《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读

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1、《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读近年来，国家和北京市相继出台了《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）、《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）和《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）等多份在电子文件和电子档案管理工作领域具有重要意义的行政规范性文件。北京市档案局作为本市的档案行政管理部门，对新形势下电子文件归档和电子档案管理工作如何推进，进行了深入且科学的研究。2013年，市档案局党组就如何应对信息化发展的新趋势，快速推动全市电子文件归档和电子档案管理工作，初步确定了近期的工作重点：调研全市电子文

2、件管理工作现状，抓紧制订《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》，加快北京数字档案馆（北京电子文件中心）建设，配套出台《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》、《北京市电子档案移交与接收办法》、《北京市电子文件元数据方案》和《北京市档案馆档案数字资源管理办法》，采取边制订、边宣贯、边建设、边试点的工作模式，力争三年内形成具有我市档案工作特色的电子文件归档和电子档案管理工作制度体系，形成一批较为成功的、可借鉴的电子档案管理试点单位，为十三五时期我市档案系统全面开展电子档案管理工作奠定坚实基础。　　按照市档案局党组的统一部署，市档案局积极寻求北京市电子文件管理联席会议成员单位的政策

3、支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于2014年2月7日印发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》（京档发[2014]3号）（以下简称《办法》）。本《办法》共六章27条，针对电子文件的归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管和电子档案的利用等制订了较为全面的规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定义和新旧文件更替等方面进行了明确。本《办法》规范了我市电子文件归档与电子档案管理的相关工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，为维护历史记录完整，促进档案信息资源开发与利用，推动档案信息化又好又快地发展起到重要作用。笔者将按照《办法》的章节，就其中较为重要的内容以及《办法》的有关条款与之前有

4、关文件的要求不尽相同的方面进行详细解读。　　一、适用范围　　（一）实施范围　　本《办法》的实施范围包括：市和区（县）所属党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其本文由.L.收集整理他组织参照执行。　　（二）工作范围　　《办法》适用的工作范围包括：电子文件的归档，档案室藏电子档案的管理、利用与移交，档案馆接收电子档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务部门归档工作起，至电子档案在档案馆长期保存的各个工作环节，及各工作环节的主要工作要求。　　（三）北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设　　《办法》明确界定北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设模

5、式、使用范围和功能边界。　　1.建设模式　　运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模式。即由市档案局（馆）统一建设、部署并运行北京数字档案馆（北京电子文件中心），各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，社会公众也将使用该平台利用市和区（县）档案馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机构的数据接口，在条件成熟后实现与其他系统的档案数字资源交换功能。　　2.使用范围　　覆盖本市电子文件形成单位、市和区（县）档案馆，并由市档案局（馆）建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件形

6、成单位主要指市和区（县）档案移交单位，对于市和区（县）不向国家综合档案馆移交档案的电子文件形成单位，若其网络环境符合接入条件，该平台也可为其提供电子档案的归档、管理和利用等主要功能。　　3.功能边界　　起端为各使用单位的电子文件归档业务，终端为市和区（县）档案馆的档案数字资源长期保存，使用单位、市和区（县）档案馆在两端之间围绕档案数字资源开展的各项业务均包含在该平台中。　　二、名词释疑　　本《办法》重点描述并规范了电子文件和电子档案的定义及用法，明确了电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过逻辑归档和物理归

7、档的概念，这两个名词在本《办法》中变更为准确的在线归档和离线归档。　　（一）电子文件　　按照本《办法》给出的定义，在本市档案管理领域，电子文件特指可以经过归档成为电子档案的文件，计算机系统中的系统文件、其他没有归档价值的文件则不可再称为电子文件。因此，电子文件应当具有原生性且具有归档价值，其载体唯一，内容原始、真实、完整，是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载体文件的数字化副