浅析高职院校档案信息化建设

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1、浅析高职院校档案信息化建设【】档案是高职院校发展中的重要因素，而在信息化时代的今天，高职院校的档案管理工作也必须积极的建立起信息化模式，这样才能够更好的适应于社会的需求，也才能够提高高职院校档案管理工作的质量、效率。本文以高职院校档案信息化建设中存在的问题作为切入点，简单的探讨加强高职院校档案信息化建设的措施。　　【关键词】高职院校；档案；信息化；建设　　　　高职院校的档案指的是高职院校在教学活动、科研活动、党政管理活动以及其他活动中所直接形成的对于自身院校以及社会具有保存价值的文字、图表以及声像等等记录。由

2、此可以看出，高职院校档案是院校生存、发展的重要内容，也是院校发展历史的缩影，正是因为这样，高职院校必须积极的强化自身的档案工作，这样才能够不断的促进工作质量、效率的提高，也才能够反过来以档案促进自身院校的发展。就我国高职院校档案工作的现状来说，尽管已经逐渐的开启了信息化建设，但仍然存在着各种各样的问题，直接或间接的影响到了高职院校档案信息化建设的实现，从而阻碍了高职院校的发展道路。所以高职院校必须从源头上认识到自身档案信息化建设中所存在的问题，进而结合自身院校的发展实际，探索出更加科学、更加合理以及更加适应的

3、发展措施，这样才能够真正的做好档案信息化建设工作，也才能够实现预期的建设目标。　　一、高职院校档案信息化建设中存在的问题　　（一）基础设施比较落后　　基础设施的完善，是确保工作顺利开展的基础条件，但是，就我国高职院校档案信息化管理的现状来看，基础设施比较落后是一个非常普遍的现象，具体体现在以下两点：第一，绝大多数的档案没有切实的以计算机来实施记录、保管，而仍然采用传统的纸张，既没有体现出档案的信息化，也没有充分的发挥出信息化的作用；第二，计算机所保管的高职院校档案仅仅只是局限于内部，并没有真正的实现资源共享，

4、也没有形成功能齐全的、性能可靠的信息管理系统。　　（二）工作人员能力不够　　工作人员是档案工作的直接操，而工作人员自身的能力高低则又直接的影响到档案工作的质量以及效率，就高职院校档案信息化建设的现状来看，其工作人员存在的问题包括了以下几点：第一，工作人员结构难以满足高职院校信息化建设的需求；第二，工作人员的意识没有及时的跟上档案信息化建设的步骤；第三，工作人员自身的专业能力不能够适应档案信息化的建设；第四，工作人员缺乏必要的信息素养以及开发档案信息化建设的能力。　　（三）信息意识比较差　　意识是推动工作的先决

5、条件，只有建立了良好的意识，才能够真正的推动高职院校档案信息化的建设，尽管高职院校档案管理部门已经从根本上形成了一定的现代意识、信息意识，但照目前的发展现状来看，这种意识仍然存在着局限性，因为已有的意识并没有成功的推动工作的开展，反而将档案信息化的建设推入形式与实际的缺陷当中，从而造成了档案信息化建设工作流于形式的现象，既不利于工作的继续发展，由不利于高职院校档案工作的进步。　　二、加强高职院校档案信息化建设的措施　　（一）更新档案信息化建设意识　　正如上述所说，意识是决定后续工作的先决条件，而高职院校要想真

6、正的促进自身档案信息化的建设，就必须积极的、及时的更新自身的档案信息化建设意识，这样才能够确保意识的科学性、前沿性，也才能够推动工作的顺利开展。具体的实施措施包括了以下几点：第一，大力的借鉴其他机构档案信息化建设的成功经验，以完善自身院校的建设结构、引导建设的方向；第二，高职院校在发展档案信息化建设的过程中，必须积极的结合自身院校的实际特点，这样才能够确保意识与实际的连接性，也才能够形成可行的有效意识；第三，必须积极的根据社会变化更新自身的建设意识，因为社会是一个动态的环境，而只有不断的更新、不断的加强，才能

7、够真正的确保意识的科学性、合理性。　　（二）加强档案队伍的建设　　实施档案工作的工作人员，是整个高职院校档案信息化建设的直接执行者、贯彻者、操，而只有不断的加强对档案队伍的建设，才能够不断的提高工作人员的意识、能力，最终以人促进工作的开展。具体的实施措施包括了以下几点：第一，建立适合的、科学的以及合理的激励机制，这样才能够充分的调动工作人员的工作积极性、主动型，使之能够不断的提高自身的能力，满足工作发展的需求；第二，积极的加强档案工作人员的上岗培训，而通过岗位的培训、技能的训练，使工作人员能够更加的了解以及掌

8、握现代化的管理基本知识，从而能够熟练的操作、灵活的使用信息化档案管理软件；第三，加强在职人员的教育培训，通过继续教育、专题培训、专题讲座、专题研讨等形式提高其信息化管理水平，培养一批档案信息化管理型人才，充分发挥档案信息化管理人员的纽带辐射作用。　　（三）增加信息化建设的经费投入　　信息化的基础建设，是促进高职院校档案信息化建设的基础条件，更是不断完善档案信息化工作环境的必要途径，只有做好了基础，才