初探高职院校档案管理的信息化建设

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1、初探高职院校档案管理的信息化建设初探高职院校档案管理的信息化建设高职院校档案管理工作不仅是高职院校进行教育管理的一个重要的部分，而且是高职院校管理工作中的一个重要环节。高职院校的档案管理是指高职院校从事招生教学科研管理等活动，直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。　　一、高职院校档案管理的现状　　（一）档案管理的步伐跟不上时代变化。　　目前，高职院校的档案管理不够现代化，它们的观念落后于时代的发展。档案管理作为高职院校信息资源的一个重要组成部分，档案管理的

2、工作需要与时代并进。许多学校觉得档案管理工作就是将资料整理分类一类的事，根本无关轻重，并不需要在上面花费人力物力。这是由于这些高职院校对于档案管理工作的认知还不够彻底，对于档案管理工作缺少系统认知。更甚者，有的高职院校的档案管理工作人员并不是拥有专业档案管理职能的档案管理人员，而是从社会上招聘的临时工人或者兼职工人。　　（二）档案管理信息化缺少基础建设，重视度不高。　　作为一种服务于教学管理活动、辅助教学管理活动的工作，档案管理由于在学校的发展历程中并不直接起影响作用，并不是很受高职院校的重视。许多高职

3、院校认为购入几台电子设备，就算完成了档案管理的信息化。这一点微薄的投入是远远不够的，实现档案管理工作信息化必须要求整个学校的管理活动，例如教学、科研等，全都进行网络化、数据化、信息化管理，这样档案管理工作的信息化才能算大体完成。　　（三）急需提高档案管理人员的信息化管理素养　　由于高职院校的大多数档案管理人员并不是专业的档案管理人员，他们缺少档案管理工作的相关专业知识，在工作中难免会出现对档案的归档分类不准确、归档资料不完整、查阅档案的手续不完备等情况。　　二、实现高职院校档案管理信息化建设的建议　　（

4、一）加强学习，增强认知。　　要不断学习，提高认知水平，不断提高学校的教育管理能力水平，实现档案管理工作信息化。由于档案管理工作实现信息本文由.L.收集整理化对学校的教学、科研、管理都有着十分重大的意义，因此学校档案管理工作方面的上级领导应该将档案管理工作的信息化放在一个重要的位置，不断强化下级工作人员对档案管理工作信息化的认识，使得档案管理工作的信息化有计划、有步骤、有阶段地进行。实现档案资料的二次开发、二次利用是档案管理工作信息化的最终目标，为了实现这一目标，高职院校应该不断开发促进档案管理工作对学校

5、的发展服务功能。　　（二）对档案资源实行整合，形成固定标准。　　建立档案管理的信息化需要一定的规则和标准，如果缺乏规则和标准，则难以实现档案管理信息化。目前，大多数高职院校采用合办院校、联合发展的形式，造成不同的高职院校间的档案管理方式、规则和标准五花八门。因为缺乏统一的规则和标准，造成对档案进行归档、传输、接受、查阅的难度加大。所以，高职院校有必要加强对档案管理规则和标准的建立，在原有资源的情况下进一步进行信息化改造，使档案的一系列处理流程井然有序，不断提高档案管理工作的信息化程度。　　（三）提高档案

6、管理信息化人员的素养。　　对档案管理信息化进行建设的人员，不仅需要具备档案管理这一方面的专业知识，还需要掌握现代化技术，拥有计算机、信息数据等方面的知识储备。要在现有的档案管理人员的基础上，根据目前档案管理工作的信息化的要求，加强物力人力投入，配备相关现代技术设备与技术指导人员，以完备的技术队伍加快高职院校档案管理信息化的工作进程。　　（四）增加对档案管理工作信息化的投入。　　无论什么工作，都离不开人力、物力的支持，况且高职院校档案管理工作信息化建设需要配备大量的现代技术硬件设施、软件设备和技术人员，这

7、些都需要大量的人力物力支持。并且档案管理工作信息化建设是一项长时期、长投入、收益晚的工程，这就需要高职院校对档案管理工作进行长期的、持续的、庞大的人力、物力投入。　　三、结语　　高职院校档案管理记录着高职院校整个从建成到发展至今的历史进程，反映出高职学校教学、科研成果方面的成就。档案可以真实全面地还原学校发展的历史原貌。档案管理工作是对高职院校进行教育质量和管理水平评价和估量的一项十分重要的根据。实现档案管理工作的信息化十分重要，我们要认真对待，认真实施。