浅析人事档案信息化管理

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1、浅析人事档案信息化管理【】：文章简单介绍了人事档案信息化管理的概念、意义、目的和原则，提出了加强档案信息化管理的措施。　　【关键词】：人事档案；信息化；管理　　　　引言　　档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略，对档案部门提出了新的任务，也为档案部门信息管理的创新提供了难得的发展机遇。人事档案管理也应抓住这一机遇，实施由传统管理到信息化管理的转变，充分发挥人事档案信息的作用。　　1档案信息化的概念　　所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部

2、门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。目前的信息技术已经能够很好地运用计算机X络、数据库的开发来处理现实的信息资源。档案信息化工作就是利用信息技术手段来实现馆藏各类档案的数字化、X络化、电子文档管理一体化及档案信息提供利用X络化。　　2人

3、事档案信息化管理的意义　　2．1信息化建设是信息社会的要求，也是人事档案信息社会化的需要。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益显现出来。满足群众需求，为社会服务，既是档案工作的出发点，又是档案工作的目的，加快档案信息化建设，是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展的需要，也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。　　2．2信息共享，为社会提供全方位的人事信息，提高劳动效率与工作质量。人事档案管理多媒体信息X络系统提供了人事管理过程中所需要的全方位的人事信息。我们不但可以快速准确地获取人事的自然情况、

4、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询人事诸如工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解人事全方位的综合信息。可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解人事的传统方式。通过X络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。　　3人事档案信息管理的目的　　人事档案信息化管理以提供利用为目的，还体现在要通过信息维护，及时更新档案中变化的信息数据，使人事档案信息与原档案材料保持一致，从而达到人事档案信息管理始终处在一个动态管理之中，让人事档案由传统的手工管理向信息化方向转换，这是对人事档案信息管理的基本要

5、求。也只有这样，才能使人事档案信息在激励人才和人力资源组织管理与开发中发挥更大作用，真正服务于人事管理工作。　　4人事档案信息化应遵循的三大原则　　规范性原则：制定和实施人事档案工作标准和规范，是人事档案工作信息化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。　　安全性原则：随着数字化、X络化、信息化建设的不断深入

6、，X络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强X络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证人事档案信息的安全性。　　效益性原则：人事档案信息化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础。分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就

7、是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。　　5加强人事档案信息化管理的措施　　《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用。保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域X络，建立全国档案信息X络，并入国家信息X。实现馆藏档案数字化、传输X络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。　　

8、5．1加强基础设施建设　　电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认