公司电话使用管理制度

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1、公司电话使用管理制度　　办公室里的电话属于公共资源，很多时候公司职员会无限制的使用，这给公司带来了严重的话费负担。办公室最好能够对本公司电话的使用做一个规章制度：　　公司电话使用管理制度(一)　　第一条本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。　　第二条员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元;私挂香港或澳门的，每次罚款100元;私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。　　第三条公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。

2、部门正职负责人，经申请可报销电话费。其他员工公司不予考虑电话问题。　　第四条员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。　　第五条总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。　　第六条总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，××公司”当方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。　　第七条公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的

3、，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。　　第八条值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。　　公司电话使用管理制度(二)　　长途电话使用管理　　第一条为使电话的使用能

4、发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。　　第二条电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。　　第三条电话使用须知：　　(一)辖区内的洽公。　　(二)时间以三分钟为限，自我控制。　　(三)注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。　　(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。　　第四条长途电话使用须知：　　(一)各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。　　(二)长途电话限所长以上人员挂拨。　　(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批

5、准(无所长者由该单位主管核准)。　　(四)禁止挂用私人长途电话。　　(五)违反长途电话使用电话需知，或控制表未记载，或记载不实者，一律作记过处分。　　公司电话使用管理制度(三)　　电话总机(话务员)管理办法　　　　1)总机话务员应接转迅速、准确，用语简炼、清晰、耐心，应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。　　2)总机接听外线电话的基准用语为“您好，××公司”，当对方告知分机电话号码时，说“请销等”;如分机占线，说“对不起，电话占线，请销后再打”。　　3)总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。　　4)话务员上班时间不得

6、与人在电话在闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。　　5)不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。　　6)凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。　　挂接电话　　电话使用　　1)时间控制在5分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。　　2)使用前应对洽谈内容稍加构思记录。　　3)各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话筒，不等对方讲话，得先说出公司、部门名称。　　4)凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。　　长途电话使用　　1)公司尽可能使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。　　2)从业人员因公务需要

7、使用长途电话时，须先填写《使用长途电话申请单》，经单位主管核准后送交总机拨号。　　3)单位主管因公务需要使用长途电话，也须填写《申请单》后送交总机拨号。总台人员在每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》备查。　　4)每月初管理部应将上月《长途电话使用登记表》与电信局的《长途电话清单》进行核对，核算出各部门的长话费用，需要时算到个人。　　未设总机　　1)公司人员少，未设置总机职位的，所有电话拨挂均由公司人员自己操作。　　2)电话使用参照本办法。　　3)长途电话使用　　1、每月底公司人员依业务计划向管理部申请下月使用电话费用(管理部视公司情况选择

8、开通IP拨号方式或购买IP卡或其他节省方式)。　　2、每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》。注意长话短说，非重大紧急情况，严禁用公司电话处理私人