青岛国际会展中心档期申请流程

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1、·青岛国际会展中心青岛国际会展中心档期申请流程为加强在青岛国际会展中心举办的展览、会议、活动场地使用的计划性，提高展馆服务质量，制定青岛国际会展中心档期申请流程。档期申请分为『年度场地申请』与『临时场地申请』两类，申请流程说明如下：一、年度场地申请流程适用范围：举办单位于项目举办前一年度提出的场地申请（一般指展览及大型会议）。年度租赁申请须在展览馆发出公告后方可申请。Step1＞6月中旬发布场地申请公告Step2＞7月1日前接受全年场地申请按照公告要求，填写《场地租赁申请表》（附件一），提交相关材料、文件（附件二）Step3＞8月中下旬公布上半年档期申请情况公布上半年档期

2、申请情况，并公布空余档期公布下半年档期申请情况，并公布空余档期Step4＞10月中旬公布下半年档期申请情况Step5＞12月中旬全年展会计划公告根据《展览项目管理暂行办法》、《展会合同履行情况反馈表》(附件四)确认最终档期结果发放正式《承接展会复函》（附件三），并通知《场地租赁合同》签订时间Step6＞12月中旬至次年1月合同签订阶段-8-·青岛国际会展中心二、临时场地申请流程适用范围：举办单位于活动举办本年度内提出的申请。查询空余档期填写《场地租赁申请表》（附件一），提交有关材料、文件（附件二）接到申请单位提交的意向资料2个工作日内，根据初步评估结果决定是否需要提交展会

3、及活动的确认资料或继续提交补充资料收到确认资料或补充资料2个工作日内，公告评估最终结果并函复申请单位申请单位接到《承接展会复函》（附件三）起7个工作日内完成签约、缴纳定金手续申请单位接到《承接展会复函》起一周内未完成缴纳定金签约、手续的，视为自动放弃申请，档期将不予保留-8-·青岛国际会展中心《展场租赁合同》签订程序提供《展会承接复函》，《展会结算纪录表》（附件五）。填写《合同》有关内容并在2个工作日内回传。合同签订准备甲方：青岛国际会展中心乙方：场地申请单位租赁合同由甲乙双方共同确认，由乙方先行签字、盖章。甲方签字盖章后通知乙方交付定金。乙方凭甲方财务部门的定金已交付凭

4、证（定金收据）到甲方经营部门领取合同。本合同签订手续须从乙方签字、盖章之日起7个工作日内完成，否则，本次申请失效。合同签订工作分上半年和下半年两个阶段进行，原则上甲方采取分批集中办理的方式，具体办理时间甲方另行通知。合同签订&定金交付合同生效展馆展会承接阶段具体事宜见《进馆管理规定》与《结算管理规定》-8-·青岛国际会展中心附件一：青岛国际会展中心场地租赁申请表年月日申请项目名称：(中)(英)活动性质及内容：□展览□大型会议□试驾活动□文艺演出□体育□其它招展范围：展馆：□1号馆（□东进厅）□2号馆（□东进厅）□3号馆（□东□西）□4号馆□5号馆□6号馆室外场地：□一期南

5、广场□二期南广场□二期东广场申请日期第一顺序租赁期限：年月日至月日其中，布展时间：年月日至月日展期：年月日至月日撤展时间：年月日至月日申请日期第二顺序租赁期限：年月日至月日其中，布展时间：年月日至月日展期：年月日至月日撤展时间：年月日至月日申请单位负责人姓名（签章）计划联络人通讯地址联络电话传真号码电子信箱说明1.本申请文件经申请单位填写内容并加盖公章后，以快递、挂号或亲自送达的方式递交办理。2.会展中心依此文件进行档期申请审查作业流程及应办理事项的依据，故本文件不代表已接受申请单位对该档期租赁同意与否的证明或依据。-8-·青岛国际会展中心附件二：场地申请所须提交的材料一

6、、公司营业执照复印件（须加盖公章）[初次申请提供]；二、公司法人身份证复印件[初次申请提供]；三、使用场地项目全称、使用时间（布展、开展、撤展）、招展（活动）范围、场地申请位置、面积；四、按照国家行业规定，提供政府有关部门批准文件复印件；五、展会主办单位、支持单位及协办单位；六、立项调研报告及3年成长性分析[初次申请提供]；注：三、四、五项材料为必须提供，一、二、六项材料为初次申请时必须提供。-8-·青岛国际会展中心附件三：《承接展会复函》公司：贵公司材料已收悉，请于年月日至月日来我中心洽谈具体展会承接事宜。展场经营部年月日-8-·青岛国际会展中心附件：四展会合同履行情况

7、反馈表带会项目经理：展会名称是否及时交付定金是否交付展览责任保险是否及时交付楣板、图纸是否及时结算是否超范围招展1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、注：以上内容填写以当年签订的《展场租赁合同》约定的条款为准，空格处对照《合同》填写“是”或“否”。-8-·青岛国际会展中心附件五：展会结算记录表年月日举办单位项目数量上一展览年度□本展览年度□结算情况已结算完毕□未结算完毕□未结算项目名称应结算金额项目经理签字备注-8-