《高效的会务管理》ppt课件

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1、有效沟通---高效的会务管理第一部分正确认识会议!（一）弄清会议目的（二）企业会议现状透视（三）合理控制会议频数(一)弄清会议目的（1）为什么要开会?!（一）弄清会议目的（2）*会议是企业经营管理的重要工具。*会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。*现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。（一）弄清会议目的（3）1、资讯的分享（30-40%）2、达成决议、解决问题（40-50%）3、开发创意（5-8%）4、激励士气（8-10%）5、巩固管理者地位（5%）--开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！（二）企业会议现状

2、透视（1）分组讨论，代表发言：*我们召开会议时存在哪些问题？*哪些问题最严重？*哪些问题出现最频繁？（二）企业会议现状透视（2）**“请对号入座！”（如有此现象请用“Y”）1、会议太频繁；（）2、会议时间拖得太久；（）3、主席话说得太多了；（）4、老板太独裁了；（）5、讨论结构太松散了；（）6、主席讲的我们都知道（）7、会议常一成不变；（）8、会议记录不完整；（）9、会议常开完就没有结果了（）10、会议气氛经常很紧张（）11、会议通知不及时；（）12、部分与会人员准备不充分（）13、开会时常有迟到、早退、缺席现象（）（二）企业会

3、议现状透视（3）企业会议现状：*会议次数与时间增加*跨部门会议增加*会议效率低下*浪费惊人（三）合理控制会议频数（1）我们一定要开会吗？！会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议（三）合理控制会议频数(2)（三）合理控制会议频数(3)会议的频率固定的部门会议建议频率：每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时

4、间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。根据统计调查，会议最合适的人数一般为5-7最为合适会议成本的计算会议的时间成本——与会者的时间、会议的准备时间、后勤保障人员的时间成本等直接的会议成本——会议设施费用等效率损失成本（三）合理控制会议频数(4)（三）合理控制会议频数(2)结论：能够不开会就解决问题,我们就坚决不开会!高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人第二部分第二部分如何进行高效的会议管理?*明确会

5、议目的*系统策划*精心的会前准备*成功的角色扮演*有效的过程控制*会后追踪及评估(一)5个“W”+1个“H”WhyWhatWhoWhenWhereHow高效会议管理的基础!（二）系统的会议策划（1）◆会议目的◆会议形式◆会议时间、地点◆明确会议主持人、记录人◆筛选与会者◆确定会议所需资料（二）系统的会议策划（2）*明确会议目的是进行有效会议管理的前提；*会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、与会人员、及其它资源的配置；（二）系统的会议策划（3）特别提示：一般会议（小型会议、常规例会）可按已形成的会议规划或（方案）进行管理！如

6、果是全体会议，会议布局——阶梯教室的形式如果与会人员超过10人，会议布局应该是——“U”字型如果与会人员5-7人，会议布局应该是——半岛型（二）系统的会议策划（4）简洁、可行的会议议程：---会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。（二）系统的会议策划（5）如何编排会议议程？*议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。*议程中关于会议的主要目的应尽量明确。*全体与会者需知道会议对他们的要求。*分配给每一项的时间应体现出它们的次序。忠告：无人会介意提早结束会议，但会议超过预定时间是令人不快的！按照**************

7、**，为分析总结***********************并对*******************做出安排，特召***************会议。相关事宜通知如下：一、会议时间：二、会议地点：三、会议议程：1.开始时间-时间1与会人员签到入席2.时间1-时间2议程一3.时间2-时间3议程二4.时间3-时间4break茶点时间5.时间4-时间5议程三6.时间5-时间6议程四7.时间6-时间7会议总结四、参加人员：五、有关要求1.参加人员要事先安排好工作，务必准时参加。如无特殊原因不得请假；2.荐于会议重要性，需携带本子与笔

8、做记录。会议议程参考格式试写会议议程公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况，如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解决产品色差问题的会议议程。会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7