高效会务组织与管理

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1、高效会务组织与管理主讲人：邵卫红课程构成：会务组织会议控制技巧各种不同类型的实用会议前言脑力激荡：组队，请在5分钟内列举出我们在日常工作中遇到的会议问题，每组不少于10个问题对于会议我们如何理解？会议的能力是现代人必备的团队工作能力一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事会议正是团队合作最常用的沟通协调方式成功会议的要素有效：籍着团队的集思广益，解决个人无法完成或突破的问题，有效达到会议目标和谐：营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感,展示个人才能。参与：参与的人用

2、心关注,才能让会议得到健全发展。效率：当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内完成开会目标,这就是效率学习：在参与开会的同时有更多学习的机会。第一讲会务组织工作1、什么是会务工作,会务工作的内容为会议提供具体的事务性服务工作。会务工作分会前会务工作、会间会务工作、会后会务工作。会前会务工作包括：了解会议宗旨、制定会议计划、确定会议议题、确定与会人员、制发会议通知、准备会议文件、布置会场等内容。会间会务工作包括：会场组织服务工作、主持会议发言、做好会议记录、端茶送水等工作。会后会务工作包括：会议结束服

3、务工作、编发会议简报、作会议决算、汇编会议文件、总结会议工作等内容。第一讲会务组织工作一、会前会务工作会务准备之一---会议计划的制定⑴提出召开会议的原因、依据；⑵确定会议名称；⑶提出会议的规模；⑷提出会议的时间（日期）、地点；⑸提出会议人员名单；⑹会议议程；⑺提出请上司到会并讲话的建议；⑻会议的经费预算；⑼会议的准备工作，包括需用哪些文件，会场怎样布置，食宿、车辆安排等。第一讲会务组织工作一、会前会务工作会务准备之二---会议目标的设立时机？什么情况下需要召开会议？重要的、紧急的议题需要集思广益的需要

4、激励士气什么情况下不需要开会◆传递一般信息给许多人◆已经有例会了◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加◆已有决策，并且让其他人来参加可能会把事情复杂化，且拖延时间。第一讲会务工作会务准备之三---4W10法则WHO：与会者的选择◆重大关系的人：会议决策的执行者、会议决策的参与者或者与会主题相关的人士◆了解情况的人：开会时提供特定咨询的人◆有权做决定的人注意事项：⑴要周到全面，不漏提错提。⑵从有利于工作和保密的原则出发，做到提名合情合理，不宽不严。⑶要注意与会人员素质与智力结构的合理性，以便产生新思想

5、，提高会议效率。第一讲会务工作会务准备之三---4W10法则WHEN：时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。WHERE:地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。WHAT:会议的议题，就是要讨论哪些问题。OTHERS:会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。第一讲会务工作会务准备之四---会议议程的拟定1、原则：由重要到不重要

6、——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。2、筛选：议题必须是符合会议职权范围内的问题。办公室人员要协助领导从两个方面把好关：一看这个议题应不应该作为议题安排在会上讨论。二看这个议题提交审议的准备工作做得怎样，是否具备在会上审议的条件。提交会议的议题要力求表述准确，概括全面。第一讲会务工作会务准备之五---制发会议

7、通知为使会议代表有所准备，只要会议时间、地点、内容一经确定，就要制发会议通知。会议通知按形式，有口头通知和书面通知两种。会议邀请函、请柬属于书面通知。要点⑴会议通知要简明扼要、清楚明了。⑵通知中还要扼要写明与会代表需携带的文件、其他必要用品等。⑶需要邮寄的重要会议通知，需用挂号寄出。⑷公司内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代通知，也要求代通知人签名。⑸会议通知发出后，办公室人员要跟踪落实，询问会议通知内容落实情况。⑹为保证会议通知及时送达，办公室人员应养成保存通讯名单的习惯。第一讲会

8、务工作会议名称工资改革会议目的公司2010年启动薪酬改革方案，本次会议将讨论改革方向，并提出改革意见时间2010年3月1日8：30地点商贸城十四楼会议室议程1、现况说明；2、各部门薪酬意见汇总报告；3、社会及行业工资趋势分析；4讨论工资攺革方案；5、任务分解布置准备资料薪酬调查意见报告，工资改革方案与会人员总经理、副总经理、办公室主任、各部门负责人、工资改革小组成员主办单位办公室会议通知范例第一讲会务工作会务准备之六---会议资料1、会议资