对高职院校档案信息化建设的剖析

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1、对高职院校档案信息化建设的剖析【摘要】本文说明了新经济形式下高职院校档案信息化建设的必然性，分析了高职院校档案信息化建面临的问题，提出高职院校档案信息化建设的设想。【关键词】高职院校档案信息化建设一、档案信息化建设的必然性随着科技信息的日益全球化以及就业的压力，高职院校在整个国民经济发展中占所占的地位日益提高。众所周知，高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是学校发展历史的缩影和真实写照。也是衡量一所学校管理水平高低的因素有之一，其价值越来越被社会所认同，其服

2、务领域也由原来的高校内部逐步扩展到社会诸多领域。例如南京大学档案馆就是一个成功的案例。首先，高职院校档案信息化建设是高校教育深化改革的需要。近年来，各高职院校不断合并重组，深化教育教学改革，新的办学模式不断涌现，对档案信息资源利用的速度和效率的需要越来越高。如果还沿袭传统的档案管理方式，势必会滞后于高校工作的发展需要。其次，高职院校利用者利用的内容拓宽了，要求也提高了。不仅仅是查阅大量的纸质档案文件，更要求档案工作者提供各种形式的专题服务。例如毕业生选导师时，不仅要求要查询所选导师的论文专着，还要求要查询该导师参与的科研项目以及学术报告的视频等。最

3、后，传统的档案管理服务手段已跟不上网络技术的发展和电子政务普及。档案人员要管好档案，就要提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，可有效避免出现电子档案文件管理的“时空黑洞”。二、高职院校档案信息化建设面临的问题由于高职院校绝大多数都是由过去的中等专业学校升格而成，大多数高职院校档案室规模小，起步晚，投入少，技术设备落后。总体的信息资源建设状况尚存在以下问题：（一）多数高职院校领导对于档案信息化建设的重要性、紧迫性，缺乏认识。档案管理工作停留在建档、管档上，没把档案信息作为一种资源来认识和利用。导致其不能发挥应有的作用。

4、再加上有关部门参与意识薄弱，在档案资料的收集、利用等方面未能得到应有的理解和支持。更提不上对档案信息化建设进行全面、深入的思考和研究。（二）开发和利用的方式和手段落后。当前，许多高职院校已对本室档案实行计算机管理，初步实现了在电子文件统一归档。但都未作为档案进行系统化的处理，而且缺乏统一的规范、标准的管理软件和完善的管理制度，造成了这些宝贵资源的散失。由于当前电子文件的保密、保真技术尚未成熟，档案信息不能联网。提供档案利用的方式大部分还以手工操作为主，计算机操作为辅。不能实现档案目录网络管理与档案信息网络化管理共享信息资源的要求。如果档案积累的时间

5、比较长，将产生大量的文件和数据，这给档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。（三）高职院校中普遍存在专职档案人员少的问题。档案日常管理工作繁琐，一个人要身兼数职，工作无法细分。高职院校档案工作人员要么毕业于非档案管理专业，多数是半路出家的，缺乏档案管理基础理论知识，要么档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识。档案工作部门甚至成为接收富余人员的机构，造成档案工作人员专业结构不合理，整个档案队伍素质普遍偏低。再加上一些具有高级职称的档案管理者面临退休，高职院校又缺乏对于档案管理人员继续教育的措施。这都意味着档案事业的发展不适应信息社会发展的

6、需求。三、高职院校档案信息化建设的设想第一，作为高职院校的档案管理者应站在学校改革与发展的高度，不断更新管理观念。把档案作为重要的信息资源来看待，有效地提高档案资源的利用率，提供对外宣传等信息保障。更大地发挥档案信息化的作用，为学校可持续发展创造奠基。第二，建立—套科学、合理的档案工作管理制度，让工作人员心情舒畅，自觉地去履行岗位职责。档案部门应明确电子文件归档的时间、范围、建立一个大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准。才能保证档案信息资源共享。著录时使每一项数据项与事物形成映射关系。开发利用时，要健全电子文件的使用和管理记录。电子档案形

7、成后，制定保密和备份制度，使电子文件尽可能地处在安全保密状态。第三，加强档案管理队伍建设。高职院校现有的档案队伍大多知识结构单一。档案信息化建设的人员必须是既具备档案管理方面的知识，又掌握计算机、信息管理、网络技术的人才。重视提高档案管理人员的学历层次，年龄结构的优化，不断补充青年档案管理人员来充实队伍。第四，充分利用校园网，收集整理档案信息，建立电子档案管理数据库。把档案软件管理系统接入学校的校园网，实现档案查询和检索自动化。鼓励各部门以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，如照片、录音、录像、文字等。利用网页制作技术，在校园网上开辟档案信

8、息站点。第五、高职院校与其他高校不同就在于专业设置，具有行业特色，注重高等技术应用型人才的培养。鉴于此应加快建立本校重点专