秘书工作案例分析与实训“案例分析”(科创校报)

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1、第一章从事秘书工作的前提条件案例1:男朋友的工作调动本题的最佳选择是E。选A把胡毅即将调动的事告诉他,他就有可能透露给与自己非常要好的张三和李四。对于只有工资收入的一般职员来说,人事问题是一个相当敏感的问题,特别是到香港去,在一般人眼里是份“肥差”;如果张三李四知道了胡毅要调到香港去工作的话,那么,事情迟早会传到人力资源部经理的耳朵里去。调令还没有发,可调动的事已成了公开的秘密,这对于人力资源部经理来说,肯定是一件恼火的事。那么,他会把胡毅找去问个究竟。纸是包不住火的,这样胡毅会把自己与于雪的关系说出来。其结果可想而知,于雪肯定不能在总经理办公室工作了,甚至连饭碗保得住保不住都

2、成问题……到时就悔之晚矣!B虽然没有明说调动的事,但它和C与D一样,这几种态度多多少少会引起胡毅的怀疑,他肯定会追问。如果于雪不说出真相,则有可能影响双方的感情;如果说出真相,则有可能跳进自己挖的陷阱里去。选E是一种正确的选择,当然,这也是一种无奈的选择。的确,对于像于雪这样的女性来说,爱情的地位仅仅次于生命,特别是结婚关系到一生的幸福,如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫,你可以说它是一种欺骗,甚至是对爱情的背叛。但是,这件事并不是件单纯的私事,因为于雪是在工作期间知道的,胡毅的调动也属于工作范围。作为公司的秘书,在权衡工作与私情的时候,必须以工作为重,以公司的利益为重。

3、从这个角度来看,男秘书女秘书都一样,你不能用性别袒护自己。也许有人会说胡毅只是个普通的职员,不像上层干部的人事调动那样,提前泄露消息可能会给公司造成不良后果,何必小题大作?!但在现实生活中,无论哪家公司都不能容忍人事机密的泄露。秘书,顾名思义,就是要严守秘密。秘书的“秘”就是秘密的“秘”,即使在英文中亦是如此:secret→secretary。作为秘书必须牢记:人事信息是秘密中的秘密!案例2:老总的隐私本题的最佳选择是C。选A肯定是错误的。的确,作为秘书在替上司办私事时,有责任替上司保密。但是,当总裁问起这件事时,他代表的是整个公司的利益,这件私事也就不再是单纯的私事了,所以,

4、作为秘书,于雪不能替马总隐瞒了,必须向公司的最高领导人说明事情的真相。选B与选A一样,甚至有过之而无不及。选D也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向领导反映情况,既不能掐头去尾,也不能添枝加叶。收礼人也许是歌厅里的小姐,但你不能在没有任何证据的情况下去推测人家是歌厅小姐。选E也是一种逃避责任、不实事求是的做法。选C之所以正确,其理由很简单,那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。在一般的情况下,对职业秘书来说,对于上司的隐私,看到了的要当作没看见,听到了的要当作没听见;只有这样,上司才能真正放心让你协助他的工作。正是因为马总信任于雪,才会让她去帮他办私事。从这个意义上来说,

5、于雪有义务为马总保密。但是,在现代企业中,上司与秘书的关系本质上是一种工作关系。既然是一种工作关系,那就必须优先考虑公司利益,而不是个人之间的关系。总裁是在工作时间问这件事,而马总也是在工作时间以副总的名义让于雪去办这件事的,所以送礼这件事不再单纯是件私事,因此,推说自己不清楚,甚至撒谎欺骗总裁,都是绝对错误的。当然,也不能在没有任何证据的情况下,凭想像说人家是歌厅里的小姐。这件事是总裁主动问起的,也就说明总裁肯定是有备而来。在这种情况下,即使于雪想为马总两肋插刀,自己承担风险,那也是瞒不住的。这不仅对马总没有任何意义,还会把自己“搭”进去。实事求是,如实汇报,这是每一个秘书的

6、天职。也只有这样,秘书才能真正得到上司的信任。案例3:上司外出之后本题的最佳选择是C。选A之所以不妥,是因为让刘总知道周经理上班时间去办私事,有可能会给周经理带来不必要的负面影响。选B不妥,是因为财务指标数据是公司的敏感信息,如果对方没有主动提出来让你转达,那你就要回避。选择D也不妥,因为作为秘书回答不知道自己的上司去哪里了是一种失职,而且耍这种小聪明只会让对方不信任你。选E也不妥,因为财务指标数据是公司的敏感信息,作为秘书无权安排或指定人员来做这项工作。选C之所以合适,一是它既实事求是地回答了刘总的问题,二是它没有向刘总透露多余的信息,从而避免了给周经理造成不必要的麻烦。案例

7、4:上司挨骂之后本题的最佳选择是D。选A肯定不合适,虽然这么说可能会让主任得到些安慰,但它也会让主任的火气更大,更何况在背后批评同事是一种不太合适的做法。选B虽然表现出秘书的主动性,但并没有把问题解决。让主任给老总送去吗?显然主任不太敢去,因为他怕老总怒气未消,再把他臭骂一顿。选C更不对,因为无论在什么情况下秘书都不能批评自己的上司。选E也不合适,尽管你把过错揽到自己身上,想替主任承担责任,并缓和一下气氛,但并没有解决问题,即让老总看到文件。选D之所以比较合适,是因为于雪巧妙地给了主任一个体

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