电子文件与纸质文件管理的共存与互动

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1、电子文件与纸质文件管理的共存与互动电子文件与纸质文件管理的共存与互动摘要：电子文件和纸质文件管理的共存状态有双套制和双轨制两种类型，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同。电子文件的管理推动了纸质文件管理的改革，如文档一体化和实体管理的简化；纸质文件管理的经验和信息技术促成了电子文件管理的完善。电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，趋向是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化。关键词：电子文件纸质文件双轨制前端控制之所以说电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，是因为它与以往记录方式、记录载体的变化相

2、比有着更深刻，更广泛，更具实质性的含义和意义。历史上每一种新的记录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之，但通常没有为同一份文件制作两种对应版本的必要。而电子文件与它的早一代文件--纸质文件的关系却要复杂得多，二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。一、电子文件与纸质文件的共存状态从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世，它们的共存状态及其原因复杂多样，大体上可以归结为以下两类情形：第一类是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质

3、文件的数字化过程。纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是单位收到外来文件后立即实施数字化，使文件在现行期即有纸质和电子两种版本；二是对已经归档的纸质档案实施数字化，文件到了非现行期才有两种版本。第二类是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换也有两个时间点：一是在计算机系统中完成文件制作，或经由网络（电子邮件系统、电子公文传输系统等）传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出生效，从而使文件在现行期即有两种版本；二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝（纸质文件或／

4、和缩微件），在这种情况下，文件到了半现行或非现行期才有两种版本。根据上述情况，我们可以把纸质文件与电子文件的共存状态归结为"双套制"和"双轨制"两种类型。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为"双套归档"。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对

5、同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，其中电子文件的技术属性并无本质差别。但是，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能却有所不同。双套制是后端共存，电子文件不是"原生文件"，没有经过运行和处理，没有在现行期发生效力，没有相应的元数据，基本上可以看作是纸质文件的数字化副本，它的"文件"属性和证据力是不完整的，甚至有人认为它算不上"电子文件"。

6、而双轨制是全程共存，电子文件也是"原始文本"，生成时即具有效力，参与相关的事务处理，如果管理完善，可以有全面的元数据，是完整意义上的电子文件。二、电子文件与纸质文件管理的互动在电子文件与纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系，它们既各自独立，各自发展，又互相依存，互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。在这种关系中最富于积极意义的是二者之间的互相影响，两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能，提高自身效率

7、。（一）电子文件管理推动纸质文件管理改革自从在文件和档案领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。其中实行双轨制比起实行双套制机构变化的程度又有进展。尽管各机构的具体情况不尽相同，但还是有许多共同的表现。这种变化主要反映在以下两个方面：一是推动了文档一体化的实质性进程。档案管理提前介入文件运动的思想早已有之，但由于体制、制度等方面的原因，文档一体化的程度一直不高，仅限于一些局部措施。电子文件管理对前端控制的要求是实质性、甚至是强制性的，理想

8、的解决方案是由一个系统统管全程。即使尚未建立统一的电子文件管理系统的机构，也在现有系统中强化了前端控制，将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。由电子文件推动的这种一体化很快带动了