高校学生档案工作存在的问题及对策

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1、高校学生档案工作存在的问题及对策2008年教育部、国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》，强调丰富高校档案内涵，倡导“大档案”理念，将学生档案纳入高校档案管理范畴，使归档范围扩容为十一大类。高校学生档案是高校学生在校学习期间所形成的原始记录，具有法律凭证作用。它将为学生毕业后应聘工作、参军政审、继续深造、为录用单位观察学生提供真实可靠的依据。同时对学生档案丰富信息的分析，还可以为高校教学、专业设置、学校管理提供信息服务和决策支持。　　一高校学生档案管理中存在的问题及其原因　　1．没有建立以高校档案馆（室）为主体、各部门配合的学生档案监管体制　　目前，大部分高校的学生档案

2、管理比较混乱，管理部门职责不明确：有的是学生处管，有的是系里管，学生的党团组织档案又是团委或组织部门管；高校学生档案有研究生档案，全日制本、专科生档案，成人教育学生和培训学员的档案，这些学生档案也是分散在各学院、系、所、部、中心等等。由于学生档案形成时间周期比较长，从入学登记到毕业要经过几年的时间，而且档案材料相对分散，形成各自为政的局面。　　2．目前高校学生档案规范的流转新机制尚未形成，没有建立健全学生档案管理办法和制度　　尚未明确高校档案管理部门与各职能部门在学生档案形成、流转和管理工作的关系与职责，从而造成学生档案收集不齐全、管理不规范、利用不及时的现状。高校学生

3、档案形成于多个职能部门，分散、内容丰富是其主要特点。高校学生档案包含了学生在校期间的各种表现及相关情况。　　主要包括：（1）新生入学通知书、新生录取名册、考生登记表、入学成绩；（2）新生报到注册表、学生登记表、学生成绩登记册；（3）助学金借贷、还贷情况材料；（4）学生升学、留级、休学、复学、退学、转学的报批材料；（5）学生思想品德评定、奖励、处分、加入党团组织材料；（6）学生毕业、分配、结业、肄业及授予学位材料等等。由于高校学生档案形成的复杂性、内容的丰富性、的分散性，又缺少强有力的、针对性的管理机制。致使目前高校学生档案管理仍处于各自为政、分散零乱的落后状态。　　3．

4、学生档案未能实施现代化管理　　目前大多数高校学生档案管理模式陈旧，仍采取传统的手工检索、人工管理和利用模式，档案从收集到整理、立卷、归档大部分都是通过手工操作来完成。计算机录入案卷的目录大都处于起步阶段，学生档案的全文录入以及多媒体数据库还是空白，现代化的计算机管理信息系统，没有真正建立起来，从而限制了高校档案馆（室）服务功能的发挥。目前不少高校是由原来大中专学校升格成立的，教育经费投入虽逐年增长，但由于高校规模不断扩大，很多高校在进行新校区建设，经费紧张，资金缺口大，对档案基础建设投入严重不足，致使高校档案工作不能适应新形势发展的需要。　　二加强高校学生档案工作的对策

5、　　1．必须要建立以学校档案部门为主体，各职能部门配合的学生档案管理体制，明确学校档案馆（室）的主体地位，以统领和监管高校的学生档案工作　　要求高校档案管理部门要积极主动介入学生档案的前端控制，高校各职能部门要确定一名兼职档案员，负责管理本部门形成的学生档案，并按规定向学生管理部门移交、归档，做到统一归口，最后由学生管理部门向学校档案馆（室）移交学生档案，这样才能有效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题，才能做到学生档案管理工作中的“形散而神不散”。　　2．进一步明确高校档案馆（室）与各职能部门在学生档案形成、流转和管理工作中的关系与职责　　实行“谁主管，谁负责；

6、谁经办，谁负责”的原则，形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作新机制。高校档案部门要依据《中华人民共和国档案法》等法律、法规赋予的职责，加强对本校各类档案工作实行监督、指导，尤其是学生档案工作是目前高校各类档案工作中的薄弱环节，档案管理部门一定要及时跟进，依法全程监督、指导。同时，要依据《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《干部档案工作条例》等规范性文件，制定本校相关的学生档案的归档范围、保管期限表、建立健全学生档案的收集、整理、移交、保管、保密、利用等一系列的业务规章制度。以确保学生档案的齐全完整、科学管理、安全保管和有效利用

7、，使高校学生档案工作更有效、扎实地开展。　　3．进一步加强档案信息化建设，加大对档案馆（室）建设资金的投入　　首先，高校档案馆（室）要建立一个电子文件管理中心，负责对高校包括学生档案在内的八类电子文件归档，安全保管和有效利用。其次，要尽快开设高校档案信息X站，打造公布档案信息、X上查询档案的服务平台。随着高校和社会的发展，学生就业、深造、参军等录用单位对学生信息的需求和查询量，也在呈不断增长之势，而这项工作现代化服务水平，目前却尚处在起步阶段，要达到高效便捷服务，必须改善和提高档案馆（室）现代化的科学设施、设备。当前大多数高校档案馆（室）