北京地方民国档案文件级目录著录问题的实践探索

《北京地方民国档案文件级目录著录问题的实践探索》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、北京地方民国档案文件级目录著录问题的实践探索摘要：本文结合北京市档案馆北京地方民国档案文件级目录著录的具体实践，就民国档案文件级目录著录的三大难点问题，探索如何不断补充完善著录细则，提出了符合北京地方民国档案特点的、更加细致的、可操作性更强的著录要求；探索如何组织著录工作，提出了科学合理的著录工作路径；探索如何适应著录工作需要，提出了有针对性地安排著录培训内容的要求。中国4/vie　　关键词：北京地方民国档案文件级目录目录著录　　北京地方民国档案，是指从1912年1月1日中华民国诞生开始，到1949年

2、9月27日中国人民政治协商会议第一届全体会议决定成立中华人民共和国止，在这一历史时期内，北京地方历届政府（含日伪汉奸政权）及其所属机构、国民党驻北平机构、著名人物等在社会活动中直接形成的，有价值的各种历史记录。这些文件材料经北京市档案馆几十年精心组织、规范整理，各类档案数量近98万卷册，内容极为丰富，涉及领域非常广泛，其中不乏珍贵史料，成为人们研究北京近代政治、军事、经济、科技、文化、宗教、城市变迁等的知识宝库。　　民国档案文件级目录著录，是民国档案保护与开发项目的重要内容，其著录的质量和效率直接关系

3、到民国档案目录基础体系建设的成败，直接关系到民国档案开发利用水平的高低。北京市档案馆对北京地方民国档案检索工具的编制工作直至20世纪末才最终完成，期间经历了比较艰苦的过程，从没有目录到编制手抄案卷目录，再到依据手抄案卷目录，录入机读案卷目录，建设案卷目录数据库。为了响应国家档案局建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”的号召，根据国家档案局档办发〔2013〕4号通知精神，从2013年起，北京市档案馆开始每年向国家档案局提交2万余件的民国时期开放档案文件级目录数据，至2015年底，已向“中国记忆”网络平

4、台提交了文件级目录数据逾6万件。也就是说，从2013年开始，北京市档案馆正式开展了北京地方民国档案文件级目录著录的实践探索，不断补充完善北京地方民国档案文件级目录著录细则，合理组织著录工作，有针对性地安排著录培训内容等。现就以上三个方面的问题进行交流，敬请业内同仁批评指正。　　一、文件级目录著录细则编制问题　　按照全国民国档案资料目录中心规定，民国档案文件级目录著录项共计28个。其中，必要项为：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号（含全宗号、目录号、案卷号、文件号）、文件题名、责任者、形成时间、页数

5、、控制使用标识、语种、载体形态、政权标识、文件附注等13项（实为16项）；选择项为：受文者、文种、起止页码、文本、分类号、缩微号、电子档号、关键词或主题词（含人物、机构、会议、事件等）、电子画幅数等9项（实为12项）。根据《民国档案著录细则》（DA/T20.1-1999），每个著录项都有其特定的内涵和著录要求，但该标准过于宏观，实际工作中，我们会遇到各种各样的具体情况，每种情况都需要作出相应科学合理的处理。因此，为了更好地指导北京地方民国档案文件级目录著录工作，确保著录质量，北京市档案馆在总结实践经验

6、的基础上，研究制定了《北京地方民国档案文件级目录著录细则》，提出了符合北京地方民国档案特点的、更加细致的、可操作性更强的著录要求。因篇幅所限，本文仅以“文件题名”的著录为例。　　（一）文件题名的基本结构　　文件题名，是指直接表达档案文件中心内容和形式特征的名称，一般为文件标题。文件题名的著录是文件级目录著录的重点难点所在，也是最费时费力的著录项。因此，我们设置了文件题名的基本结构为：责任者+介词+事由+行为动词+受文者+文种。例如，行政院关于据呈“三一八”惨案诸烈士公葬日期暨办理情形已转呈国府给北平特

7、别市政府的指令。“行政院”为责任者，“关于”为介词，“据呈‘三一八’惨案诸烈士公葬日期暨办理情形已转呈国府”为事由，“给”是行为动词，“北平特别市政府”为受文者，“指令”为文种。在能够判定公文属于普发文性质时，即受文者超过5个机构，则受文者可以略去不予著录。　　如果档案原有文件题名规范完整，包含责任者、事由、文种等必要项，可以表现文件内容和形式特征的，也可不拘泥于此种形式。如北平市社会局救济院1941年职员姓名清册等。对于清册、花名册、章册、总册、调查表等类材料，一般要在文件题名中注明年份。　　（二）

8、文件题名拟��要求　　1.简洁表述。文件题名的表述要简洁明快，避免烦琐。民国档案有其特有的行文词汇，诸如“仰知照”“呈为呈报”“迳启者”等等，起到起承转合等作用，实际表达意义有限，在著录文件题名时可以删去此类词汇。例如，“北平市政府关于准国立暨南大学函校长何炳松于1935年7月16日到校视事仰知照的训令”，显然比较烦琐，利用者不易在第一时间提取有效信息，可以表达为：“北平市政府关于暨南大学校长何炳松于1935年7月16日就职的训令”。　　2.有机组合。民