公文製作研習講義(完整版頁).doc-國立臺北商業大學人事室

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1、公文製作及習作壹、課程重點摘要一、學習目標公文書寫作可由經驗予以歸納出一套模式或範例，此種模式或體例，初學者須特予重視，甚至要在最短時間內學好這種技巧，進而使漫長的公務生涯能夠應付裕如，滿心喜悅，心想事成。因此如何增強公文寫作技巧，也就成為公務生涯中的第一步。基此，特將各位未來在處理公務時可能遇到具有範例性或參考性之公文，提供參考。為此本講義係以公文程式條例所定之文別及文書處理手冊貳之十五所定公文程式類別，依使用頻率擇要介紹，最後為增強各位的實力，特再介紹常見瑕庛，俾使初學者不要重蹈覆轍。二、研討範圍：（以文書處理手冊貳、公文製作十五公文程式類別為範圍）公

2、文程式條例規定，公文區分為「令、呈、咨、函、公告、其他公文」等6種，而其他公文則包括書函、公務電話紀錄、會議文書（開會通知單、開會議程、會議紀錄）、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、節略、說帖、定型化表單、或其他因公務需要所撰擬之文書如新聞稿、聲明稿、澄清稿、公開信。三、課程重點摘要說明：（一）公文之定義：依公文程式條例及「文書處理手冊」規定，所稱「公文書」，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何，其一切資料皆稱之。因此所謂「公文」是指公部門（機關相互間）或公、私部門間或公部門彼此內部單位間為處理公務，而相互溝通所使

3、用或紀錄事實之一切資料。故舉凡處理與公務有關之文書均可稱為「公文」，不問其為公務員或非公務員，只要所為行為與處理公務有關者皆可稱為「公文或公文書」。（二）公文之類別：有各種不同分類，而本講義以機關意思表示之內外性而分：1.對內意思表示之公文：機關內部溝通時所使用之文書，如簽、報告、便箋等。2.對外意思表示之公文：行文至其他機關、學校或團體、人民137，分為令、呈、咨、函、公告、其他公文（包括書函、開會通知單及其他定型化之文書）。（三）撰寫時之基本體認：1.基本認識：瞭解行文之原因、依據、目的、立場、布局；2.基本態度：行文時的態度要公正和平、立場穩妥；3.

4、基本要求：文字應簡、淺、明、確，並正確使用標點符號，以達「正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整、周詳」之要求。4.基本原則：行文時要堅守「嚴謹之依據、會商決定之案件不得變更原決定、應力求簡淺明確、須注意雙方之身分、要把握時限處理、段落要條理分明、儘量使用語體文、正確使用標點符號、承轉公文不可層層套敘來文」之原則。（四）文書處理流程圖之說明：137137（五）公文簽辦方式：收文要發文不必發文確定發文種類令、呈、咨、函、公告、其他簽辦方式簽辦方式以稿代簽簽稿併陳先簽後稿小簽（便簽）小簽（角簽）大簽（六）公文結構與行款：包括公文整體結構與本體結構。1.整體結

5、構就是公文標準規格（94年1月1日起使用之橫書格式）3公分本別檔號：（12號字）保存年限：（12號字）機關全銜（文別）（20號字，置中）（會銜公文機關排序：主辦機關、會辦機關）機關地址：（12號字）（會銜列主辦機關，令、公告不須此項）承辦人：○○○（12號字）137電話：（02）○○○○－○○○○（12號字）傳真：（12號字）電子信箱：（12號字）郵遞區號□□□□□（數字依郵局規定）地址：（12號字）受文者：（令、公告不須此項）（16號字）發文日期：（12號字）發文字號：（12號字）（會銜機關排序：主辦機關、會辦機關）速別：（12號字）（令、公告不須此項）

6、密等及解密條件或保密期限：（12號字）（令、公告不須此項）2.5公分2.5公分附件：（12號字）（令不須此項）（本文）（本文：（16號字）（令：不分段。但人事命令可例外。公告：主旨、依據、公告事項三段式。函、書函等：主旨、說明、辦法三段式。）正本：（正正本：（12號字）（令、公告不須此項）副本：（12號字）（如有含附件者，方要註明：含附件或含ＯＯ附件）署名或蓋章戳（不限號字）壹、會銜公文：按機關排序蓋用機關首長簽字章令：蓋用機關印信、機關首長簽字章公告：蓋用機關印信、機關首長簽字章函：上行文—署機關首長職銜姓名蓋職章平、下行文—機關首長職銜簽字章書函、一般

7、事務性之通知等：蓋機關（單位）條戳頁碼（10號字）2.本體結構就是公文「本文」之內容及形式，本文之內容分為「引據、申述、歸結」三部分；形式則採「主旨、說明、辦法」分段式。（1）公文本文之內容：A.引據：即公文行文之依據，主要有法令、案例、事實、理論、來文等；引據要詳明正確，不能草率。而其引據之方式有：a.全引：將全部抄引。b.節引：即重要部分用引號原文照錄，不重要文字用刪節號表達，因此不得刪改原文。c.撮引：將撮要簡述，於文首加「略開」、「略云」、「略稱」、「略以」、「略謂」等文字。可刪改原文，但不能變更原意。d.單引：一文指引敘一件。137e.複引：一文

8、輾轉連引多件。f.簡引：僅指引敘來文日期、發文字號、文別、案由或附