加强高校基建档案管理的几点认识

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1、加强高校基建档案管理的几点认识广东省东莞市长安文化站523850摘要：科技档案是人们在日常生产和自然科学研宄工作中科技成果的真实记录与反映，是开展各种科研活动不可缺少的重要环节，笔者结合自己的工作实践，对我国科技档案管理工作的发展、现状谈几点自己的想法。关键词：科技档案；现代化管理；发展0前言随着我国高等教育的快速发展，招牛.规模的不断扩大，高校原有的基木建设、基础设施已远不能满足教学科研的需要，每年新增的基建项目越来越多，基建档案的管理工作也因此暴露出了一些问题。下面笔者结合工作实践，对加强高校基建档案管理，谈几点自己的认识。1高校

2、基建档案管理存在的问题1.1基建档案立卷部门档案意识淡薄。目前，高校对基建档案的管理，还没有做到标准化、规范化、制度化，基建部门对档案工作的认识还远远不够，某些领导档案意识淡薄，存在着“重建设，轻档案”的思想。在实际工作中，往往是“就地取材”，忽视了对基建资料的纸张大小、书写规范等方面的要求，也没有制定严格的登记制度，导致基建资料参差不齐，容易造成资料散失。1.2基建档案的收集工作存在一定难度。基建档案的收集工作是基建档案质量的重要保证。一个基建项目从酝酿、决策、设计、施工到建设投入使用及维护或扩建，它的基建档案会牵扯到很多方面，并且

3、这些方面乂环环相扣、联系紧密，从涉及面的广度上来说，给基建档案的收集工作造成一定难度。另外，设计、施工、监理等单位负责文件收集的工作人员，也缺少专门的档案知识教育，所以在平时的文件积累过程中也会出现一些问题，这也给基建档案的收集工作增添了许多麻烦。1.3基建档案管理缺少专职人员。由于高校的档案专职人员严重不足，各高校档案馆工作人员一般都不直接参与工程项0的各个阶段，而只是被动接收学校基建部门所移交的工程项0档案，基建部门的技术员就充当了兼职档案员的角色。但是，他们中的多数人对档案知识和技能不熟悉，未接受过培训或仅冇几天的短期培训。而基

4、建档案具冇综合性、专业性、成套性等特点，加之没有相关的工作计划、考核标准，兼职档案员又承担着繁杂的工作，没奋吋间和精力兼顾档案工作，对基建档案的收集和整理就显得力不从心。2做好高校基建档案管理的几点措施2.1强化档案意识，提升人员素质。领导对档案工作的重视程度，是强化档案意识的关键。学校领导要高度重视基建档案工作，要把基建档案工作放在跟工程质量同等重要的位置上，在人员、经费、设施上给予大力支持。基建部门领导应该主动与档案馆取得联系，请档案馆的专业人员对本部门负责档案的工作人员进行系统的档案知识培训。还应该对档案收集工作中不负责任的做法

5、及吋予以纠正，不断强化管理意识和服务意识。档案管理人员应主动学习业务知识，更新观念，以迎接新的挑战。同时，还应培养自己的敬业精神，主动收集档案信总，优化案卷质量，编制必要的检索工具，真正提高档案工作的管理水平。2.2规范档案资料，保证档案质量。基建档案的完整、准确、系统是工程质量管理的重要内容，也是保障项0建设、使用维修和科学管理的依据。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，就应该制定有力的措施，从交接手续、分类整理、重要文件备份等细小环节着手，严格规定归档材料的要求。对纸张大小不统一、文件资料任意涂改、字迹模糊不清、盖章不全等

6、现象，必须坚决要求及时更换。对甲乙双方各种往来通知、报告的送达要履行严格的交接手续，在文件资料交接记录上应明确设置材料标题、送达人、签收人、具体日期等内容。基建工程中往往会有许多变更内容，奋的需要根据实际情况与施工单位重新商议计价方法，奋的是工程量变增的测量结果，对于这些重要的资料或会议纪要，基建部门一定要注意备份。另外，在基建资料收集过程中，一定要条理清楚，注意分类整理、按件组卷。这样不仅方便利用，而II还不需要像原来那样把装订好的案卷拆开。哪些属于甲供材料，哪些属于工程内容变更后的材料补差，整理得越详细，基建档案的质量也就越能得到

7、保证。2.3加强同步管理，做好跟踪收集。根据国家档案局、国家计委的规定，基建项0的档案资料要与项0建设进程同步。项0申请立项吋，应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，应完成文件材料的归档和验收工作。在整个基建项目建档过程中，基建工程单位要处于主动地位，由兼职档案员负责做好基建档案的牵头组织工作，经常深入现场同施工单位进行归档工作的技术交底，跟踪监督检查，及时解决归档工作中存在的具体问题。要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。“

8、同步”和“跟踪”的关键是要腿勤、手勤，档案人员应克服困难，力求做到对工程项0流程了如指掌，一定要不怕麻烦，对每个应归档的资料做到及吋收集信息、及时整理、及吋归位,千万不能随手搁置、到处乱放，没有一个固定的位置。2.4明确