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时间:2018-10-22
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1、新时期企业档案管理探讨:本文探讨了现阶段企业在档案管理过程中所存在的问题,并从提高档案管理工作的认知程度、建立科学的档案管理体系、加强对电子文件的管理、加强对硬件设施的维护、加强对信用档案管理人才的培养等五个方面提出了对策。 关键词:档案管理、管理体系、管理人才 heneanagement QiuBaixia ZhongshanCityXiaolanToanagementproblems,andbyraisingaanagementanagementsystem,strengthenthemanagementofelectronicdocumentstoenhan
2、cethemaintenanceofhardanagementtalentsinfiveareasproposedcountermeasures. Keyanagement,managementsystem,managementpersonnel 企业档案与企业的生产、管理、统计和决策等各项活动都有着极其紧密的联系,企业档案的重要性主要体现在:一是通过档案分析,企业能够了解自身的经营状况,定位战略目标,使决策更具科学性;二是通过档案管理,能够比较系统、全面的掌握国家的相关方针、决策以及具体的法律规定,为企业的决策提供依据;三是企业档案对现有的决策具有借鉴意义,能够
3、摆正企业的位置,总结经验,提高企业管理决策的成功机率。所以企业档案既是管理的工具,又是战略资源。 一、企业档案管理存在的问题 1、企业对档案的利用率很低 企业的档案管理工作有着重要意义,它对企业部门活动都有辅助作用,合理有效的运用档案统计的信息资源,能够为企业带来极大的经济效益。对档案的重视程度,决定了企业档案工作的开展,档案工作到位与否,从一个侧面能反映出一个企业的整体素质。但是大多数企业将档案建立以后,便少有查阅,仅仅是为了完成上级所布置的任务,对档案价值的挖掘、探索缺乏认识,所以企业对档案的利用率很低。 2、企业档案管理的制度不健全 企业有一个严格的制度,
4、员工才能按照规章办事,档案管理工作才能更规范、更标准。但是在实际管理工作过程中,档案的搜集、整理、保管、借阅等制度很不健全。有的企业虽然建立了制度,但仅仅流于形式,没有真正的贯彻执行。 3、企业投入的经费不足,设备老化 作为一切工作的基础,财力和物力是企业档案管理不可缺少的,没有这一基础,档案工作无从谈起。随着现代信息技术的发展,计算机X络技术应用于企业管理的诸多环节之中,管理水平在不断的进步。但是只有少数的企业利用计算机X络技术进行档案管理,多数还是采用手工整理。信息量小,检索进来也比较困难,利用和开发的价值不高。企业的档案室建设不规范,档案柜也老化,保密性大大降低
5、,保管条件也极其简陋。 4、档案管理人员专业素质不高 档案管理人员的素质对档案工作质量有决定作用,档案管理人员既要有很高的业务素质,又要有强烈的责任心,还要有踏实肯干的实干精神和科学严谨的工作态度。但是当前档案管理人员的综合素质还不是很高,在业务水平、文化程度、专业素质上都有很大的差距,与时代发展脱节。这已经不能适应新形势下,企业档案管理的需要,如果企业想要提高档案的管理水平,必须把提高管理人员的素质放在第一位。 二、新时期如何加强企业档案管理 1、提高对档案管理工作的认知程度,特别是提高企业管理者对档案管理工作的重视程度。在企业中,管理者是否认识到了档案管理对企
6、业发展的重要作用,是直接影响该企业档案管理的水平。企业管理者必须加强档案管理的意识,并对本公司档案工作有一个全面的了解,并已经将档案工作纳入企业战略和目标管理之内,让企业各个部门的相关负责人都有一个合理的认识,企业的档案管理工作才能向着规范化、合理化的方向发展。 2、建立科学的档案管理体系,强化档案管理工作的责任。规范档案的管理机制,完善档案的管理制度,是档案管理的重中之重。随着现代信息技术的飞速发展,档案管理的科技含量和管理水平在不断提高,所以有必要建立一个能与之相适应的管理体系,将各个部门、不同用途的档案进行统一的管理,让档案管理能与企业决策、管理同步发展。 3、
7、加强对电子文件的管理。一是将部分传统的以纸质文件资料转变成电子文档的形式,这样数据生成以后,马上会贮存在企业的数据库之中,被档案管理人员和其它部门技术人员所共享,能够让信息在企业内部流通更畅通。二是在企业的管理活动中,电子文件比传统纸质文件更方便,快捷,失误率低,而工作效率会大大提高,电子绘图会比手工绘制有更大的优势,它的设计、修改、查询比手工更方便、更准确。三是企业传统的档案分类方法被打破,如声像档案、人事档案、技术档案等等,可以被企业的信息集成系统分成几个管理模块和流程。一份档案信息可以被几个管理系统所分享,计算机可以依照
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