电力企业档案数字化工作初探

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1、电力企业档案数字化工作初探中图分类号：F270文献标识：A文章编号:1674-1145(2015)02-000-01摘要随着办公自动化系统、档案管理软件等在档案管理中的广泛应用，电力企业的档案工作己经发生了显著的变化，越来越多的传统档案介质开始以数字形式存在并提供服务。对于电力企业来说，档案数字化主要包括数字资源的生成和管理，笔者从规划、信息数据库设计、业务规范和安全保密等四个方面进行讨论。关键词企业档案数字化随着办公自动化系统、档案管理软件等在档案管理中的广泛应用，电力企业的档案工作已经发生了显著的变化，越来越多的传统档案介质开始以数字形式存在并提供服务。对于电子文

2、件来说，在办公系统中流转办理的电子文件原生数据和已实施数字化扫描转换的档案数据共同形成了电子档案，可通过计算机系统进行多方位的组合，使档案服务方式和服务质量较以前都有大幅提升，是对档案管理新的诠释和新的体现。当前，数字化建设的重点和难点在于对于传统纸质档案则需要尽快完成数字化工作。这项工作不仅可以极大的丰富数字化资源，同时也便于更好地保护纸质档案。因此，档案数字化工作中应当高度重视这两个方面的工作，不断推进档案数字化工作，为数字化向信息化过渡奠定良好的基础。一、制订数字化建设规划对于传统纸质档案来说，数字化扫描形成的图像文件在现阶段能暂时满足目录检索下的影像利用需求，

3、但智能检索和知识化管理等建立在全文检索基础上的先进管理对档案信息利用提出了更高的要求，如果需要全文数据的检索利用，势必出现档案数字化影像文件的二次加工。针对此类情况，应制订数字化档案室的总体建设规划，科学分析档案工作现状，充分了解档案管理需求，对数字化档案室的建设进行全面论证筹备，明确按“调研、采购、鉴定、实施”四个阶段完成档案数字化加工项目，分步研宄解决如公司信息资源集中共享、新增档案实体的数字化转换等不同问题，以达到“提供方便快捷的档案检索利用、实现档案数据信息共享和档案实体有效保管”的工作目标，明确档案工作的发展方向。二、完善档案信息数据库设计伴随着无纸化办公系

4、统的广泛使用，电力企业内部的信息数据库虽然已渐成体系，但以档案数据类型、数据来源等为基础开展的数据分级保管等还要深入考虑完善。在已有的网络信息数据库建设条件下，要继续配备能够满足档案数据增长运行所需要的计算机设备，设计完善以档案数据信息收集、管理和利用为核心，具备电子档案接收、著录、利用、编研等复合功能，涵盖整个档案业务工作的数据库管理系统。基于数据系统的特殊性和专业性，应由档案人员提出数据类型、文件管理等要求，由计算机专业人员进行数据分析，对不同数据分层保管，遵循统筹开发的建设原则，坚持将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的

5、档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。三、健全数字化管理业务规范对于电子文件来说，在计算机网络的设计开发与功能应用不断齐备的条件下，档案管理要结合前端控制与全程管理的要求，进一步健全对电子文件的管理制度和工作规范，使档案信息化工作有章可循，使电子数据得到可靠保管，实现电力企业的运营和档案工作在计算机网络环境中的顺利衔接，推动电子档案和纸质档案双轨制归档的同步开展。对于纸质档案的数字化，参照国家档案局《纸质档案数字化技术规范》，结合本单位档案管理情况，公司明确纸质档案数字化工作的基本流程主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储

6、、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理等环节，在此基础上明确档案数字化的质量控制和安全控制要求，遵循加工技术标准，确保数字化工作全程的安全有序。四、落实档案安全保密措施档案信息数据实现局域网的存储共享虽然大大地方便了用户查阅利用，但同时也对信息网络的安全性提出了更加严格的要求。在计算机环境中不安全的因素主要有：非法或越权利用造成文件泄密，文件篡改造成文件失真，文件丢失造成数据库损失破坏等。针对这些危及安全的因素采取相应对策，是建设数字化档案室必须重视的问题。要建立良好的安全保障机制，有计划、有步骤地进行档案网络化服务，严格做好对涉密档案的安全保密工作，以保

7、护档案数据的原始性、真实性、完整性和有效性。具体来说，有四个方面的工作需要关注：（一）档案信息内容的安全。从文件信息的形成、收集、运转、处理到集中归档等过程均通过登录身份鉴别、权限利用限制等措施加以控制，完整保存相应的元数据和背景信息，防止文件失真。(二)数据库系统的安全。数据库的设计和运行要遵循保密原则，根据涉密网和非涉密网的不同规定，分别完善相应数据库；定期进行可靠性检测，通过技术鉴定评估软硬件环境对数据正常使用的支持度；明确规定电子档案安全管理的职责要求和措施方法，采取计算机病毒防治、系统漏洞扫描防护、防火墙加载、访问控制等手段阻止非法入侵，从