修改版第一节 办公室管理制度

《修改版第一节 办公室管理制度》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、办公室管理制度第一条文件收发管理制度1、公司文件由指定的拟稿人拟稿，交由审稿人审核，审核通过方可交由总经理签发。2、文件由总经理签发，方能盖章。3、文件由办公室负责下发，发件人应把文件内容、日期、部门、接收部门及个人等事项登记清楚，并报告下发结果。4、经签发的文件原稿，由办公室编号、分类存档。5、外来的文件由办公室负责签收，签收人应于接件当日，按文件的要求报送有关部门及领导，不得积压迟误，属于急件，应在接件后及时上报，如有未及时上报所造成的损失自行承担。第二条印章管理1、公司印章由办公室主任保管，财务印章由财务总监负责保管，

2、餐厅印章由餐厅经理负责保管。2、除公司领导及其合法授权人，按程序签发的文稿及法定代表人已签订的文字，可由办公室主任审核后直接用印外，应当履行下列审批程序；（1）用章人填写《西双版纳中旺经贸有限公司用印章申请单》（2）由申请人或申请部门负责人填写相关用印事项后报总经理审批。（3）公章保管人根据分管领导的批示意见用印，并对用印后的文件复印留存。（4）公章保管人员将《西双版纳中旺经贸有限公司印章申请单》存档备查。3、餐厅用章参照所在部门的用章管理规定。4、财务专用章的使用参照财务部的用章管理规定。第三条收文、发文管理制度一、收文1

3、、登记：收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记薄；2、办理：来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导批阅；3、归档：文件办理完毕，按单位将文件分类整理，及时归档。二、发文（1）文件审核：各部门草拟文件必须交行政办统一校对，由总经办统一审核；（2）领导审批：所有公司发文必须由公司领导审批；（3）文件发布：公司文件领导审批后，由行政办用印、方可正式发布；（4）文稿文档：所有公司发文文稿由行政办整理归档。第四条会议筹备制度一、会议组织（1）每年召开一次总结表彰大会；（2）每月召开一次

4、会议；（3）每周召开一次管理层（部门负责人及副经理以上人员）每周办公例。二、会前安排（根据会议的规模大小、重要程度安排1、安排会议议题；2、确定会议筹备方案；3、办理会议报批手续；4、印发会议通知；5、准备会议文件材料；6、会场的卫生、照明、音响、安保、桌椅排列；7、安排座次编组和邀请嘉宾；8、重要会议的新闻发布；三、会后安排1、会议签到；2、导入会场；3、安排发言；4、会议记录（录音）；5、会场秩序和后勤服务；6、参会人员离会；7、清理会场；8、会议文件的整理；9、会议新闻的报道；10、会议纪要的印发；11、会议精神的贯彻

5、；第五条办公用品管理制度1、采购、印制：各部门所需物品，须提前三天书面申请，由各部门负责人报行政办审批，由采购部进行采购或印刷，如有特殊情况可委托其它部门办理。2、各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，采购或印制数量以半年使用量为上限。3、货物验收时，需先查明物品规格、件数、价格是否相符、完好，确认后在交货单上签字。4、办公室在审核发票时，认真查兑交货单，确认无误后签字，并报相关领导批准后付款。5、低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张、不浪费的原则，从严、从细、控制使用。6、高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中

6、，应注意日常的维护与保养，确需维修时，经部门领导同意后，报行政办公室办理。7、文印、传真（1）文印、传真由办公室统一管理，各部门到行政办登记使用。（2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用A4纸，标题用方正小标宋简体，二号字，正文用仿宋GB123，三号字，纸张尽量双面使用。（3）能够手工书写的材料尽量手工书写。（4）工作之外，需打印、复印的，一律收费 ，不允许私自打、复印或发传真，一经查实，将给与当事人10元-50元/次罚款。第六条档案管理制度1、文件材料的归档范围，包括上级机关印发打有关文件，批件及各部门产生的各种文件

7、材料，主要在以下几个方面：①经营管理；②产品研发；③科学技术；④基本建设；⑤会计核算。2、档案要求：（1）办公室为公司临时档案室，集中统一管理公司形成的全部档案；（2）归档的文件材料应完整；（3）文件书写和书写材料应耐久保存，文件不能以铅笔，圆珠笔写，传真件、复印件不得长期存档；（4）归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；（5）各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的文件归档2-3份；（6）各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按单位规定交行政办公室集中管理，办公室定期或按规定将各部门已归档文件再次分类整理，交

8、由单位档案室集中管理。3、归档时间（1）行政管理、生产技术管理类的文件一般随时归档；（2）会计类的文件由财务部整理归类，保管一年后应向公司行政档案室移交；（3）企业合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。（4）其他规定：部门或个人借阅档案，应到办公室登记，及时归还：对不