【归档文件整理规则解读】归档文件整理规则

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1、【归档文件整理规则解读】归档文件整理规则《归档文件整理规则》实施细则2004-4-517:42:001范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。2定义本细则采用下列定义。2．1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2．2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2．3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、

2、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。原件与复制件为一件。转发文与被转发文作为一件。报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。会议记录应以每次会议为一件。3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4质量要求4．1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、

3、复制要在保持原貌的前提下进行。4．2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5整理方法5．1装订归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。装订时以文件的左侧为装订边。保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。5．2分类归档文件的分类采用年度——机构(问题)

4、——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5．2．1按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度处理案件形成的文件归入结案年；跨年度办理的文件归入办结年。某项工作时间跨度比较长，形成的文件材料多，也可以分年度归档。几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

5、5．2．2按保管期限分类文件按划定的保管期限分类。5．2．3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。会议由几个机构承办的，可选择一个主要的承办机构进行归档。5．3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由进行排列。分类方案的最低一级类目是指“保管期限”。同一事由内的归档文件，可按文件形成的时间或重要程度进行排列。不同事由的归档文件排列：已采用计算机管理档案的单位，可按不同事由形成时间的先后顺序依次排列；未采用计算机管理档案的单位，应按事由具有的共同属性分别集中排列，以便于手工检索。同一保管期限内的会议文

6、件、统计报表等成套性文件可集中排列。由于特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。5．4编号归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章(见图A1。图示中“*”号栏为选择项，以下同)并填写相关内容。归档章的加盖时间：各单位应在文件尚未流转、办理前，由文书部门加盖。归档章中的全宗号可直接刻在归档章上。此外，也可将收文章与归档章合二为一。归挡章的颜色为红色，填写归档章时应严格按照项目顺序并使用符合档案保护要求的字迹材

7、料。5．4．1全宗号：档案馆给立档单位编制的全宗代号：5．4．2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年：如1978。5．4．3保管期限：归档文件保管期限的简称“永、长、短”。5．4．4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号由各立档单位编制，编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，有几个类目编几个流水号。馆编件号在档案移交进馆时按照进馆要求标注。5．4．5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。5．5编目归档文件应依据分类方案和

8、室编件号顺序编制归档文件目录。5．5．1归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对发文进行编目。归档文件目