银川能源学院教学档案管理办法

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1、银川能源学院教学档案管理办法银科职发[2009]204号各系（部），各处（室）、中心：现将《银川能源学院教学档案管理办法（试行）》予以印发，望各单位认真组织传达学习，并遵照文件严格执行。银川能源学院教学档案管理办法教学档案是教学管理的重要组成部分，为加强教学档案管理工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，特制定本管理办法。一、基本原则（一）凡在教学管理和

2、教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。（二）教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、实习报告、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。（三）教学档案实行学校档案室、教务处、各系（部）、教研室分级管理。（四）教务处及各系（部）应明确一名领导分管档案工作，配备一名兼职档案员，统一管理本部门教学档案。11（五）归档的教学档案必须有参考价值和凭证作用，并应遵循其自然形成规律，保

3、证完整、系统、准确。二、岗位职责（一）分管教学工作的校领导职责1、贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入学校工作计划。2、制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案纳入教学管理之中。3、定期检查和研究教学档案工作中存在的问题。（二）教务处领导的职责1、协助档案室制定和健全有关教学档案管理制度，把教学档案管理纳入教学管理人员的岗位职责，并监督执行。2、协助档案室做好各教学单位及相关部门教学档案归档的业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。（三）各部门兼职教学档案管理人员的职责1、做好本部门教学档案的收集、分类、组卷、登记和存档工作。2、按档案

4、分类存档要求，及时向档案室或教务处移交档案。3、业务上接受学校档案室和教务处的指导和检查。（四）系（部）、教研室主任的职责1、指导和检查本单位兼职档案管理人员收集档案材料，存档或向档案室、教务处、本系（部）移交。2、督促教师向本部门整理、移交各种教学档案。三、教学档案管理（一）教学档案移交、保管与处理1、档案移交工作（1）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材11料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切等。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。（2）填写移交目录一式两份。提交人、接收人签字，注明移交时间，双方各执一份。2、各部门

5、应做好教学档案保护工作，建立档案管理和检查制度，实行专人负责，确保教学档案安全；及时修补残破档案，对字迹褪色的教学档案要及时修复或复制；在定期检查教学档案时，遇有特殊情况，应及时向部门领导汇报，及时处理。各部门档案保管人员对保存的档案，要定期检查。3、各部门兼职档案员应定期做好教学档案的处理工作，对保管期限己满的档案，可向教务处提出销毁申请。凡销毁的档案要有销毁时间记载。4、各部门兼职档案员应做好教学档案统计工作，及时统计教学档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据。（二）档案的利用与开放1、教学档案管理工作人员应熟悉各类教学档案，了解学校各项工作的需求，加强内外信

6、息的综合开发利用，发挥教学档案的信息功能，最大限度地满足使用者的需要，提高办学效益和管理水平。2、使用学校教学档案，应按规定办理使用手续(1)学校工作人员因工作需要经档案管理人员同意，可到校档案室查、借阅非保密教学档案。(2)借出档案材料，应办理签借手续，限期归还；查阅、借用教学档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借；对借出的教学档案，档案管理人员要定期催还，并负责清点、检查教学档案完好情况，发现损坏或丢失，应书面报告教务处长处理。四、教学档案整理要求（见附件1）五、教学档案归档范围和保管期限111、凡具有长远利用价值的教学档案定为“永久保存”。2、凡在较长一段时期

7、内具有利用价值的教学档案定为“长期保存”，“长期保存”的年限为15年以上直至不用。3、凡在短时期内具有利用价值的教学档案定为“短期保存”，“短期保存”年限为5年直至不用。具体归档范围及其保存年限见附件2。六、不存档的文件材料1、上级有关教学的不办文件；2、上级有关教学的未定稿文件；3、无查考利用价值的事务性、临时性文件；4、非隶属单位抄送的不需办理、无参考价值的文件；5、校内其他单位发来的无保存价值的文件；6、与校外单位交流的材料。七、学校档案室存档文件1、各级各专业人才培养计划；2、学生毕业成绩单；3、学科（专业）论证、评估、申报、审批材料；4、上级行政部门和教

8、育主管机关