银川能源学院会计档案管理制度

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1、银川能源学院会计档案管理制度银能院发[2011]23号第一章总则为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本学院实际情况，制定本办法。第二章会计档案管理部门1．会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗、防鼠等条件。2．财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第三章会计档案归档的范围1．会计凭证。包括外来的

2、和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。2．会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。3．财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。64．其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的数据、资料（如工资单、工资变动单，银行对账单、银行存款调节表、纳税申报表等）。5．财政票据存根联和普通收据存根联。第四章会计档案的整理会计年

3、度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地进行登记。1．会计凭证。（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止号码等。2．会计账簿。各种会计账簿完成年度结账后，均需整理归档保管。（1）会计账簿在年度结账后予以装订成册。（2）会计账簿在装订前，应按账簿目录所记载的账户名称，核对各个账户是否齐全，是否按顺序排列。（3）将本账页面数量填写齐全，用坚固耐磨的纸张做封面、封底

4、，装订成册。（4）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按账户目录装订的账页→会计账簿装订封底。（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。（6）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为、现金日记账、银行存款日记账、总账及明细账、辅助账。63．财务报告会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。第五章会计档案的归档保管1．会计档案在会计年度终了后，暂由财务部门保管，以后根据学院安排转交档案管理部门保管。2．会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。3．机构变动或档案管理人员调

5、动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。第六章会计档案的调阅使用1．本学院人员调阅会计档案，要经主管会计同意；上级单位调阅会计档案要有正式介绍信，并经财务负责人或学院领导批准，执法人员调阅档案要出示相关证件。2．调阅会计档案需要复印的要经本学院财务负责人同意，查阅过程中会计档案管理人员不得离开现场。调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹，不得抄录与调阅无关的内容。3．借阅的会计档案，不得拆散原卷册，更不得抽换。4．会计档案原件不得外借。也不得携带出外，特殊情况，经财务负责人批准后由财务人员携带外出。第七章各种会计档案保管期限

6、1．会计凭证保管15年。2．会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。3．会计报表保存10年，其中年度决算报表永久保存。64．财政票据保管5年。第八章会计档案的销毁1．会计档案保管期满，需要销毁时由档案保管部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管校领导和集团公司主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。2．按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，销毁清

7、册一式三份，财务部门、档案管理部门、审计部门各保存一份。第九章附则1．凡未涉及情况按国家有关规定处理。2．附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚6会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账155明细账156日记账25年现金和银行存款日记账7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告5年包括文字分析10年度财务报告(决算)永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12