办公室文件管理制度

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1、办公室文件管理制度　　篇一：办公室档案管理制度　　办公室档案管理制度　　为加强办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。一、立卷、归档第一条各科室平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务，必须认真做好。　　第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。　　第三条立卷方法。文件的分类采用分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。　　1、分年度。将文

2、件按其形成或针对的年度分开。2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。　　3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。　　4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。　　第四条文件的组合。组合的基本作法如下：　　1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。　　2、会议文件应单独组合。　　3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。　　4、工作计划、总结等文件，一般可按科室或社团名称组合。　　5、特

3、殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。　　第五条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。　　第六条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。　　第七条归档文件案卷的要求。科室移交归档文件案卷，应符合下列要求：　　1、归档文件齐全、完整。　　2、每个案卷必须填写案卷文件目

4、录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。　　3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。　　二、档案的管理和利用　　第八条办公室按照档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。　　第九条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。　　第十条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪

5、色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。　　第十一条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。　　第十二条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。　　第十三条确保文件、材料的安全，做好保密工作。　　第十四条半年对档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。　　篇二：办公室文件管理规定　　西联钢铁物流港　　办公室文件管理规定　　第一条文件/档案，是传达贯彻上级指示、精神，请

6、示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。　　第二条文件/档案，实行统一管理；公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。　　第三条对文件/档案中涉及公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。　　第四条办公室文件/档案等级拟定为：机密文件、一般文件。机密文件打印由总经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，阅完后由起草人收回归档。文件等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。　　第五条发文的程序拟定为：拟搞、审核（文件审批表）、印发（总经办签章、印发）、签收（

7、收文部门）、存档。　　第六条收文的处理程序为：收文、分文、传送、归档。　　第七条各级领导对送来的文件要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，两天内批复。　　第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。　　第九条公司所有发文，总经办应有存档，并将文件原稿(经审核稿)连同相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。　　第十条收文由总经办统一负责；总经办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送相关部门/领导阅批；阅批完

8、毕后，由总经办转发、归档。第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。　　第十二条如因需要，对一般文件的借阅，文件管理人必须让其登记并注明借阅时间、归还时间。　　第十三条作废文稿禁止随意扔弃，须回收做妥善销毁处理。　　第十四条文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。　　第十五条发文时，落款/编号应规范、统一，拟订为：　　1、以物流港名义发文：WLG（物流港）-XX（年份）-00X（发文序号），落款：西联钢铁物流港　　2、以部门名义发文：WLG-CC（物流港-仓储部）-XX（年份）