採购及付款循环

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1、內部控制制度《採購及付款循環》文件管制等級：　□管制文件　□非管制文件文件履歷紀要頁文　件　發　行　單　位文　件　管　制　等　級管理代表□管制文件□非管制文件文　　件　　履　　歷　　紀　　錄版次修　訂　內　容核准權責編撰日期0第1版（新發行）總則1.1.制定目的為促使本公司「內部控制」（InternalControl）之「採購及付款循環」（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。1.2.適用範圍凡本公司有關「內部控制」之「採購及付款循環」作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。1.3.權責單位資材、財會

2、單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。2.採購及付款循環2.1.循環圖【見】（資料1）「採購及付款循環圖」。2.2.循環作業本循環之各項作業：1)請購作業（CP101），另訂之。2)採購作業（CP102），另訂之。3)進口作業（CP103），另訂之。4)驗收作業（CP104），另訂之。5)與合約不符作業（CP105），另訂之。6)付款作業（CP106），另訂之。7)差異分析作業（CP107），另訂之。3.附則3.1.制修廢與頒布實施本文件屬於管理文件，經『經營會』審議後，呈請董

3、事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。3.2.編號、版本、日期、頁次／頁數本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。3.3.附件3.3.1.相關資料（資料1）「採購及付款循環圖」（資料1）「採購及付款循環圖」預算CP101------→請購

4、├--------------┐

5、↓↓

6、CP102CP103

7、採購進口

8、

9、├--------------┘

10、↓

11、CP104

12、驗收

13、

14、

15、

16、↓

17、是否合格否CP105

18、------→------→與合約不符

19、

20、

21、

22、↓

23、是

24、

25、

26、

27、

28、├

29、--------------┐

30、↓↓

31、CP106入庫

32、付款

33、

34、↓

35、CP107

36、差異分析←---------┘第1節作業程序1.提出需求1.1.調節性採購依市場行情、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交由採購單位採購。1.2.預算採購依銷售預算或「客戶訂單」之進度，由生管單位填具「請購單」，經單位主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預算內。預算採購，包括下列二種採購：1)直接材料（常用材料）係指直接耗用之材料。2)間接材料（常用物料）係指間接耗用之材料，但不

37、可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。2.檢查庫存採購前應先檢查存貨是否具有下列情形：1)目前存量尚未達請購點/安全庫存。2)請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。3)申請之原物料是否仍具採購價值，還是已失經濟性。3.臨時需求緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製造單位主管核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填「請購單」。第2節控制重點1)「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品須採用特別運送及保存方式者，應加注意事項。2)「請購單」必須經先作庫存

38、審核，核准時應遵照核決權限辦理。1)緊急採購不應經常發生，事後應補開「請購單」，追究原因是否為不可抗力，有無改善計畫。2)應定期檢討「請購單」，有無延遲採購情形，請購數量應符合經濟採購量要求。第2節相關資料銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等。第1節作業程序1.查詢供應商資料1)準備採購。2)調閱「供應商資料/廠商料件基本資料報表」，了解過去採購及詢價紀錄。3)向廠商詢比議價。2.決定購買方式依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買：1)詢價金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。2)議價採購人員經詢價後，如已知市價有

39、下跌趨勢時，或有報價高於前批採購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。3)比價若為特殊規格或供應廠商家數較少者。4)牌價收購根據核定之收購價格收購者。5)長期合約採購向簽訂長期供應合約，或專案報准之買賣合約廠商採購者。6)招標採購之材料如有三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招標金額時，以公開招標為原則。3.決定訂購事項由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經採購單位主管核准後採購。4.更新紀錄將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入「供應商資料/廠商料件基本資料」內。第1節控制重點1)詢比議價資料平

40、日應注意收集，須詳實完備，保持最新時效，供應商資料廠商料件基本資料亦應隨時更新，保持正確紀錄。2)「請購單詢比議價單」必須經主管核准後，方得辦理採購。3)辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定，外購進