行政专员岗位说明书

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1、行政专员岗位说明书第一部分基本资料职位名称行政专员所在部门行政部直接上级行政主管下级职位无可晋升的职位行政主管可轮换的职位总务专员、前台文员岗位定员1填写日期2008-7-28第二部分工作描述2.1职责概要：负责公司文档、印章、信息保密管理，办理公司工商证照登记、年审、变更、注销工作。组织策划公司会议，并对会议纪要整理，归档管理。2.2岗位职责：日常主要工作序号日常主要工作职责占总工作时间的百分比日常工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注1文档管理30％1.公司文档、合同、证照的日常管理工作，包括新建、编号、录入、审核、归档、外借、查阅、销毁等工作。2.公文的草拟、呈批、发布等工作

2、。3.公司制度的发布、更新管理。4.公司图书管理。√2印章管理25％1.负责公司印章制作、保管、注销工作。2.负责日常公文、合同、来往书函等文档的日常用章工作，对用章授权进行审核。3.《公章审批表》的编号、录入、归档管理。√3会议管理10％1.负责公司年度、行政会议的组织、策划工作。2.负责会议纪要的整理、签发、归档管理。3.负责会议纪律的监督和执行，对违纪人员进行处罚。√4公司证照办理10％1.负责公司证照工商登记、年审、变更、注销工作。2.负责公司证照的日常保管、外借业务办理。3.负责公司高层员工的出入境证照办理。√5公务接待管理10%1.负责集团公司间的员工交流活动、客人来访、

3、公务接待等工作，为其安排食宿、行程及票务办理等。2.负责工商行政管理部门的业务联系、联谊，维系政府行政部门关系。6仓务管理5％1.公司各部每月的文具派发。2.做好并保管仓库出入明细账册。1.定期清理仓库杂物。2.定期盘点仓库物品。3.派发新员工入职文具。√7其他行政事务10％1.负责部门经费管理，做好经费明细账册，列举当月支出。2.公司荣誉奖牌、奖状管理，并对其进行录入登记、保管、复制、清洁、维护等工作。3.负责公司大事纪资料录入、整理、归档。4.羊城通交通费用管理，羊城通报销表格审核，汇总各部门报销费用后，分摊并报销。5.公共类信息的审核和发布（包括通讯录、114、黄页等）。6.医

4、务卫生管理，定期检查和更换过期药物。7.负责明源系统的录入操作。8.节假日公司的值班安排工作。9.协助总务专员外勤采购后勤物资。√临时工作序号临时工作职责占总工作时间的百分比临时工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注1其他协助工作5％1.公司大型活动。2.负责文件与其他资料的打印、复印、校对等工作。√22.3考核指标：用章差错率、文档缺失率为0，账册帐实相符。2.4工作协调关系：集团内部协调关系岗位/机构（按频繁程度次序列举）主要协调内容协调不力会对己方与对方造成何种影响部门内总务专员1.物资采购部门外各部文员1.档案管理2.用章管理2、档案流失。3、拒绝用章，工作延误。集团外部协

5、调关系1、工商行政部门—证照办理2、出入境公安管理部门—出入境证照办理。3、刻章公司—印鉴制作第三部分任职资格要求3.1知识要求：教育基本胜任本岗位所需的最低学历：本科基本胜任本岗位的专业：1、企业管理；2、行政管理；3、工商管理专业技术知识（1）胜任本职岗位所需要的专业知识：1、熟悉档案法；2、工商证照办理流程（2）胜任本职岗位所需要的专业技能：1.有工程档案管理技能；2.优秀的公文写作能力（3）资格与证书：培训经历培训项目培训内容培训方式重要性（一般/重要/非常重要）迫切性（不迫切/一般/迫切/非常迫切）档案软件操作日常录入、查询重要一般OA录入操作日常录入、查询重要一般电脑技能

6、熟悉office办公软件操作，懂得基本的日常维护。外语水平英语4级，懂得简单的英语会话。3.2经历要求：工作经历最低时间要求（年）具有工程档案管理经验，懂得工商证照办理流程，有2年的行政管理工作经验。2年或以上3.3能力要求：能力定义选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴（根据既往工作经验填写）理解判断能力对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力4组织协调能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力4决策能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的

7、能力3开拓能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力3社会活动能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力3语言文学能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力5业务实施能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力4其他特别素质由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：工作严谨细致，做事有条理，有高度的责任心，稳重老实。