档案学 浅谈文书管理信息化 魏志阳

《档案学 浅谈文书管理信息化 魏志阳》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、浅谈文书档案的信息化管理历史学院魏志阳学号2013205255摘要：文书档案管理工作是日常档案管理中的重要组成部分，随着网络信息化的普及，我国文书档案管理也面临着新的挑战，目前管理方式由传统的手工操作向着信息化管理转变，文书档案信息化管理虽然弥补了传统管理方式中很多的不足，但也有其自身的欠缺，本文通过比较了传统人工管理方式和现代信息化管理的区别，着重介绍文书管理信息化的优势及其实际操作过程中所需注意的问题。关键字：信息化应用、档案管理、问题应对文书档案不仅是一个单位过去历史的缩影，也是对现在建设情况的记录，文书档案在某些方面客观地反映着一个单位的问题处理、领导决策、基本建设、研究开发

2、等方面过程与成果。随着社会变革的深入，提高文书档案管理的水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，成为文书档案工作的新形势。一，传统文书档案管理与信息化管理1.传统文书档案管理现状目前，国内大多数单位仍采用传统的文档管理方式，对信息的采集、整理、归档等工作还是采用手工的方式，传统文书档案管理存在以下缺陷：第一，实效性差。传统的文书档案管理，借阅者必须亲自到现场，查阅文件既耗时间又耗人力，有些文档数量有限，借阅者需排队等候，大大的降低了文档使用的实效性。 第二，文件收集不太齐全。有些材料收集者根据自己的喜好，收集片面，不能满足大众化需求，借阅一个文件需要通过其他渠道，耗费时间、精力。

3、第三，管理复杂。借阅和归还都需要登记，且文书档案格式与企业公文不同，管理者需要具备相关专业知识，但是有些单位管理人员素质不高，管理队伍混乱。第四，文件易损坏。传统档案载体一般为纸质，许多珍贵的档案资料都年代久远，在借阅和管理文档的过程，不可避免的要经常翻阅和移动，这样就很容易使文档遭到破损，不利于文书档案的妥善保管。2.文书档案信息化管理随着现在计算机和网络技术的发展、文书档案信息化管理系统日渐普及，档案长期保存、高效管理和快速查询等通过电子计算机就可以进行。文书档案管理信息化具有以下列几项特点：2.1优势第一，提高办公效率。计算机具有强大的信息处理能力，加上一些便捷的办公软件，可以

4、大幅度提高一个人单位时间内的办公效率。在查询信息资料时，用户只要检索栏中输入关键词就可以查到所需资料，无需到档案管理部门去索取；在以往的档案管理工作中，档案管理人员的操作大多依赖手工，操作时也被要求资料必须收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔要规范、耐用，字迹工整、清楚；进行分类、统汁时要准确无误，结果费时，又费力。而信息化管理系统出现后，不管是文件资料的收集、整理、分类、统计、储存还是查阅等环节都变得十分方便。第二，提高了文档的使用率。由于文件在电脑中是以信息化的形式存在，借阅者不必为了一个文件亲自到访图书馆，也不必为了一个重要文件而排队等候；如需借阅纸质文档，也可以提5.1-9,

5、,services,andmakethecitymoreattractive,strengtheningpublictransportinvestment,establishedasthebackboneoftheurbanrailtransitmulti-level,multi-functionalpublictransportsystem,thusprotectingtheregionalpositionandachieve前从网上查看档案是否已被借走，何时可以归还，这样借阅起来更加方便，大大提高文书档案的阅读率。第三，提高了文件档案的稳定性。电子文件不同于纸质文件，具有形式多样

6、、容量大，何种小、操作方便，简便易行，自动分类组合，便于管理、搜索快捷、寿命长等区别于传统的纸质文件的特点。纸张的耐久性主要取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，纸张的损坏无法避免，但电子文件不同，电子文件的储存、读取目前日趋成熟，我们也可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，以及小容量的Ｕ盘、大容量的移动硬盘等。移动载体的普遍特点都是存、读写方便快捷，且储存时间较长，受外部环境影响小，不易被损坏，这就注定电子文件具有很强的稳定性，相比于纸质文件更易于储存。 第四，提高了文件的管理效率

7、。采用文件档案管理信息化后，可以减少一些操作流程的同时，也减轻了管理人员的劳动强度，避免了由于管理人员的流动造成的不适应，因为文件在电脑中采用统一的方式进行储存，间接提高文书管理操作人员的技术能力，提高整体人员的素质。第五，提高了文件的安全性。不同的文件在电脑中根据重要程度，会设置不同的保密权限，单位中不同的领导层次会获得不同的使用等级，传统的文件档案管理会提供整份材料，不利于文件的安全性。日常操作过程中，会有办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况，