大型会务工作接待活动安排.doc

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1、大型会务工作接待活动安排会前工作(1)安排议题。各级党政机关的例会、办公会都有议题。议题的安排工作有三种情况：一是领导确定题目，由会务工作人员向有关部门收集议题材料；二是领导已签批了很多议题，由会务工作人员根据轻重缓急提出安排建议供领导审定三是由会务工作人员根据一个时期的中心工作，主动向有关方面询问、收集议题，然后报领导审定。为了保证会议的质量和效率，凡是提交会议讨论的议题事先要做好充分的准备工作，否则不能列为议题。如各级政府常务会、办公会的议题，会务工作人员应审查是否具备以下几个条件：凡涉及到几个部门的，提交前主办单位应与有关部门会商，尽量取得一致意见，不一致的，要书面说明情况，并提出倾向

2、性的意见。属于工程建设、引进项目和技术措施等问题，必须请有关部门组织专家进行认真论证，拟定可行性方案。属于工作汇报，要有简要的汇报提纲。汇报内容要开门见山，突出重点，言简意赅，最多不超过20⑻字。属于政府规范性文件，事前必须提交市政府法制办审核议题确定后，要根据每个议题参会人数将相关材料打印一定份数，在会前分送与会人员阅读，以便准备意见。(1)制定会议方案。一般日常办公会不需要制定方案。组织内容和形式比较复杂或规模比较大的会议必须制定文字方案。基本内容概括起来有：组织会议的指导思想。会议名称(会标)、会议时间和期限、会议地点、参会人员范围、会议日程、会议议程、会议入场证件的印制和分发、会场布

3、置要求、主席台的设置及人员名单、会议的组织领导及其分工、安全保卫、后勤服务工作的安排、新闻报道。各种代表大会的方案中还应包括选举投票方案；各种表彰大会的方案中应增加组织发奖和领奖的内容；各种典礼的方案中要有一定的典礼仪式内容；有的会议需要举行集体摄影活动的，方案中亦应加以安排。(2)制发会议通知。会议通知内容必须具备以下几个要素，即会名、会议时间和期限、地点、会议主要内容、参加会议人员范围、入场凭证和筹办会议的联系单位、电话。会议的食宿、交通工具、需携带的文件和其它特殊要求，应视需要写入通知。会议通知发出后，还应跟踪落实，用电话与参加会议单位或人员联系，了解对方是否接到通知，能否如期出席，以

4、作出相应的安排。(3)布置会场。会场布置要根据会议内容需要而定。总的原则是讲究气氛、方便开会。会场气氛。庆祝、欢迎会，会场布置要反映出热烈的气氛；履行法定程序的会场要布置得庄严；座谈会会场要显得气氛和谐；工作会、报告会会场布置要简单朴实。主席台的设置。一般来讲，各种代表大会和其它大型会议会场设主席台，与代表席成面对面的形式。一般工作会议不设主席台。设本主席台和组织大会发言的会议需设讲台，讲台面向代表席。座位的摆放形式。要根据会议内容和人数以及会场容量而定。常见的摆法，以作报告、大会发言为主的会议，一般摆为长方形，代表席面对主席台或讲台；以讨论问题为主的会场应摆为方形、园形、蹄形，使与会人员面

5、面相对，不明显区分主次，以方便视听，形成民主气氛。会场布置还包括会场四周装饰性布置，如会标、标语口号的内容、字体和横幅颜色的选择，画像、旗帜的悬挂，花卉的摆法等。此外，会场的音响、照明、温度和通风、卫生、茶水杯盘等设施的配备，以及录音录相设备的装置，都要根据条件一一安排。主席台名次的排列和桌签的放置、话筒的摆设等，也是会场布置中的重要工作。主席台座次，以上主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，最高的排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座次，其它各排的排位可灵活掌握。座位上要摆放桌签，座次须报领导审定。(1)做好会议

6、接待的各项准备工作，包括联系住宿馆所，分配房间，安排就餐，车辆编号，指定停车地点，设置医疗点，根据与会人员到迗的时间和地点安排车辆迎接等。(2)搞好会前检查。会前检查分召开筹备碰头会和现场检查两种形式，主要是根据会议预案逐项检查落实，发现问题，及时采取措施予以解决。重要或大型会议活动，必要时还应就某个环节或局部进行演习。(二)会间工作(1)组织签到。组织好会议签到，可以及时了解到会人员情况，准确统计到会人数。一般是由会务工作人员事先准备好签到簿或签到表，参加会议人员进入会场时在上面签署自己的姓名，有的还要填写单位和职务，同时还要领取相关会议材料。(2)做好联络、协调工作。一是要及时掌握会议动

7、态，收集会议反映，供会议主持人或会议工作负责人分析、研究用；二是要安排会议值班，保证会议各项联络不中断；三是对会间发生临时变动，如调整日程、议程、议题，增加会议人员，其它特殊情况和临时动议，会务工作人员要根据情况，积极采取应急措施，做好临时调度工作。(3)作好会议记录。会议记录真实地记载了会议情况，客观地反映了会议内容和进程，是日后分析、整理有关材料，检查会议决定事项执行情况的依据和凭证，也是重要的文书档案。