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1、阐述供电企业档案信息化建设中数字化加工与管理:信息化建设的关键是信息资源的共建共享与有效利用，而档案资源作为一种重要的信息资源，其规范、标准的管理与利用正逐渐受到社会各界的重视。利用计算机管理取代传统手工管理,是办公自动化和档案数字化建设发展的需要。文章从档案数字化加工及管理实际出发,对纸质档案如何进行数字化加工及管理提出了相应的对策。 关键词:档案数字化;加工;管理 档案现代化管理是国家电X公司建设“一强三优”现代化公司的基本要求,也是国家电X公 司实施“SG186”工程的重要部分。档案数字化是指利用计算机、扫描、数字摄影、数据库、多媒体、存储等高新
2、技术,把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,X络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,实现资源共享。这也是办公自动化和档案现代化建设发展的需要。 1档案管理现代化的定义及内容 档案管理现代化就是指运用现代化管理理论、思想、技术、设备、方法对档案和档案工作实行科学管理，提高工作效率和效益，以适应社会政治、经济、文化科学、技术发展对档案的需求。档案管理现代化主要包括以下内容：实现档案的标准化、规范化管理。按照国家标准对档案进行分类、组卷、著录、标引，保证归档文件齐全、完整、分类科学合理，卷内文件排序正确，检
3、索清楚便捷，以适应应用微机管理档案的需要；实现档案管理科学化、高效化和系统化；加强对档案人员的专业培训和管理，使之掌握先进的档案管理技术手段和知识，不断引入竞争机制，充分发挥档案工作人员的积极性、创造性，建立一支适应档案管理现代化要求的档案干部队伍。 2协同办公与档案管理系统的衔接为历史档案数字化提供了保障 协同办公系统与档案管理系统的建设,为做好历史档案的数字化奠定了基础。 1)档案数据加工后,转移到档案信息管理平台,档案目录进入管理系统中。 2)档案扫描后,可直接在目录下挂接电子文件。 3)在系统中对迁移的历史数据进行信息补充与完善,为用户查阅、借阅等
4、做铺垫。 4)在系统中对用户进行权限、档案类型及角色配置。 5)对迁移的数据进行项目配置,如文书档案配置年度、工程档案配置工程项目等。 6)协同办公系统中流转的文件,在基本信息填写后直接归档。 7)纸质来文可在协同办公系统中收文登记后X上流转,填写文件基本信息等数据后归档。 3历史档案数字化加工实施要求 3·1准备阶段 1)做好现存历史档案的现状分析。包括档案类型、载体形态、状态、数量等。根据档案情况 制定档案数字化方案,确定项目需求以及扫描系统的集成解决方案。 2)发挥辅助设备功能。重点从档案数字化设备配置计划的成套性、项目硬软件的集成性、数 字化
5、方案与公司档案需求的适应性等方面加以考虑,从实际需要出发长远打算,力求确保扫描仪等硬件设施的配套具有较强的支撑能力和扩展能力。 3·2实施阶段 1)档案数字化加工。形成电子文件的存储格式。国家电X公司实施的档案管理系统中设置 有:一是稿本代码,包括正式、草稿性和非正式电子文件;二是类型代码,包括底(原始)稿、附件、 发文稿签/收文单、正文;三是文件类型,如声音、数据、图像、超媒体链接、程序、文本、影像文件等。对纸质载体档案做数据化处理时,根据现行档案管理系统设置的要求选择相应的格式,使用扫描仪按页扫入计算机制成图形文件,然后根据格式要求逐一挂接到相应文件目录下的
6、档案信息化管理平台档案库中。 2)根据公司具体情况逐年推进。档案数字化受设备及档案室人手制约,档案室要根据归档 文件保管期限、档案整理规范进行数字化,尽量将部分重点档案、特色档案、利用率比较高的档案优先进行数字化处理,力争做到数字化档案的高价值和高利用率。 3)加强载体质量检查和处理。经数字化加工处理后的档案要保持原貌,并且字迹清楚不失真,纸质文件在摆放时要端正,亮度达到要求。由于查阅,造成文件有破损的须纸面处理后方可进 行扫描。 4)形成资料。为保证每个环节的正常进行和顺利衔接,需制定纸质档案数字化加工流程表, 如《纸质档案数字化加工流程记录》、《扫描图像
7、质检记录》、《目录录入及校对统计表》、《目录与图像检查对应表》等。这些登记表在数字化加工流程和加工管理过程中起到了重要的保障作用。数字化加工完成后,应及时将登记表整理、汇总、装订成册,并在此基础上详细编写数字化加工说明,包括全宗号、年代、件数、总页数、目录代号、案卷总数、电子数据容量、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等等,形成一套完整规范的资料并保存,它是档案数据有章可循的依据。 4做好文件材料双归制 文件材料双归制是保证纸质文件归档的同时必须有电子文件归档,其工作包括: 1)对有归档价值的文件,将纸质文件按要求扫描为电子文件
