word商业文档高效制作技巧

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1、Word商业文档高效制作技巧2012年01月content快速制作商业文档文档的美化和排版常用的文档辅助功能文档标注与团队协作常用商业文档的规范制作第一章快速制作商业文档1.1文档快速输入技巧快速插入特殊字符输入符号替换为输入符号替换为:):(<----><====>三个连续“-”细线条三个等号“=”双横线小技巧：在所有MicrosoftWord的所有版本中，隐藏了一个内置函数，用于产生一篇模拟文档，其书写方式：=rand(X,Y)。其中“X”代表需要的文字的段数，“Y”代表每段文字需要几句选择文本和对

2、象。1.2.1选择文本或对象A.通过鼠标选择全选：选定所有文本选择对象：选择各类图形对象选择格式相似的文本：快速选择格式或样式相同的文本1.2专业商业文档的格式化规范B.通过键盘选择方法效果双击选择一个单词Ctrl+鼠标单击左键选择一句话在文档选择区单击左键选择鼠标所在的一行文字在文档选择区双击左键选择鼠标所在的一段文字Ctrl+鼠标左键选择间断文字Shift+键盘左右键以字母为单位选择Shift+键盘上下键以行为单位选择Alt+鼠标左键选择以列为单位选择在文档选择区三击左键或Ctrl+A全选整篇文档1.3.2段落

3、缩进格式段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，由标尺上的游标来控制。“首行缩进”是控制段落的第一行的缩进。“悬挂缩进”是控制除了段落第一行以外的其他行。“段落缩进”是控制整个段落的缩进，并保持前二者的相对位置不变。使用段落缩进，只需用鼠标选中相应的缩进游标，用左键在标尺上移动即可。小技巧：在拖动游标时，按住Alt可实现精确调整。1.3.3段落的行间距行间距表示文本行之间的垂直间距，在默认情况下，Word采用一倍行距且行距的调整只对标准的五号字起作用。设置段落文字的行间距时，可以使用快捷键：Ctrl+1：一倍行距C

4、trl+2：双倍行距Ctrl+5：1.5倍行距1.3.4利用页面边框美化页面可以向页面添加全部或部分边框。Word提供从业务到娱乐等各种内置页面边框。可选择：A.总体边框类型：简单的方框、带阴影的框、三维框以及自己设计的自定义样式。B.线条样式、颜色和粗细。C.艺术样式：使用非正式场合可以使用“页面边框”命令从“页面布局”选项中应用页面边框。第二章文档的美化和排版2.1让图形和图像来增加亮点和吸引力2.1.1插入图片并应用图片样式首先单击要插入图片的位置，在“插入”选项卡上的“插图”组中，单击“图片”，如图：找到要

5、插入的图片并双击，然后双击要添加效果的图片。在“图片工具”下“格式”选项卡上的“图片样式”组中，单击“图片效果”。图文环绕：双击图像，在“格式”选项卡的“排列”组中，单击“文字环绕”。环绕方式：四周型、紧密型、衬于文字下方、浮于文字上方、嵌入型。2.1.2设置文档背景在“页面布局”选项卡“页面背景”组中，单击“页面颜色”中的“填充效果”。如图①所示：①②从打开的“填充效果”对话框中选择“图片”选项卡，点击“选择图片”按钮选择背景图片，点击“确定”，如图②。2.1.3插入水印在“页面布局”选项卡“页面背景”组中单击“

6、水印”。如右图所示：2.2使用表格控制排版2.2.1插入表格在要插入表格的位置单击，“插入表格插入表格”拖动鼠标选择行列数。2.2.2设置表格格式创建表格后，可使用“表格样式”来设置表格的格式。在要设置的表格内单击表格工具设计“表格样式”组中，选择。2.2.3表头的设定斜线表头是我们日常绘制表格时常见的需求，在Word可以使用“绘制斜线表头”功能。1.将光标置于需绘制斜线表头的单元格中2.布局表绘制斜线表头3.表头样式选择需要的样式4.行标题、列标题中填写标题的内容5.字体大小中选择字体6.单击确定2

7、.2.4转换A文本转换为表格选择文字，插入表格文本转换为表格B表格转换为文本选择表格，布局数据表格转换为文本3.1插入书签方便定位书签在文档中起到定位的作用，例如，在浏览长文档时，用于标记浏览到的位置。①将鼠标光标置于需插入书签的位置②在“插入”选项卡里单击“书签”③在“书签名”位置输入该书签名，不能以数字或符号开头④点击“添加”当关闭文档后，重新寻回书签标记处位置的方法是：①按“Ctrl+G”打开定位窗格②在“定位目标”栏中选择“书签”③在“书签名称”列表中选择需定位的书签名④点击“定位”，即可跳转到相应

8、位置第三章常用的文档辅助功能3.2插入超级链接插入超级链接的方法是，在“插入”选项卡的“链接”中，单击“超链接”，允许使用的链接类型有：原有的文件：本文档之外的其他文件网页：输入网址后，点击打开网页邮件地址：点击打开新建邮件，并将预设好的邮件地址直接输入新邮件本文档中的位置：实现在文档内部的跳转3.3使用自动更正快速录入“自动更正”功能主要作用是帮助文档书写