初探人事档案信息化管理

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1、初探人事档案信息化管理摘要：档案管理的X络化方向日益明显，计算机X络技术的广泛应用使人事档案的管理进入现代化管理的先进行列,并为高校人事档案信息管理提供了可靠的保证。本文从管理基础、管理目标和培养人才三个方面，阐述了人事档案管理工作信息化的变革。　　关键词：高校人事档案信息化管理　　　　档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。近年来，计算机X络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证，党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略

2、，对档案部门提出了新的任务，也为档案部门信息管理的创新提供了难得的发展机遇。高校人事档案管理也应抓住这一机遇，积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理，实施由传统管理到信息化管理的转变，充分发挥人事档案信息的作用。　　第一，人事档案的基础工作，即“软件”建设，是人事档案信息管理的基础，又是前沿性工作。人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件,是高校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对学校考察和识别干部选拔优秀人才,加强高校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。人

3、事档案材料作为史料凭证具有严肃性，容不得一点主观随意性。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机X络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及X络检索,实现档案信息传递X络化。人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过X络快速传递，提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本，确保了人事档案信息的真实性和完整性，因此，做好基础工作是非常重要的。　　第二，从管理目标来看，档案管理

4、中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。人事档案信息化管理系统包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等四部分组成。在这四个环节中，数据维护以档案为原始依据，是人事档案进行信息管理的核心。在人事档案信息化管理中，档案人员要应用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的人事档案信息库。同时，按照信息库中不同分类，还可以制成所要求的不同表格，提供所需要的数据。人事档案信息化管

5、理以提供利用为目的，还体现在要通过信息维护，及时更新档案中变化的信息数据，使人事档案信息与原档案材料保持一致，从而达到人事档案信息管理始终处在一个动态管理之中，让人事档案由传统的手工管理向信息化方向转换，这是对人事档案信息管理的基本要求。也只有这样，才能使人事档案信息在激励人才和人力资源组织管理与开发中发挥更大作用，真正服务于人事管理工作。　　第三，随着信息时代的到来，对每位档案工在业务素质上提出了更高的要求，实现人事档案的信息化管理是人事档案工作迎接这一挑战的唯一选择。但是，由传统的档案实体管理转变为信息管理，只掌握传统

6、的档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，培养高素质的档案管理人才，是信息时代的客观要求。人事档案信息化管理是从原始静态档案管理到动态档案信息化管理的革命，是人事档案工作的深入，是工作方法的改变，也是人事档案管理与时俱进、开拓创新的起点。人事档案信息化管理最终的决定因素是人。所以管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双

7、重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。为了实现人事档案的信息化管理，各级人事部门也应当重视人事档案信息化管理人才的培养，加大智力投资力度，优化智力投资方式，以最新信息理论与信息技术为人事档案管理人员充电。而且还要为人事档案信息化管理提供条件，以便在人事档案信息利用的权限范围内，建立能够全方位、多层次、立体化地提供信息服务的更科学、更快捷、更方便的

8、人事档案信息管理模式，满足社会对人事档案和人事工作的需求。　　总之，信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现高校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。高校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现高校的档案管理的根本变革。◆　　　　参考资料：　　[1]