人进入档案库房，更不得让非档案管理人员自己查找翻阅柜内档案。五、不得在公共场所和对非档案工作人员谈论档案秘密，严禁在私人通讯中涉及档案秘密。六、对机密档案应专柜存放，妥善保管，并严格控制调卷范围，履行借阅审批手续。七、因工作需要携带档案外出，必须经领导同意，并采取有效的安全措施。八、复制本单位秘密档案，须经档案分管负责人批准，档案管理人员予以登记，复制好后，原件应及时收回。九、档案人员调动工作时，必须认真办理档案移交手续。十、经销毁的档案要认真办理销毁手续，须两人以上监督。十一、库房钥匙由档案员专管、专用，实行壹把钥匙制度。十二、对违反保密规定造成失密、泄密的责任者，应及时报请局领导，根据情节轻重给予教育或处理。附件十档案鉴定销毁制度 一、根据经办工作的需要和为参保人员服务的需要，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，准确地确定档案的保存价值。二、成立相关科室人员参加的档案鉴定销毁工作领导小组，全面负责本单位档案鉴定销毁工作。办公室负责组织协调，档案人员按照职责参加鉴定销毁工作并对会计档案、业务档案的鉴定销毁工作进行业务指导。三、鉴定档案的价值要根据各种门类和载体档案的《保管期限表》和《归档与不归档范围表》等规定进行。四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对案卷逐卷逐件分析、研究的方法进行，写出鉴定销毁工作报告，提出存毁意见，交鉴定销毁工作领导小组审查。五、需要销毁的档案，必须编制销毁清册，经主管领导批准后方可销毁。六、销毁档案应有二人以上人员在场监销，并在销毁清册上签字，注明销毁时间、地点和方法。及时对档案鉴定销毁工作进行总结。附件十一档案库房管理制度一、档案库房属机要部门，非工作人员不准随便入内，如工作需要，须经档案管理人员同意后方可入内。二、档案入库必须认真验收，排列有序，不能随意变动，以利查找、借阅和保管。三、档案库房、箱柜钥匙由专人保管，定期检查库藏档案，发现问题要及时处理。四、库房内禁止吸烟，不准堆放易燃物品和与档案无关的物品。五、做好库房每日温湿度变化记录，温湿度超过规定时，应采取有效措施加以控制（一般温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45—60%）。六、定期检查、整理库存档案，发现有破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。七、库房工作人员除查找和整理库存档案外，一律不准在库房区域内办公，离开库房时要关好门窗，切断电源。八、库房内外应配齐足够的消防器材，并定时检查更换。九、库房内要保持清洁、整齐，采用防爆白炽灯光源照明，挂好窗帘，避免阳光直射，达到 “九防”（防盗、防强光、防高温、防火、防磁、防潮、防尘、防鼠、防虫）的要求。附件十二档案库房安保制度一、非本局人员，未经批准，一律不得进入档案库房。二、档案库房内禁止吸烟，各种易燃、易爆物品和食品一律不得进入库房。三、零散文件材料和杂物一律不得存放档案库房内，杜绝昆虫危害档案。四、进库的档案、资料必须认真检查，不符合保管要求的一律不得入库。五、工作人员离开档案室应随手熄灯、关门，下班时必须关闭门窗，切断各种电源。六、档案库房钥匙由管理人员保管，钥匙一律不得借给他人使用。七、档案管理人员必须学会使用消防器材并对消防器材定期检查，每年不少于两次，对失效的及时调换更新。八、档案管理人员定期检查档案室的安保工作，发现问题及时汇报并采取果断措施。附件十三档案设备维护使用制度一、档案室应对档案设备建立统计台帐，准确反映档案设备配置的时间、数量、型号、价格、功能，防止档案设备丢失。二、建立健全档案设备档案，便于对其使用和维护。三、注意档案库房与阅览室的清洁卫生，加强防火、防盗、防尘、防潮、防高温等措施。四、档案设备要有专人管理和使用，定期对档案设备进行保养和维修，检查供电线路与闸盒，清除一切安全隐患。五、设备发生故障时，应及时向分管领导汇报，对责任事故搞好分析，吸取教训，并根据情况对当事人作出处理。 宜宾市医疗保险局档案管理网络图副局长吴小蓉办公室吴彦宏办公室黄先玉医疗统筹科张辰计划征缴科杨诚待遇支付科张显英翠屏区谭燕霞宜宾县童祥雨南溪区张莉江安县蒋运贵长宁县赵娜高县陈拥共筠连县何钰珙县张沥兴文县梁晓勇屏山县文维绪办公室主任彭建伟 　　感谢您的阅读