关于研究所科研秘书工作的思考与探讨

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1、关于研究所科研秘书工作的思考与探讨【摘要】科研秘书工作是一种综合性的工作，工作范围涉及诸多方面，其工作具有较大的灵活性和不确定性。笔者从自身工作经验出发，对研究所科研秘书工作进行了一些思考与探讨。【关键词】研究所；科研秘书工作；思考与探讨什么是“秘书”？目前比较广泛的认为：秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员。秘书活动有辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务四大职能，是领导者、主事者的参谋和助手。科研秘书顾名思义就是科研人员的参谋和助手，是从事科研管理工作的特殊专职人员。随着我国科技队伍的扩大，科研秘书岗位更加青睐复合型秘书人才，因为一名优秀的科研秘书可以使复

2、杂的事情变得简单，原本微妙的问题也可以柳暗花明。一、科研秘书的工作特点与传统的行政秘书不同，科研秘书面对的是科研人员，而且不是一名科研人员，是一个课题组甚至是几个课题组。因此，科研秘书不仅要做行政秘书的工作，还要承担科研管理方面的工作。科研院所承担的科研任务种类繁多、涉及面非常广泛，例如有国家重点基础研究发展计划（973计划）、国家高技术研究发展计划（863计划）、国家科技支撑计划、国家自然科学基金项目、国际合作项目、各种专项研宄等等。科研秘书要掌握各类项目的申报和管理，协调做好科研项目的预算和决算、科研项目任务通知的落实、各种国际国内学术会议活动的策划和组织安排、

3、项目简报、录音整理、因公护照签证、具体的财务报销、相关档案归档等等，就像科研人员的管家，工作范围涉及实验室、科技处、规划处、资产处、人事处、财务处、后勤处等诸多部门，其工作量和工作难度是相当大的。二、如何做一名合格的科研秘书科研秘书工作，千丝万缕，纷繁复杂，其核心就是做好服务，当好参谋。经过几年秘书工作的亲身体验，笔者觉得一名合格的科研秘书要具备优秀的道德品质、正确的学习理念、良好的沟通能力、高效的执行能力以及高度的爱岗敬业责任感。（一）科研秘书要有优秀的道德品质。道德品质是一定社会的道德原则和规范在个人思想和行为中的体现。俗话说，做事先做人。科研秘书，一定要有良好

4、的道德品质，堂堂正正做人，踏踏实实做事，在工作中一定要主动、细心、周到、忠诚。科研项目有很多会涉及国家重点和军工保密，在工作中，脑子要多动，嘴巴要少说，工作要一丝不苟。（二）科研秘书要有正确的学习理念。科研秘书要树立终身学习的理念，不断充实自己，提高自身能力。多读书，多向领导学习、向书本学习、向实践学习、向他人学习、向同事学习、学习别人的长处，克服自己的缺点，丰富自己的能力。大多数秘书不是所服务课题组的相关专业出身，因此，必须要多学习，包括必要的专业基础知识和财务知识，避免出现阴差阳错的现象。在工作中正确领会领导意图，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做

5、到举一反三。要建章立制，对经常性工作，写在纸上，记在心上，形成规矩。头脑要像计算机一样有条不紊，哪个是重点，哪个非重点，要分清主次。不管事情再多再杂，都不能忘了规矩，该请示的要请示，要反馈的不截留。总之，就是要遇事冷静，办事稳妥。（三）科研秘书要具备良好的沟通能力。科研秘书是科研人员的参谋助手，没有良好的沟通协调就没有良好的工作结果。我们生活在一个人际关系非常重要的世界里，沟通能够带来其他指示所不能带来的成效，在工作中良好的沟通会增进人与人之间的情感，提高工作效率，这也是做好秘书工作非常重要的一点。沟通能力包括文字表达和语言表达。文字表达要能迅速准确地撰写出观点正确

6、、内容充实、文笔精练的各类文本。语言表达能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口齿清楚，措辞得体。做到大事清楚地说，急事慢慢地说，小事幽默地说，没把握的事谨慎地说，没发生的事不要胡说，做不到的事别乱说，伤害人的事不能说，讨厌的事对事不对人地说，开心的事看场合说，伤心的事不要见人就说，别人的事小心地说，自己的事听听自己的心怎么说，现在的事做了再说，未来的事未来再说。专业的秘书更像是决策者的守门人，一位灵活机敏的秘书，能化繁为简，有条不紊，构筑起相互之间沟通的桥梁。较强的人际沟通能力，不仅要具备丰富的专业知识和方法，而且还要有技巧、学会平易近人，不擅权越位，公私分明，保

7、持一颗平常心，这样才能顺利完成工作任务，形成融洽的工作氛围。（四）科研秘书要有高效的执行能力。作为秘书，不要领导催一下才去执行一个动作，要学会如何拿捏自己的度，计划好要做的事和要走的路。在领导的交办下，主动沟通信息，调节关系，提高工作效率。一是对上协调，树立整体意识。二是对下协调，树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎，搞好服务，摆正位置。三是横向协调，树立协商意识。凡是所办之事，在处理、决策之前，都要及时与有关部门协商沟通。科研秘书涉及较多和较为敏感的是大量具体的财务报销工作，不仅要熟练操作财务报销系统，还要掌握各类不同项目的财务管理制度，在相应的制度范围内合理进行