学院档案管理工作及档案管理工作重要性

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1、班级档案员培训材料一、学院档案管理工作概况及档案管理工作的重要性１、概况齐齐哈尔职业学院档案室成立于2000年2月，隶属于学院办公室领导，由学院纪委书记兼办公室主任郭学玲主抓。档案室设专职档案员一名，实现对学院各类档案的集中管理，并负责对学院各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和档案的提供利用工作。学院20个部门都设立了兼职档案员，负责本部门档案资料的收集和利用工作，各系的档案员还负责本系各班级档案的业务指导工作。这样，我们学院档案工作就形成了学院领导亲自抓，专职档案员具体抓，兼职档案员配合抓的档案管理网络。学院档案工作建立健全了各项管理制度，如；档案室工作

2、制度、档案借阅制度、档案安全保密制度、档案库房管理制度、部门立卷归档制度和档案销毁制度等，通过制度建设有力的保障了档案的完整性和安全性。为了进一步提高档案工作效率和推进档案的现代化管理，建立了学院档案工作的联网组织，由学院领导、档案室人员和各部门档案员共同搞好档案管理工作，并在学院信息平台上建立了“档案员组”，实现了各项规章制度、学习材料的及时下发与传递。同时学院还为档案室购置了高配置的计算机和打印机设备，购买了清华紫光档案管理软件，这些软硬件设施为学院档案工作的信息化提供了基础保障．２．档案工作的重要性8从档案工作的性质来讲，它是通过档案管理和提供档案信息，

3、为社会各项实践活动服务的一项工作，是一项专门的档案业务工作．几年来，学院领导十分重视档案建设，将档案工作纳入到学院工作计划中，学院主要领导多次在全院大会上强调提高档案意识，重视档案工作的教育．把档案工作作为学院最基础的工作来抓，所以，目前全院重视档案工作，各级干部和广大教工支持和帮助档案建设，使学院档案队伍的思想素质和档案业务能力得到了提高，全体专、兼职档案员能够认真的去做档案工作，已成为学院档案队伍中的一个风气，一个良好的工作态度，同时档案管理工作也在学院的发展和建设中，在人才培养，教学、科研中起到了非常大的作用。二﹑介绍档案基础知识中的几个概念档案是人类社

4、会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录，档案有5000多年历史，有人类活动，就有档案的存在。(一)、档案的演变。由于人类生活的年代不同、形成的档案也不同，档案的演变是随着当时社会变革、变化积淀而形成的。档案有口碑档案――是指出现文字以前、人们通过言传身教留下的传说，故事、轶闻等。文物档案――商代的甲骨档案，金石档案﹑简牍档案、缣帛档案等。文献档案――是以纸张为载体的文献，由汉代开始，一直沿用至今，由于用纸书写文件和办理文书多是在案几上进行的，所以人们称纸为＂文书＂、＂文案＂、“案卷”等．8二十世纪末又出现了电子档案，对于高校档案管理，2007年3月18日，

5、中国高等教育学会档案工作分会下发了《高等学校档案管理办法》，第十五条：高等学校应建立和完善归档制度．―――实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度．就是说在归电子档案的同时，还要把纸质档案一同归档．这是从档案安全角度考虑的。（二）、什么是档案：档案是国家机关，社会组织和个人，在各种社会活动中直接形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种形式和载体的记录材料。这个定义包含四个方面的涵义：1、档案来源于机关﹑社会组织和个人，是在社会活动中形成的；2、档案是保存起来的有查考价值的文字材料；3、档案的形式，载体是丰富多样的（纸质﹑电子﹑文物等）；

6、4、档案是人们社会活动的原始记录。（三）、档案的作用。档案是历史的原始记录，（今天所做的一切，对于明天那就是历史）。档案记述着人们改造客观世界和主观世界的实践活动的过程，在这一活动中人们需要查考过去工作和生产情况﹑研究事物发展规律﹑继承已有的成果，因此档案就具备了查考、利用的价值和作用。1、凭证作用：因为档案是原始的记录，（我们保存的档案要保存原件﹑原稿），它是历史的真凭实据．因而在法律上具有凭证作用，是工作中的查考凭据。也就是说；无论是国家机关或社会团体以及民间组织﹑8在开展工作或进行业务活动的过程中，都离不开有关文字材料，这些文字材料在形成档案过程中，记录

7、下来了公务活动的全部信息内容；一方面，它是开展公务活动不可缺少的辅助工具，另一方面，档案可以为下一步继续开展工作进行决策，提供参考依据和咨询材料．2、参考作用：档案不仅记录了人类活动的过程，而且还记录了各种活动中的结果，这就为后人研究以往的实践活动．研究事物发展规律﹑批判的继承历史文化遗产和科学成果，提供了保贵的参考资料，就是说，在社会实践和生产活动中档案是参考依据．3、科学研究的可靠资料：科学研究的发展，除了主要依靠实践外，同时也要继承前人的科研成果，吸取有益的经验教训，所以是科学研究可靠资料．（四）、档案的种类：档案作为一种原始记录，其形式不同，因此就有不

8、同的种类。根据档案载体材料不同，可将档