人事档案管理工作分析

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1、人事档案管理工作分析人事档案管理工作分析人事档案管理工作分析　　事业单位要想提高工作效率、实现自身进步发展，人才是关键。而人事档案是职工澄清个人有关问题最有信度的凭证；是单位了解人员信息的有效途径；是进行人才开发的重要信息源。基于此，本文将通过探讨当今人事档案管理工作中存在的一些问题，来对如何提高人事管理工作做简要分析，以此促进人才的有效开发，以及单位的进一步发现。　　关键词人事档案；管理工作；存在问题；解决方案　　一、人事档案管理工作中存在的问题　　(一)对人事档案信息开发利用不充分，无法体现档案信息应有的作用。造成这一问题的原因主要有三点：第一，现阶段的档案利用缺乏主

2、动精神，档案生成后往往会被管理部门束之高阁，只是被动地等待领导或者其他相关人员来查阅。并且查阅的材料主要是以团材料和工资调整这两方面为主，忽视了其他个人资料对于人才开发的重要性，不利于根据职员个性特点来合理的配置工作任务。第二，当前人事档案信息开放程度还较低，只有部分领导才有权利进行人事档案查阅，而普通职员则被拒之门外。不仅使得人事档案失去原本存在的的意义，还导致人事档案管理工作得不到职工支持，给管理工作带来一定的挑战。第三，查询效率低是造成人事档案信息开发利用程度低的重要原因。　　(二)人事档案管理基础设施不完善，管理的科学化、信息化程度不高。一方面是指人事档案保管的环

3、境设施不完善。以普通办公房充当档案库房，使得库房温湿度得不到有效控制；库房门窗一般为普通门窗，封闭性差，极易使纸质档案遭受人为损坏。另一方面是指人事档案保管的现代化设备不完善。当今有些事业单位还没有引进电子化的人事档案管理系统，档案材料局限于纸质档案的建立与保管，使得人事档案管理工作效率低、科学化程度低。　　(三)人事档案管理手段落后，管理水平低。现阶段，尽管单位已经开始将电子化的人事档案管理系统运用到工作中来。但是在实际操作中，有些职员对于电脑的使用仅限于信息录入，在进行档案信息检索查阅时，依然依靠手工操作来完成，先进的技术手段仍然没有被充分发掘，这就使得人事档案管理手

4、段落后于现代化、智能化以及数据化的发展趋势。　　(四)部分管理人员专业素质低，档案管理工作效率低。职员素质低是造成人事档案管理工作措施落后的重要因素。单位很多档案管理人员缺乏一定的职业培训。达不到“归档齐整完全、条目分类清晰、编排条理有序、目录清楚完整、装订齐整完好”的要求，难以保证工作的准确性。除此之外，单位领导、普通职员对规范化档案管理工作的意识淡薄，重视程度不足，也造成了档案管理工作效率的低下。　　二、改进人事档案管理工作的建议　　(一)加强人事档案收集管理，完善档案功能，发挥其应有的作用。我们前文提到，人才的合理开发利用是促进单位可持续发展的关键性因素，而人事档案

5、则是职员信息的载体。因此，要想实现单位的发展，做好人事档案管理工作尤为重要。这就要求我们首先一方面要妥善保存原有的职员档案，另一方面要扩大人事档案的内涵，适当增添一些与职员有关的医疗保险、养老保险、住房情况、业绩记录、日常工作表现等内容。从多方面来加强对人事档案材料的收集，完善职员信息，最大程度地实现档案收集的完整性与真实性。此外，人事档案管理还应该根据单位发展的实际需求进行功能改革，从而使人事档案更好地服务于单位发展，提高档案使用率，发挥其应有的功能。　　(二)完善档案管理工作的基础建设，提高档案管理的安全性。基础设施建设也要从两个方面入手。第一，是要完善环境设施。通过

6、加大对人事档案管理部门的人力物力财力投入，改善工作环境，建立起防火、防潮、防盗等功能兼备的专用库房，提高档案管理的安全性。第二，是要积极引进先进的系统设备。通过资金投入为其配备现代化人事档案管理工作所必需的设施，一改往日只能依靠手工操作收集、查阅档案的现象，使档案管理工作成为促进单位发展的重要因素。　　(三)创新档案管理的方式与手段，逐步实现人事档案管理的信息化、现代化。要想实现人事档案管理的信息化与现代化，就必须创新档案管理的方式与手段，转落后的手工操作为先进的计算机操作。建立起职员档案数据库，充分运用计算机、扫描仪等现代设备，发掘先进的档案管理技术。不仅要通过计算机进

7、行简单的信息录入，还要利用现代技术对信息进行必要的处理，把图片以及声像资料转变为文字资料进行归档。除此之外，为防止资料丢失，要将档案的纸质版与电子版进行双份并存。　　(四)提高档案管理人员素质，架起人才流动的桥梁。首先要从提升职员工作意识入手，使其能够充分意识到档案管理工作的重要性，具体的可以通过宣讲、考核等方式进行。其次要加强对档案管理人员的专业技能培训。例如，单位可以邀请专业素质较高的人员进行模拟示范；举办技能大赛，并鼓励档案管理人员积极参与到其中；安排部分职员外出进行业务学习……只有这样，才能提高实现管理人员意识与技能的