会计档案管理规范

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1、第14页共14页威高集团有限公司会计档案管理规范会计档案是会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。一、会计档案的范围会计档案的范围一般指会计凭证、会计账簿和会计报表、K3系统中即时性的资料（主要包括存货账龄分析表）以及其他有保留价值的会计核算档案均应归档。（一）会计凭证会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。（二）会计账簿会计账簿是由一定格式、相互联结的

2、账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。（三）会计报表会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有：主要的财务指标报表第14页共14页，月、季度会计报表、年度会计报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及本公司内部的各种管理报表等。（四）K3系统中即时性的资料K3系统中即时性的资料主要是指过了某个时点，以后期间均无法查询的数据。主要包括存货账龄分析表等。（五）其他会计核算资料其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会

3、计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：各类经济合同、协议、各项管理的规章制度、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、增值税专用发票和普通发票、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。（六）会计账簿打印时应注意的事项：1、现金日记账和银行存款日记账，应每天登记并打印，对于每天发生业务较少的，可按旬打印，月底按顺序装订成册。2、相关会计人员负责分管明细账及总账的打印。每半年打印一次全套账簿，明细账可满页打印；每年年末打印全部正式账簿，明细账

4、页应按科目分页打印输出；辅助帐页或查询帐页日常可根据需要随时打印。3、不得从查询模块打印正式帐页，正式账簿不能有“查询”字样。第14页共14页4、计算机打印出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的页面的签字或盖章注明，由财务经理签字或盖章认可。5、科目汇总表每月末打印一次，并同该月记账凭证一起装订。以上档案的保管均要求存放于集团公司档案室，并且是书面纸质形式存档。前三类电子形式的归档工作由集团信息中心完成。第四类电子形式的归档工作由各分子公司指定人员完成。二、会计档案的装订（一）会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统

5、一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。1、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。在归档时需分类清楚，前后分类方法要一致，不得随意变动。2、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。3、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。4、按税法的要求贴印花税。第14页共14页（二）会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。1、会计凭证的装订。一般每月装订

6、一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前的准备工作：（1）分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全；凭证上的附件栏是否正确填写；（2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；或者按生产、采购、销售、综合等业务模块进行归集并确定装订成册的本数；（3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；（4）整理检查凭证顺序号，严格审查，确保无错、无漏、无串号。如有颠倒要重新排序，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、出入库单、工资表、奖金发放单是否随付齐全；不易同

7、记账凭证一起装订的保管的原始凭证，可以单独装订保管，但应在原记账凭证上加以说明，以备查阅。（5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。会计凭证装订时的要求：第14页共14页（1）用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线。一律左侧装订，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；（2）凭证外面要加封面