医学院校人事档案信息化管理浅析

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1、医学院校人事档案信息化管理浅析医学院校人事档案信息化管理浅析1.医学院校人事档案管理的特点及实现信息化的重要性　　人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和调配等人事工作中的记录材料，记载了个人在不同时期、不同阶段的发展历程，客观记录和反应了个人成长经历、家庭基本情况、社会关系及个人德、能、勤、绩等各方面的材料。高校人事档案是人事部门对教职工管理的重要凭证和开展各项工作的基础，高校对教职工的考核、调动、人才的选拔等重要人事活动都要以人事档案为基础。高校人事档案对高校的师资队伍建设、教学科研

2、人才选拔、党政管理都有着重大作用。高校人事档案信息化管理就是将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中来，实现高校人事档案信息的综合管理和利用，提高人事档案的管理水平和效率，为高校培养、选拔人才、建立人才信息库提供数据基础。然而医学院校的人事档案管理有着其特殊性，表现在：一般高校只是单纯由院系组成，人员主要是教职员工；医学院校不仅是由院系组成，还有附属医院、教学医院，教职工不仅承担各院系的教学工作，还承担各附属医院、教学医院的医疗工作，其人事档案有着人员众多、分布广泛、专业性等特点。医学院校的人事档案实

3、现信息化管理不仅对学校科研、教学人才的建设、人才库信息资源的利用、共享有着极其重要的意义，对附属医院、教学医院医疗人才的梯队建设、医疗科研人才的选拔也有着重要的意义。　　2.医学院校人事档案实现信息化存在的困难　　信息化作为当今社会的大趋势，它对人事档案管理工作提出了新的要求，需要档案管理工作者利用先进的科学技术和新的管理方法，提高人事档案管理工作的效率和档案信息的利用率，更好地为学校的人事工作服务。然而，大多数医学院校对人事档案的管理还处于传统的管理模式，基本上还采用原始的手工方式，局限于纸质档案的建立和保管层面

4、，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的信息化。人事档案管理人员的计算机仅限于统计档案数目和打印档案目录，无法对人事档案内记录的重要信息进行录入、存储和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类和统计，信息化管理水平较低。这也直接导致了大量涉及人事的数据统计工作只能依靠手工完成，造成了反复劳动和人力资源的极大浪费。医学院校的人事档案管理工作更有其特殊性，本文由.L.收集整理院校本部和附属医院、教学医院人数庞大，分布分散，要实现信息化存在的困难众多，例如：　　2.1人事档案管理模式落

5、后　　一些医学院校对人事档案的管理还处在传统的手工保管模式，跟不上信息化时代的发展。虽然学校对档案部门配备了计算机，但档案部门对计算机的应用尚处在初步阶段，甚至只限于简单的利用EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数的统计等，缺乏使用档案信息软件对人事档案信息进行录入和人事档案资源利用。在这种落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，导致人事档案信息储存少或几乎没有，从而大大影响了信息资源的利用，影响了工作效率。尤其是医学院校这种比一般院校要人数庞大、分布分散的特殊院校来说，这种传统的管理模式已不能适应学校快速发

6、展的需要。　　2.2人员配备、软硬件设施投入不够　　实现人事档案信息化管理是一项繁重的工作任务，需要通过档案部门工作人员的不懈努力。但目前的情况是，大多数院校的人事档案部门都存在人员配备不足的情况。虽然配有专门的部门或者专人，但对应庞大的档案数，配备的人员严重不足；并且人事档案信息化管理对档案管理人员的要求更高，不仅要求管理人员不仅精通档案管理业务，也要求掌握现代信息技术，利用计算机等现代化设备对人事档案进行信息化管理。同时，人事档案部门的计算机、打印机等硬件设备落后，并且缺乏扫描仪、微缩设备等这类档案信息化必备的

7、硬件设施。实用的档案信息系统软件的开发和利用更为缺乏，无法实现对人事档案管理的信息化和资源的利用。　　2.3对档案信息资源的利用不够　　要实现人事档案信息化管理其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对教职工在教学科研工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为学校人事档案工作提供即时、高效的服务。只有实现了人事档案资源的共享，才能提高人事档案管理和利用效率。但目前人事档案管理部门对档案信息的管理只停留在使用简单的EXCLE表格等办公软件对各下级单

8、位档案数、人员数的统计等，缺乏档案信息软件对信息进行录入，对人事档案资源的利用仅限于查询各下属单位的档案数、人员基本情况等信息，利用率太低，无法实现对人事工作提供信息化的基础数据支持。　　3.医学院校人事档案实现信息化的途径及办法　　3.1转变管理模式，提高人事档案信息化管理的现代化意识　　要实现人事档案信息化管理的目标，必须转变当前传统的管理模式，摆脱陈旧