文件和资料管理程序(30)

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1、平原EPC项目文件和记录管理程序项目程序:PYEPC—05山东电力建设第一工程公司REV版次DATE日期REASONFORISSUE修订原因BY编制Chk’d审核APPR批准012011.5.20张希齐书强王本喜孙华强1目的为了明确文件的接收、批阅、传阅、归档及文件的编制、审核、签发、编号、发送及归档过程，旨在规范各类文件的管理，使之环节合理、运作严密，提高工作效率，实现文件管理程序化、规范化和标准化，保证与工程有关的每项活动的严肃性及可追溯性，特制定本程序。2范围本程序适用于平原项目EPC管理总部的工程文件管理工作。受控文件和

2、资料范围：技术文件、技术资料及记录。3文件管理3.1管理文件3.1.1接收外来工程信函、管理文件时，文件管理员收到的文件及时登记，填写“文件和资料接收登记表”（见附件1），再填写文件处理单交总经理批示，文件管理员根据领导批示意见将文件发至相关人员，将收到的文件原件存档管理。3.1.2文件管理员将文件传达给主办人，督促办理情况。主办人按经理批示执行，并在传阅单上签字。3.1.3文件管理员一般文件要在1个最迟2个工作日内传达到主责人，急件要在1个工作日或领导要求及时传达到主责人。3.1.4需发放时，填写“文件和资料发放登记表”（见附

3、件2），建立发放台帐。3.2发文3.2.1发文要求使用标准A4纸型，使用标准格式，页码在页脚居中，段落、空格、标点符号使用准确。对外单位联系使用对外信函格式（见附件3），合同执行过程中使用工作联系单（见附件4），重要会议的发文使用会议纪要（见附件5）。3.2.2信函a.中文信函，发件人用标准发文格式来完成文件的起草，文件编写完成后向文件管理员索要文件编号，总经理审核后在纸版文件签字确认后发出。b.对业主方需发中英文信函时，发件人使用电子版标准信函格式起草中文信函，总经理审核中文稿，发函人向文件管理员索要发文编号，经翻译专工翻译成

4、英文后，发出。c.发函人将文件的纸版及电子版交文件管理员。（1）对外重要的事项发文发传真或快递方式送达。（2）对内发文可通过OA或E-MAIL发文件的电子版。3.2.3工作联系单发函人用标准发文格式来完成文件的起草，文件编写完成后向文件管理员索要文件编号，分管经理批准后在纸版文件签字确认后发出。发函人将文件的纸版及电子版交文件管理员存档。3.2.4会议纪要召开的工程联络会、例会等，由组织的专工负责组织填写会议签到表，起草会议纪要，编写完成后向文件管理员索要文件编号，分管经理审核后在纸版文件签字确认后发出。发函人将纪要和签到表的纸

5、版及电子版交文件管理员存档。4图纸等技术资料管理4.1接收接收图纸、光盘、设计变更等技术项目资料时，文件管理员负责登记，填写“文件和资料接收登记表”，建立纸版和电子版台帐。4.2审核文件管理员负责对照交接清单核对所接收的图纸与技术文件。4.3传递及分配4.3.1设计院图纸与技术文件的传递4.3.1.1设计院通过车送或其它方式将纸版图纸及技术文件提交管理总部，管理总部再发至项目工地。4.3.1.2设计院纸版图纸的传递份数为：初步设计阶段，管理总部3份，现场10份；施工图设计阶段，管理总部3份，现场13份；竣工图阶段，管理总部2份，

6、现场8份。4.3.2设备厂家图纸与技术文件的传递设备厂家将设备的图纸与技术文件纸版16份、光盘4份。送至项目现场纸版12份、光盘2份；邮至管理总部纸版4份、光盘2份。设计院需要的设备厂家图纸、技术文件由管理总部发放。4.3.3与业主、监理方图纸与技术文件的传递由项目工地把图纸与技术文件送达业主方、监理、管理公司、协作队伍等有关单位，并做好发放记录。4.3.4图纸和技术文件的内部传递4.3.4.1管理总部与现场间需通过捎带、快递等方式传递图纸与技术文件，由文件管理员填写图纸技术文件传递单（附件6），传递人在核对图纸与技术文件后发放

7、，传递单原件随图纸与技术文件发往目的地，并负责通知资料管理人员。4.3.4.2接收方收到图纸与技术文件后，按传递单核对，并在传递单的接收人一栏内签字，如核对无误，选择第1）项“与图纸技术文件传递单内容一致”；如核对后发现有问题，选择第2）项“与图纸技术文件传递单内容不一致”并填写“存在问题”。4.3.4.3如接收方可自行解决存在的问题，由接收方填写“问题处理结果”，并将传递单传真至对方。4.3.5按主合同及分包合同、技术协议等来确定图纸的分配。原则上管理总部保留2份，经营管理部1份，其余的图纸发放至项目工地。由项目工地负责把图纸

8、分发到项目工地的业主方、监理、管理公司、协作单位等有关单位，并做好发放记录。4.3.6文件管理员根据工程需要，可对使用部门的图纸与技术文件进行调拨，相关部门应积极配合，使图纸与技术文件发挥更大的作用。5图纸与技术文件编码规则和格式管理5.1图纸/技术文件的一般编