管理文秘论文.doc

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1、结课论文题目：浅析如何做好会务工作班级：事管11-1姓名：学号：浅析如何做好会务工作会议作为人们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的一种通用形式，一直被机关、企事业单位所广泛利用。如何开好会、开短会，做好会务工作，是保证会议高效的前提。一名称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要就服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会务工作的关键在于会前精心准备、会中做好管理保证会后及时总结反馈。会务工作的繁简，与会议的内容、级别有一定关系。一般来说，会议越大，规格越高，内容越重要，会务工作

2、的内容就越多，难度就越大。小型会议，发个通知，确定时间、地点，做好记录即可，会务工作非常简单；某些决策性会议，人数虽少，却十分重要，必须认真对待；大型和特大型会议，会务工作内容较为繁杂，必须成立专门的会务工作组来做好组织、筹备工作。一、会务工作内容（一）、会前超前筹措，精心准备“凡事预则立，不预则废”。要想做好会务工作，必须有目标、有计划、有分析、有论证，准备充分。从某种程度上说，会务工作的成效，很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。具体应做好以下几方面的工作：1、协助领导做好会议议题的确定。议题或由领导提出，或由秘书人员收集，但必须把握一个原则，就是一定要弄清领导开会的真正意图，即要解

3、决什么问题，达到什么目的秘书人员对收集到的议题要仔细筛选，及时送交领导审核，必要时还要准备一些预备议题，以便领导选择。秘书人员要注意尽可能避免把不成熟的议题带到会议上来。2、做好会议经费预算。这包括场地费、租金费、会议用品费、讲师培训费、设备使用费、资料费、住宿费、餐费及交通费等，做会议经费预算既要本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，又要有一定的弹性，注意留有余地。3、做好会议议程、日程的制订。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列；会议日程是会议议程在时间上的具体安排，一般采用表格式将各项议程分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单元，让与会者一目了然。下面是一个会议的日

4、程安排表：5月14日预备会议5月15日正式会议5月16日会议结束该日程安排表违反了会议日程的制定方针，即把与参会者有关的需配合的事项以会务手册的形式准确无误地事先告之参会者，因而它的制订不能算是成功。在会议议程、日程的安排上，一定要做到明确、具体、准确、无误。可对上面这个会议日程加以完善，就会形成下面的日程：5月14日下午13:30与会人员报到信息报告大厅晚上18:00报到人员统一用餐沁芳园5月15日上午8:30正式会议信息报告大厅中午12:00全体人员午餐沁芳园下午16:30全体参会人员集体活动俱乐部5月16日上午8:30会议总结信息报告大厅上午10:30集体合影阳光大厅修改之后的议程更加清

5、楚明确，也更便于与会人员做好参会准备。4、做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员，不要动辄请上一堆“名人”，根本不考虑会议的议题与这些人有无关系，这样做除了给会议主办方与会议组织者、服务人员增加会务负担外，什么作用也起不到。5、做好会议通知的发送。按照确定的参会人员范围拟定参会人员名单，做到应参加者不漏，不应参加者不发通知。发送会议通知时，一定要细致，落实到位，可以把参加人、会议时间、会议地点及注意事项预先打在一张通知单上，提前按参会人员范围通知至相关单位与个人，如遇特殊情况不能通知至本人，秘书人员一定要明确具体转达人员，必要时要再次通知，以确保每位参会人员都能按时与

6、会。6、做好会议材料的准备。一般要准备好两方面材料：一是做好参会领导讲话稿、总结材料、会议报告等主旨文件材料的起草工作，二是做好会议文件材料的复制及分装工作。秘书人员需要注意的是，在拟写领导讲话、报告等材料时一定要打提前量，给领导留出足够的修改、熟悉及审稿时间，以免领导仓促上阵，言词漏洞百出。在复印分装会议材料时，工作人员要做好分工，避免分工不清，导致材料袋中的材料有的多好几份，有的少一两份。7、做好会场管理。这主要包括会场的布置及会议用品的准备、会议设备的调试等工作。会场的布置，包括主席台的布置，与会人员座次席的安排以及为烘托渲染气氛所做的会场装饰，具体依会议性质及会议要求而定。会场布置以简

7、单、大方、热烈、烘托主题、节俭为宗旨；会场用品的准备一般包括会议必备用品（文具用品、桌椅、台布、茶具，扩音、照明、照相、录像通讯设备等）的准备及会议特殊用品的准备。专业性会议还需准备特定的会场用品，如选举会议所需的投票箱、选票，表彰会所需的奖品及领奖时播放的乐曲，展示性会议所需的幻灯机、投影仪，谈判性会议需准备的签字笔等。这些必备用品及会议的特殊用品须提前送到会场，指定专人负责保管。会议用品可适当