高职院校档案管理的状况及对策分析

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1、高职院校档案管理的状况及对策分析摘要：档案管理是高职院校F1常管理中非常基础性的工作，特别是随着近年来高职院校的扩招，在校人数一直在高速增长，这对学校的档案管理工作提出了更为严格的耍求。高职院校的档案管理工作应该遵循为教学、学校的日常运营以及科研提供准确的信息服务的工作原则，对工作中出现的问题认真分析原因，并且制定出有针对性的措施。下文从笔者实际的工作经验出发，对高职院校档案管理工作的现状进行了分析并且对其中的一些问题提出了自己的思考，希望对改善当前高职院校档案管理工作的现状有所帮助。关键词：高职院校；档案管理；现状；对策档案是指的高职院校在日常的管理以及教

2、学研究屮形成的文字资料，完善档案的管理对高职院校的工作总结以及科研成果的推广具冇非常重要的意义。过去因为多方面因素的限制，这方面的工作中还存在很多困难，从某种程度上来说这制约了高职院校的发展。21世纪的今天，随着国内各项改革的推进，高职院校在国内教育体系中的地位也是在不断提高，所以说我们更应该从完善档案管理工作入手，从管理层血为高职院校营造一个良好的发展环境。一、当前高校档案管理工作的现状1、认识程度不够，管理方法落后长久以来，国内很多高职院校中的相关领导对档案管理工作的认识存在一定的偏差，它们认为只要做好档案的记录与保管工作，档案管理工作就是成功的。故此长

3、期以来高职院校的管理重点都是以行政管理为先，档案管理方血缺失必要的硬件设施的投入，所以档案管理仅仅能够发挥基本的查阅功能，根本没有起到为学校长远的决策提供有效参考的作用。此外一线的教职工对这部分工作也缺少正确的认识，不知道该通过何种方式去兀香。2、硬件设施条件较差因为经费的限制，所以高职院校只能够将有限的经费投入到教学研发工作之中，相比较來说对于档案管理工作的投入相对较少。因此当前高职院校档案管理工作方面的硬件设施条件比较落后，根本没有办法满足现代档案管理的需要。因为缺少专业的库房、必要的光盘刻录机以及扫描仪等设备，很多学校的档案管理目前还停留在目录级管理的

4、阶段，这无形之中增加了档案筛选以及管理的难度。尤其是随着网络技术的发展，音频以及视频资料档案在高职院校的档案库中也是在逐渐增多，但是硬件设施方面条件的缺失使得我们对于这部分资料却根本没宥办法做到有针对性的保存。3、管理制度不完善，管理人员素质有待提高当前很多高职院校的档案管理工作尚未建立起完善的操作规范，档案管理人员的工作随意性较大，这也就增加了在工作中出现问题的概率。此外在很多高职院校之屮从事档案管理的工作人员绝大多数都没有经过系统的学习，专业人士较少，只是经过了短期的培训就走上了岗位，不仅缺少相关的理论知识，更缺少实际解决问题的能力。更重要的是认识不到这

5、部分工作的重要意义，自然也就不知道该以何种态度来对待自己日常的工作。再者很多学校根本没有设置专门的档案管理人员，实际的工作中依靠的是其他岗位上人员的‘兼职’，因为缺失专业的管理方法以及对这个岗位相对应的服务理念，所以这部分工作的质量很难保证其实际效果。二、高职院校完善档案管理工作的具体对策1、转变认识，提高对档案管理工作的重视程度档案在高职院校总结工作现状以及评估未来发展的工作中具有非常重要的意义，因此今后应该完善高职院校的档案管理工作。要完善档案管理工作，首先学校的相关领导以及各部门的负责人要转变对于这部分工作的认识，提高对档案管理工作的重视程度，将这部分

6、工作常态化，纳入学校曰常管理工作的体系之中。这样才能够推动档案管理工在推动教学改革方面的重要作用，相关领导以及参与到档案管理中的工作人员要有这方面的意识，要善于从档案管理工作屮发现学校管理以及运营方面的问题。在这里需要强调的是，档案应该如实的反映出学校以及学生的实际状况，对于学生的档案管理，要杜绝出现‘人人都是班干部’的现象，对于老师以及学校的档案管理，要着重体现‘双师型’教师队伍的建设等与学校主体的可持续发展息息相关的内容。2、完善相关人j的培养，促进档案管理的信息化建设对相关人员进行必要的技术培养，也能够改变当前高职院校档案管理工作的现状，因为档案管理工

7、作存在一定的涉密性，所以说一定要注意培养相关人员的职业道德。培养他们的事业心以及责任心，让他们在工作中能够坚守底线、严守秘密。因此定期对他们组织思想政治教育是非常有必要的。此外还应该让高校的档案管理人员掌握一定的计算机、文字水平，要让他们熟悉国内相关的法律政策。这就少不了在日常工作中对他们进行专业的技术指导，建立起完善的考核制度，将他们的表现与薪酬挂钩，这样也能够激发他们的工作热情。从另一个方面来说，随着计算机互联网技术的应用，高校档案管理工作也呈现出了信息化的趋势。如果我们的工作还仅仅只是停留在对纸质档案的管理上，那么真的很难满足实际的工作需要。面对视频以

8、及音频等形式的档案逐渐增多的情况，对工作人员进行必要