《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读

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1、《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读近年来，国家和北京市相继出台了《电子文件管理暂行办法》、《电子档案移交与接收办法》和《北京市电子文件管理暂行办法》等多份在电子文件和电子档案管理工作领域具有重要意义的行政规范性文件。北京市档案局作为本市的档案行政管理部门，对新形势下电子文件归档和电子档案管理工作如何推进，进行了深入且科学的研究。XX年，市档案局党组就如何应对柴信息化发展的新趋势，快速推动全市电子乙文件归档和电子档案管理工作，初步确定├了近期的工作重点：调研全市电子文件管芜理工作现状，抓紧制订《北京市电子文件┈归

2、档与电子档案管理办法》，加快北京数字档案馆建设，配套出台《北京市电子文间件归档范围和电子档案保管期限表编制指悔南》、《北京市电子档案移交与接收办法銮》、《北京市电子文件元数据方案》和《算北京市档案馆档案数字资源管理办法》，祗采取边制订、边宣贯、边建设、边试点的起工作模式，力争三年内形成具有我市档案溽工作特色的电子文件归档和电子档案管理ィ工作制度体系，形成一批较为成功的、可冼借鉴的电子档案管理试点单位，为“十三乒五”时期我市档案系统全面开展电子档案十管理工作奠定坚实基础。按照市档案局户党组的统一部署，市档案局积极寻求北京

3、鳞市电子文件管理联席会议成员单位的政策纡16/16支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于XX年2月7日印发了《北京市电子я文件归档与电子档案管理办法》。本《办蜂法》共六章27条，针对电子文件的归档醛、电子档案的移交与接收、电子档案的保悫管和电子档案的利用等制订了较为全面的嗣规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定炯义和新旧文件更替等方面进行了明确。本冱《办法》规范了我市电子文件归档与电子性档案管理的相关工作，确保电子档案的真邵实、完整、可用和安全，为维护历史记录篷完整，促进档案信息资源开发与利用，推铂动档案信息化又好又快

4、地发展起到重要作腌用。笔者将按照《办法》的章节，就其中懋较为重要的内容以及《办法》的有关条款畸与之前有关文件的要求不尽相同的方面进晤行详细解读。一、适用范围实施范围本《办法》的实施范围包括：市和区所属性党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其本他组织参照执行惝。工作范围《办法》适用的工作范围粜包括：电子文件的归档，档案室藏电子档忾案的管理、利用与移交，档案馆接收电子捆档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和昌利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务瓦部门归档工作起，至电子档案在档案馆长抽16/16期保存的各个工

5、作环节，及各工作环节的惠主要工作要求。北京数字档案馆的建设《办法》明确界定北京数字档案馆的建设姝模式、使用范围和功能边界。1.建设垠模式运用集约化的系统建设手段，采取彖市档案局统筹规划、统一建设，各使用单甙位分步部署、分别管理的模式。即由市档芏案局统一建设、部署并运行北京数字档案娠馆，各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，á社会公众也将使用该平台利用市和区档案莓馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与雀中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机荛构的数据接口，在条件成熟后实现与其他报系统的档案数字资

6、源交换功能。2.使玛用范围覆盖本市电子文件形成单位、市游和区档案馆，并由市档案局建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件策形成单位主要指市和区档案移交单位，对于市和区不向国家综合档案馆移交档案的辽电子文件形成单位，若其网络环境符合接驴入条件，该平台也可为其提供电子档案的恂归档、管理和利用等主要功能。16/163.功Э能边界起端为各使用单位的电子文件归蝤档业务，终端为市和区档案馆的档案数字牌资源长期保存，使用单位、市和区档案馆垒在两端之间围绕档案数字资源开展的各项甜业务均包含在该平台中。二、名词释疑本《办法》重

7、点描述并规范了电子文件和ネ电子档案的定义及用法，明确了电子文件ㄒ归档和电子档案管理工作应遵循的“统一抵管理、全程管理、规范标准、便于利用、簦安全保密”五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过“逻辑归档”和“物理归繇档”的概念，这两个名词在本《办法》中苋变更为准确的“在线归档”和“离线归档”。电子文件按照本《办法》给出的圾定义，在本市档案管理领域，电子文件特谮指可以经过归档成为电子档案的文件，计寓算机系统中的系统文件、其他没有归档价泉值的文件则不可再称为电子文件。因此，踞电子文件应当具有原生性且具有归档价值若，其载体唯

8、一，内容原始、真实、完整，蝮是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载肾体文件的数字化副本，二是用于纸质文件穹起草工作的电子版。上述两类数据并非电朴子文件，今后在工作中应注意区分。16/16电桡子档案电子文件归档后称电子档案，即在本市档案管理领域，电子文件归档后至垢长期保存阶段均统一