《高效时间管理》word版

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1、职业素养课程系列高效时间管理（第一版）升华集团人力资源部2010年8月(内部资料，请勿外传)目录第1讲：时间管理的意义11.1对于时间的直观感受11.2时间的统计1第2讲：时间管理的常规方法22.1明确自己的目标22.2对事件按重要和紧急程度排序22.3工作计划法42.4办公桌5S管理52.5减少电话的干扰62.6减少会谈带来的时间浪费72.7减少危机应付时间72.8电子邮件管理82.9互联网拖延症的改善8教材适用对象：非生产类所有人员和生产类工段长以上管理人员第1讲：时间管理的意义1.1、对于时间的直观感受：来到公司工作，每个人都有自己的工作目的。有的想多赚点钱改善自

2、己和家人的生活条件，有的想提高自己的工作能力，让自己能有所成就；有的想寻求更高的平台，实施自己的抱负等等。但我们常常会感觉很无奈：每晚临睡前，回想过去的一天，尽管忙忙碌碌，却感觉什么也没做；每到年底，总是慨叹时光匆匆，年初的目标没有几件达成！大学毕业仿佛就在昨天，一转眼就到了奔四的年龄，但事业仍然无成！那么问题究竟出在哪里呢？1.2、时间的统计：一个人的一生，按照80岁来计算，7岁之前，是在一种混沌和无知的状态下度过的。7岁到22岁在上学，在寒窗苦读。从22岁到40岁左右在为自己的生活和事业奋斗。40岁以后到60岁则要稳定之前取得的成果。60岁到70岁则不得不跟病魔苦斗

3、。70岁到80岁，可能就是在跟死神苦斗。正如俗语所说：40岁以前，用命在换钱；40岁以后，用钱去换命。这样细算下来，真正属于我们去为了家庭幸福、个人的理想不断拼搏和奋斗的时间只有40年左右。而在这期间，据有关专家的统计，大约有30%的睡眠时间，生病、发呆、上厕所等占去了约4年的时间。也就是说，最后真正我们可以去有所作为的时间只有区区20年。因此，人一辈子要想有所成就，时间对于我们是太宝贵了。据有关专家统计，我国很多企业的员工，大约只有20%的时间在为公司创造效益；有30%的时间在等待、推诿，在无所事事。还有30%的时间虽然在工作，但是他们所做的工作，根本就没有任何效益。

4、剩下20%的时间在搞内耗，做一些可能有损公司的事情。这样，企业员工往往有80%的工作时间不能够产生效益。以上统计表明在一个企业里，不管是文职人员、营销人员还是管理人员，都在日复一日的重复工作中，不知不觉漫无目的消耗着时光。可见，我们非常有必要对时间进行科学的管理，这无论对于企业还是个人，都是非常有利的，是双赢的。9第2讲：时间管理的常规方法2.1、明确自己的目标：如果目标不明确，就没有办法做时间规划。设定目标在时间管理中具有决定性的作用。一个人之所以会成功，是因为他设定了目标，并且完成了目标。◆目标将有助于把力量集中在真正的重点上。如果你有意识地定目标，会将你潜意识的力

5、量转化到行动上。让你把精力集中在最重要的事情上，而不会浪费在不重要的事情上。◆可以引发你对工作强烈的自我驱动力量。目标可以按时间长短分为长期目标、中期目标和短期目标。2.2、对事件按重要和紧急程度排序：2.2.1、象限时间管理法的分类：根据事件的重要与紧急程度，可分为ABCD四类事件。具体见图2—1。Æ首先处理位于A象限的事情，也就是对既重要且紧急的事件首先处理；Æ其次应处理位于B象限的事情，也就是对重要但不紧急的事件进行处理；Æ接下来处理C象限的事情，也就是对不重要但很紧急的事件进行处理；Æ最后再处理D象限的事情，也就是不重要也不紧急的事件。图2-1象限时间管理法示意

6、图2.2.2、象限时间管理法四类事件的分析：（1）A类突发事件出现的原因在时间管理中，事件的出现总是让管理者感到棘手，为什么会出现如此多的A类突发事件，是哪个环节的工作没有做好呢？9通过管理专家的研究，A类突发事件一般都是因为B类事件的处理存在问题导致的，也就是说，当对重要但不紧急的事件未做妥善处理时，这些事件会随着时间的推移而不断增加紧急成分，最终，B类重要但不紧急的事件都会转换为A类重要且紧急的突发事件。而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B类事件，却花了很多精力去处理C类事件了，结果B类事件会慢慢变成A类事件。在日常的经理人

7、活动中，B类事件转化为A类事件的情况经常发生，当这些转化发生之后，经理人只能马上停下手边的任何工作，全力以赴地处理这些A类事件，A类事件处理完后，经理人才又回到原来的工作上，于是这种管理不善的情况就不停地在经理人的时间表上循环出现。经理人会花50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是C类紧急但不重要的事情；又会花50%左右的时间处理A类紧急的突发事件，于是，经理人在C类事件和A类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火队员，而B类事件则被扔在一边，虽然B类事件非常重要、很有价值，但却被遗忘或无暇顾及。（2）避免B类事件转化为A类事件的方法 避免B