英语商业论文:英语商业书信的撰写原则

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时间:2018-09-01

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1、英语商业论文:英语商业书信的撰写原则提要:文章首先从我国进一步扩大对外开放的形势,说明英语商业书信在对外商业活动中的极其重要性,然后提出撰写英语商业书信应注意的问题,最后反复强调商业英语书信的撰写原则的重要性,务必很好地掌握和运用它。关键词:商业书信;撰写原则      一、前言      随着我国对外开放政策的进一步贯彻,我国的对外经济交往和贸易业务必将有更大的发展。在这些活动中,电子通信是一种先进的手段,管理信息系统为企业内部管理创造了良好的条件。但书信往来仍不失为一个重要的工具。   商业英语书信(BusinessorCommercialEngl

2、ishCorrespondence)有时只称为Correspondence,是指交易时所用的通信。在美国,常用BusinessWriting,它包括书信,电报电话、电传、报告书、契约书、明信片、回忆录,只要以商业英语表达的,均包含在内。商业英语书信,以常用英语为基础,加入商业术语以及商业习惯用语所组成。要熟练商业英语通信,通常从研究商业书信开始,依次研究其他文体。本文以此为主题来探讨其撰写原则。      二、英语商业书信的撰写原则      (一)正确无误   商业书信必须写得正确。正确不仅仅是指英语语法、标点符号、拼写等正确。商业信件的内容叙述得正

3、确,既不能有遗漏,也不能言过其实。商业贸易离不开数字,对商业信件中的数字的正确性要特别加以注意。商业书信中常常离不开商业术语。一般常用的商业术语用字简洁,意义明确。使用得当,工作进行的顺利;使用不当,就会引起误解,造成混乱,甚至产生不必要的纠纷。因此,必须正确理解和运用商业术语,力争商业信件正确无误。   (二)内容完整   一封信必须要绝对的完整确实。当答谢来信时,最好提及那封信的日期、主要内容,甚至于编号。同时回答来信所提出的全部问题及要求。重要信更须注意完整和严谨。例如,接受对方的报盘时根据是什么(如报价单,信件等),因为这种信实际上已是成交的合

4、同,此信发出后,对方收到,即对双方都有约束力。如果不完整,有漏洞,就有可能引起不必要的纠纷。例如:   Thegoodsyouorderedhavebeenready.PleaseletusknowwhenwecanexpecttoreceivethecoveringLC,uponreceiptofwhich;wewilleffectshipmentwithoutdelay.(你方订购的货物已准备好了。请告知我们什么时候能收到该订货的信用证,我们收到信用证,就会立即装运)。   (三)生动具体   信要写得生动、具体和明确。特别是要求对方做出明确反应

5、的信,或是报盘承诺等,避免含混模糊、笼统和抽象。不过,并不是所有的商业信件都要具体。在某些特定的情况下,不但允许一般化,而且笼统些反而更适宜。有时,由于手头没有确凿的事实和数字,但为了“外交”、“策略”或交易的需要,也可以避免太具体。有时,为了有意识地让对方发表或形成他的意见,或者这些具体事实或数字是否列明都无关紧要,也可以不必具体。总之,该具体的具体,不宜具体的就笼统些,看需要而定。   所谓生动,就是将书信中要阐明的问题,活泼地表达出来,给看信者留下深刻难忘的印象。如何给读者好的印象,设身处地为读者着想:他需要些什么?他希望些什么?他的利益何在?以

6、及他的问题核心是什么?总之抓住对方的中心问题,把握对方的心理,且尽可能强调对方的重要性,说服对方,达到通讯的目的。   (四)谦虚有礼貌   我们对外所写的商业书信要体现我国外贸政策,做到不卑不亢、得体脱俗、落落大方。既要遵守国际贸易习惯,又要维护我国利益。借以通过商业书信来往,发展与各国人民的友好关系,开展同各国的经济贸易。要谨防有意或无意泄露国家商业机密或其他机密。书信内容以写得有理、有利、有节为秒、注意礼貌,不要盛气凌人,避免强加于人。因此,要尊重对方,保持You-Attitude,多为对方着想。英语的礼貌用语有很多,如:Wouldyoulike

7、to?Thankyoufor…值得注意的是,Wouldyouliketo引起的许多句子不是文句,而是一种很有礼貌的请求,所以后面不要问号。另外,礼貌也可说是一种策略。如要告诉对方好消息时,采用直接法,一开始就把好的消息写出来;如果要告诉对方坏消息时,采用间接法,开头说点别的,作为“缓冲”,然后才把坏消息以适度准确的语言表达出来。例如:转贴于中国论文下载中心http://www.studa.net“Thankyouverymuchforyourinterestinmywork;andalsothankyouforyourkindinvitation.Id

8、obelieveIhaveanopportunityofvisitingandworkingi

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