《归档文件整理规则》操作指南

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1、《归档文件整理规则》操作指南2000年12月26日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法，“立卷”、“立卷归档”这些词，将被“归档文件整理”所代替，归档文件整理相比于过去运用“六个特征”的立卷方法，既简化了整理程序，具有较大的灵活性，又兼顾了计算机管理和手工管理两种管理方式，具有较普遍的适用性。一、归档文件整理的组织《归档文件整理规则》将归档文件整理概括为“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。而为使归档文件整理工作能顺利开展并保证工作质量，

2、各机关必须建立健全相应的规章制度，这些制度主要是《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《不归档文件管理处置办法》。1、《文件材料整理及归档办法》—39—建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求，在制订时应具体包括以下内容：（1）明确整理工作的环节。在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。（2）明确全宗及分类方案。在文件归档前，应确定分类方法和分类方案。某些情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公、机关所属单位繁多等，还应确立立档单位和全宗。已确定

3、的立档单位和分类方案应体现在制度中。（3）确定整理方法。依据《规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。注意细化的要求不能与《规则》的规定及同级地方档案行政管理部门的要求相违背。（4）对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、案件、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。—39—（5）限定归档的时间和质量要求。如果整理的环节设在各部门，在本规定中就必须限定各部门将归档文件整理完毕后，向档案部门归档的具体时间。一般机关应在下一年度的第一季度内完成整理

4、归档工作。此外还应对向档案部门移交的归档文件的整理质量，以及目录数量、移交手续等加以规定。　　现将山东省农业厅以机关名义正式印发的《山东省农业厅机关文书材料整理归档办法》的文件材料整理归档办法例举如下，供参考。山东省农业厅文书材料整理归档办法为了实现文书材料的科学管理，现根据国家有关规定，结合本厅实际情况，特制定本办法。一、归档范围凡本机关在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容：一是本机关形成的文件；二是上级机关颁发的文件；三是下级机关上报的文件；四是同级机关和不相隶属机关抄送的文件。具体请

5、参照《山东省农业厅文书档案分类方案》和《文件材料保管期限表》。—39—二、归档文件整理分工1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。2、厅长办公会议记录、纪要；省委、省政府文件凡涉及本厅人事任免的；厅属各单位以厅名义形成的厅发文件；本厅机关组织沿革、机关大事记；人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；传真电报、《农业农村工作情况》等材料，由档案室负责整理。3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案室，由档案室整理归档。4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档案室整理；以厅名义召开的专业性会议文件，由主

6、办单位整理。5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根；干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。—39—8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档。9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。三、归档文件整理的方法和质量要求l、文件材料整理的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之

7、间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2、本厅档案采用保管期限一年度一组织机构分类法。组织机构指本厅各处、室、站、公司等内设机构。各处室形成的文件应区分保管期限、年度集中排放在一起。3、归档文件应准确判断保管期限。本厅档案保管期限分两种，即永久、定期。各单位应依照《山东省农业厅文件材料保管期限表》准确判断每份文件的保管期限，并将保管期限用铅笔写在文件左上方。4、加盖档号章。归档文件应按分类方