加快高职院校档案管理信息化建设之我见.pdf

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1、加快高职院校档案管理信息化建没之我见口刘雪莲(烟台工程职业技术学院教务处，山东烟台264006)摘要：档案管理信息化建设是当前高职院校档案建设工作的重要工作之一。逐步实现高职院校档案资源数字化、逐步推动信息服务网络化．电子文件和电子档案管理规范化，为教学、科研、管理工作更好地服务，为高职院校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息，是高职院校工作发展出发点和落脚点。。关键词：高职院校档案管理信息化建设高J{f}：院校档案管理信息化是高职院校信息资源实现现代化的基础和重要组成部分。随着计算机和信息技术的不断发展和进一步完善、广泛应用，高职院校档案管理信息化的时机也E】

2、趋成熟。但是，当前高职院校档案管理信息化建设过程中仍存在许多问题，需要及早采取相应对策加以切实解决。1．高职院校档案管理信息化建设存在的问题1．1高职院校档案管理信息化基础设施配置不尽合理档案管理信息化建设前提与基础是必须拥有信息化建设所需的硬件设施设备和专qp技术软件。目前许多高职院校档案馆现缺乏硬件设旌设备，没有专用的档案管理工作服务器或采用普通计算机代替，如果高职院校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，那么高职院校档案的信息化建设便无从谈起，所以，具备硬件设施是高职院校档案信息化建设的基础。软件方面车要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软

3、件和程序等。日前。彳j的高职院校档案机构仪仅是摆设几台电脑，认为这样就ⅡJ‘以算是信息化了；还有的高趴院校档案机构对软硬件配置不管是否需要而统统购置，造成了财力的浪费j有的高职院校档案机构购置和安装了软硬件，但是却不用，这也是一种资源的浪费。i_2馆藏档案信息数字化步伐进展缓慢把馆藏的纸质档案变为数字化的档案是当前所有高职院校档案信息化建设的一项基础工作。大家知道，对日常教学、科研和行政管理工作中直接生成的电子文件全文数据库的接收和管理比较容易，但是如果把高职院校几十年形成的全部的纸质档案进行数字化，使其成为光盘磁盘存储的信息，建立起一套档案全文数据库，就是一件

4、非常困难的事情了，需要大量的人力物力目前，各个高职院校在这方面工作进展缓慢，投入不够。1．3应对环境变化，服务方式转变难档案部门向来处在一种封闭的环境下运作，至今仍存在思想观念陈fH，墨守陈规，饱食终日，不思进取，无所作为，应变能力不强。竞争力不高等现象。而档案信息化面对的是看不见的顾客，是背靠背的服务，服务方式是公开的透明的全方位的，这就要求我们要更新服务理念，拓宽服务领域，提升服务质鼍。】。4严重缺乏档案信息化专业人才当前，各高职院校档案管理人员中普遍缺乏稍案专、眦和信息技术专业的人才，就U前各个高职院校档案人员的实际情况来看，真正的全日制专科或本科学校档案

5、号业和信息技术专业毕业的人很少，既熟悉档案业务，又精通现代信息技术的人员更是风毛麟角，现在的档案管理人员要么是转行做档案管理工作，要么是兼单{做档案管理工作，导致高职院校档案人员普遍缺乏非常系统的档案Jf}J信息技术专业理论知识和基本技能档案管理人员队伍中专业人才不足，是制约档案管理信息化的主要因素之一。2．加快推进高职院校档案管理信息化建设步伐的几点举措2，l增加绛费投入，完善档案信息化的基础设施建设学校要配备相应的数据库服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机、存储器等硬件建设和规范化的档案信息管理系统软件设拖。档案管理软件要涵盖对档案信息的收集、存储、归档、整

6、理、编目、检索、利用等土要服务功能，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统的运行，具有较强的安全控制能力，并具备同其他数据库系统进行连接和变换数据的能力等。如果说，仅仅是校闻嘲与档案馆开通并相连接，而档案馆没有相应的档案信息管理系统软件作支持。学校没有相应的软、硬件设备的投入，那么校园网对于档案信息化管理来说就形同虚设了。2．2充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制毋庸置疑，档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现档案资料以及档案信息收集整理查询和检索自动化。当今世界是知i}{爆炸的时代，嗍路技术发展很快，

7、档案管理工作应充分利用现在已经成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，使高职院校的档案更好地服务于教学科研和各项管理工作档案管理人员在日常工作中应注意加强与各单位的协调，经常到有关单位和部门宣传档案信息化的知识，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式程序和要求上报有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设高联院校档案馆的工作不是独立的，档案信息化的实现依赖丁方方面面的配合，教学、科研行政管理组织宣传等各项工作形成的资料，要及时以数字化的手段收集加1二整理传送和接收以及储存这些1=作的顺利开展．需要建立一个有效的档案管理信息化运行机制主要领导牵头，相关部门紧密配合

8、，才能把这项f作做好。2